HTMLメール

質問

私はＩＴ関連商品を扱う某企業の営業マンですが、今社内でHTMLメールを会社として禁止した方が良いかどうか議論が起こっています。
当社からメールを送った先の担当者が「ＩＴ商品を売っている会社のクセにHTML形式のメール送ってくるなんてレベルが低いな」ということを言っているらしいのです。
現在outloookExpressの初期設定ではHTML形式になっていますし、レベルが高い低いとか言うことではないと思うのですが、ご意見をいただけませんでしょうか？
会社的にHTML形式禁止している（初期設定を変更しなさいと社内ルールとして指示している）会社ってあるのでしょうか？
ちなみにうちの会社は全部で約８，０００人います。全員がパソコンを持っているわけではありませんが、１，０００から３，０００台はあると思われます。
宜しくお願いします。

回答No.10

toysmith · ベストアンサー

私がIT関連業の会社の方から“いきなり”HTMLでメールを送りつけられたら同様な感想を持つと思います。
決してHTMLメールを非難しているわけではなく、“完全禁止”を推奨するわけでもありません。

本当にHTMLである必要があればHTMLメールで良いのです。
しかし、全てのメールがHTML形式だと迷惑です。
通常、HTMLメールはテキストメールの3倍～5倍の容量となり、ネットワークトラフィックを増大させます。
また、ビジネスメールのほとんどはテキストメールで十分な内容です。

カタログや説明書などはPDFやワープロ文書を添付すれば良いだけですし、大量送信（CCやBCCで送信した場合でもPC→SMTPサーバは1通だけですがSMTPサーバ以降は受信者の数だけコピーされて別個に送信されます）の場合はWebに公開してURLをメールするなどの配慮があってしかるべきでしょう。

IT関連事業を行っていると言うことは最低でも国内の通信環境は御存知だと思います。
ITインフラの遅れている現状でイタズラにトラフィックを増やすような行為をする業者さんとIT関連の取引はしたくはありません。

現状では「HTML全面禁止」ではなく「HTMLメールの使いどころを考えて効果的に使う」という方向が正しいと思われます。

HTML非対応のメーラーの問題は“皆無”というわけではありませんが気にすることも無いでしょう、
HTMLメールは非対応メーラーの為にテキストメールが添付された状態で送信されます。
（これがHTMLメールの容量を増大させる原因の一つです）

「OutlookExpressの初期設定だから」と言うのは免罪符にはなりません。
IT関連事業を行っている限りプロとしてインターネットにかかわる義務があるでしょう。
素人臭いいいわけは通用しません。

少なくとも顧客には「必要な場合はHTMLメールを利用しても良いか？」という確認を行う必要があるでしょう。

IT関連事業を行っておられるならRFC1855（ネチケットガイドライン）を読んでください。
「頼まれてもいない大量の情報を他人に送ってはいけません。」
「電子メールメッセージを配達するのにかかるコストは、平均すると、その送り主とその受け取り人（あるいは、彼らの組織）がだいたい等しく負担します。これは、通常郵便や電話、テレビ、ラジオのような他の媒体とは異なっています。また、誰かにメールを送ることで、ネットワークバンド幅やディスク容量、CPU処理量のようなその他のコストを相手に負担させているかもしれません。これは、頼んでもいない広告電子メールが歓迎されない（そして、多くの状況において禁じられている）ことの基本的経済的な理由です。 」
これらの意味を理解されればネットワークバンド幅の無駄遣いが双方（ひいてはネットワーク全体）に迷惑な行為であることに気付かれると思います。
参考URLでお読みいただけます。
ネットワークを利用する全社員に周知されることをオススメします。

参考URL：

http://www.cgh.ed.jp/netiquette/