パソコン内のファイル整理

質問

パソコン内で作成したデータ、文書ファイル等を定期的に整理しています。
使用頻度の高いものはすぐに取り出せますが
なかなか見つからない時があります。
おすすめのファイル整理法があったら教えてください。
現在下記の整理法を考え中です。
1)ファイル台帳作成による整理
2)種類別で整理
3)ソフトによる整理
4)図書館、書棚的な整理
5)履歴整理
条件は
1)ファイルはレパートリーが広く５０００ファイルくらいあります。
2)他人がみてもわかりやすいようにしたいです。
3)仕事用のパソコン個人用です。

エピソード
他のパソコンを見たり聞いたりするときがありますが
コピー、コピーでどれが正規かわからない時があり苦労したことも
あります。

回答No.1

noname#7099 · ベストアンサー

私が心がけているのは、
デスクトップにころがしておかない。
業務、レパートリーごとに分ける
ファイル名にはわかりやすい名前をつける
フォルダのネストを深くしない、他のフォルダの階層と同一構造にする
別のフォルダに同一ファイル名が存在しないようにする
ファイル名に年月日を入れておく（更新日時で判断すると、ただ開いただけで変更される場合があるから）
不要になった場合、×印をつけておき、一定期間すぎたものを削除
バックアップだ、とわかるような名前でコピーをとる

お礼

即回答ありがとうございます。

回答No.4

kureizie

私の場合はＥｘｃｅｌで一覧表を作りデスクトップにおいてます。その一覧表の項目一つ一つをハイパーリンクでファイル先へ飛ぶ様にしてます。そうすれば立ち上がる時に重たい容量を使うこともなく、クリックするだけで必要なファイルが出てきます。おまけに一度出したファイルは色が変わるので間違うことはありません。しかし、それを作るのには一項目ずつ設定をしなければならないので少し時間がかかります。でも慣れてしまえば簡単です。余白を作っておけば、次々と新しいファイルも追加出来ます。これは便利ですよ。私も自信持っていえます。是非試してはいかがでしょうか？

お礼

アイデア賞です。ありがとうございます。◎

回答No.3

poor_Quark

失業しているせいか、最近個人的にいろいろな職場の業務用のＰＣの具合が悪いから見てくれ、という依頼が増えてあちこちのＨＤの中身を見て歩くことが多いのですが、やはりみなさん同じことで悩んでいらっしゃるようです。

　回答の内容よりレベルの高い使い方をされていらっしゃるならこの回答は役に立ちませんのでそのつもりでお読みください。

　ユーザーが使える範囲では、WindowsのファイルシステムはMS-DOSを踏襲しています。ある程度自由に階層的なディレクトリ（フォルダ）が作れ、ファイル名も自由に作れます。まずそれらの使い方に関して徹底的な法則性を持ち込むことをお考えになってはどうでしょうか。

　漠然と仕事を捉えていたのではＰＣは使いこなせません。まず自分の仕事に関して合理的で直感的に理解できる分類を行い、その分類に従って名前を付けます。一時ファイルは必ず本来の処理をして消さなくてはいけません。また、ファイル名にはどこかに日付を入れ、なにか混乱が生じたらタイムスタンプとの照合を行うなどして解決の糸口をどこかに作っておくとよいかと思います。使う文字の種類に関しても半角は使わないとか逆に全角は使わないとかのルールがあってよいと思います。昔は全角を使うとＨＤがクラッシュしたときデータのサルベージが困難になるという理由で、半角アルファベットしかつかうなという風潮があったやに記憶していますが、いまはハード的にその辺の信頼性はあがっていると感じます。

　ディレクトリ（フォルダ）の設置は忠実にご自分の仕事の分類を反映したものになっているか、今一度お確かめください。仕事上の感覚とＨＤの中の状態が一致していなければなかなか生産性はあがらないと思います。

　ではどうやってそれを実施していくかというと、実はたいへん簡単なことで反面非常に難しいことと言えます。簡単だと申し上げたのは、自分で決めたルールは守るということ、難しいのはそれを徹底的に習慣化することです。私も経験があるのですが、なんらかの日々の業務に関して一定の規則を設けるのは非常に簡単なことです。しかしこれならうまくいくとおもっても、それを習慣化するのは非常に難しいと感じることがあります。ＰＣに限らず伝票の処理などで、たとえば処理が終わればチェック欄にチェックを入れるとか、まぁ、そんな簡単なことでも、徹底した習慣化を自分の個人的な仕事に持ち込むのはなんでも難しいと思います。

　それから必要のない、処理の終わったソフトは、それが終わったとたんに消さないと記憶が薄れると消していいのかどうかわからなくなり、結果不要なファイルが山ほど残ることににもなります。これも処理のルール化と徹底した習慣化がキーになります。

　一つのファイルを上書きして別の内容にしてそれを別名で保存することがあります。せっかくテンプレートを作ったのに同名で上書きするとまた不要なデータを消したうえで適当な名前をつけて保存しなければなりません。テンプレートとなるファイルは極力ファイルの属性を読み込み専用にすることをおすすめします。

　仕事の上で上手にＰＣを使うキーワードは、ファイル名、フォルダ構成、そしてルール化、徹底した習慣化、これだけだと思います。名前やフォルダに関して自由であるが故に逆にファイル名が多くなると、困ることになるというのがパソコンの大きな欠点だと思います。

　そこまで成功すれば専用のファイル管理ソフトは必要ないかと思います。

　それからＰＣの使い方のもっとも基本的なことですが、その業務にふさわしいアプリケーションを使っているか、ということがあげられます。たとえば見積書をワープロで作って（それも計算は電卓で行って）、一枚ずつファイルを作ってそのうち膨大な数のファイルを格納している人がいますが、これは上手な使い方とは言えません。見積書のようにデータ構造がはっきりしているファイルはデータベースソフトを使うべきであり、その方が遙かに効率的になるはずです。もちろん相手先ごとに値段が変わったり、値引きが変則的になったりして、ルール化は難しいことがありますが、私の経験では解決できないことはないと思います。ただし本当に汎用業務に簡単に対応できるデータベースソフトが一般的に売られているか言うとちょっと疑問です。

　エクセルは確かに便利ですが、使いすぎないように気をつける必要があると思います。たくさんの職場でそれぞれがめいめいにエクセルのファイルを作って仕事をしていますが、私が見たところほとんどが単なる清書用でした。これらは紙に印刷してフラットファイルにとじキャビネットに入れているのと大差ないと思います。データ構造がしっかりしていてレコード数が多いなら、統一したルールの元、データベース化するべきかと思います。

　たいへん難しいかもしれませんが、５０００もファイルを作るならデータベースソフトを使って業務ごとに簡単なアプリケーションをくめるくらいの力量が要求されている局面ではないでしょうか。

　以下蛇足です。（全部蛇足だったりして（笑））

　以上のことを実行に移す上ではまず金銭面や時間の上でのイニシャルコストを正確に見積もり次に進む必要があると思います。たいへんですが自分の仕事の生産性を上げるには避けては通れない作業なのではないでしょうか。また、早く着手した方が有利です。

　データのバックアップに関しては、こまめにCDRWなどに出すことも必要ですが、リカバリで戻せる内容がバックアップをとった時点に限定されます。できればミラーリングなどのＨＤの二重化（できればホットスワップ）をおすすめします。ＨＤ一個と３万ほどのミラーリングシステムで十分かと思います。きょうびの100GのＨＤのデータをサルベージするには下手すれば１００万円以上かかることもあります。それに比べればやすい保険料かと思いますので。

　それから他人が見てもわかりやすいものにする必要はないと思います。他人に見せる部分と自分だけが使う分を明確に区別しておかないとセキュリティ上やばいのではないでしょうか。またパソコンの「パソ」はパーソナルの意味で、あくまでも誰かに見せる目的で使う者ではないから
です。まぁ、PCの中のファイルに限らず、自分の机から重要書類一枚持ち出されたらそれで仕事（人生）は終わりですから。そんな悪意をもったやつはいないぞ、ということではなくて、危機管理の一環とお考えになってはどうでしょうか。

　雑談的に書きましたが参考にならなかったら読み飛ばしてください。内容については自信がありますが、質問者のスキルとレベルと状況について不明ですので、この回答が役に立たない可能性が大いにありその部分において自信なし、とします。

お礼

詳細な回答大変ありがとうございます。♪
使い方のレベルは中級位と思います。^.^
思いつきのファイル名はやはり思いつきでしかなく
管理するとすればルールに基づいたファイル名が必要ですね
参考になりました。

回答No.2

renton

通常のファイルの管理なら、エクスプローラーが便利でいいと思います。
スタート→プログラム→エクスプローラー
もしくは、フォルダなどの上で右クリック→エクスプローラー
で、出てきます。

用途、種類別にフォルダを別けて、管理をするのがいいと思います。
ファイルの検索は、フォルダの上で右クリック→検索で検索できるので、わかりやすい名前で保存すれば検索するのも楽です。

お礼

エクスプローラって便利ですよね。回答ありがとうございます。