伝票どう管理してます？

質問

小さなベンチャーで経理をやっています。
（というかＨＰのＵＰから仕入の管理まで兼任です）

今の会社は、Ａ４のクリアファイル40sheetsの冊子（１００円ショップで売っているもの）に１ヶ月ごとの伝票を日付順にそろえて入れています。
小さな会社ですがそれなりに伝票はたくさんたまります。
１年間分の伝票をクリアファイルにいれるとものすごく膨れ上がってしまい、取り扱いに困ります。

みなさんはどのように大量の伝票を管理しているのでしょうか？
また、伝票は日付順に並べて保管してますか？
すごく以前の伝票を出されると日付順に並べるのに苦労します。

よろしくお願い致します。

回答No.4

dec02 · ベストアンサー

振替伝票は同サイズのファイルが市販されていますから、
１年を４期に分けて綴じています。
３年程経過して、もう、殆ど見なくなったら、
暇な時にクリアファイルの古いものを切って、表紙を作り、
黒紐で綴じれば、市販ファイルよりかさ張りません。

他の伝票は担当が違うのですが、
２～３ヶ月は取り外し自在のファイルに綴じます。
サイズがまちまちですから、一応Ａ６サイズに揃えてたたみ、
１ヶ月毎に厚めの不要の用紙で背表紙部分のみ作りますが、
マチをとってしっかり折り、「何年何月」とテプラーを貼って
数か月分を黒紐で綴じていきます（量により調整）。
１年ごとに（何年度と表示した）専用のダンボール箱に入れて保存します。

それほど神経質に日付順とこだわらなくても、月さえ分別されていれば、
あとから探す場合も、前後を見ますから間違いは無いでしょう。
取り出して伝票がほしい場合は紐を緩めてコピーをとります。

契約書や銀行関係の重要な書類は袋状のクリアファイルに入れますが、
伝票類はそのままの綴じで良いと思いますよ。

お礼

回答ありがとうございます。遅くなってすみません。
黒紐でとじるのは一般的なようですね。dec02さんの会社はすごくシステマチックで効率的なように感じました。やはり決まったやり方があるのはいいですね。行動するとき迷いませんので。

回答No.6

koutyasky

普通のＡ４サイズのファイルに閉じています。もらう領収証の最大サイズがＡ４なのと、他のファイルと同サイズで保管しやすいからです。
現金用１冊、振込み用１冊でわけています。
閉じる順番は、出金日順です。
保管は決算後は、他の書類とともに市販の年度別の書類保管箱に入れています。

お礼

回答ありがとうございます。遅くなってすみません。
とてもシンプルですぐにでもできそうな方法ですね。参考にさせていただきます。

回答No.5

ht218

No1です。

領収書、つまり、現金や振込で支払いとした時の綴り方のことだったのですか。
A4サイズで、PCで印刷した時に失敗したものや、FAXからのDM等の用紙の裏面（白紙の面）に私は糊付けし、割印をしています。
現金で支払ったものと、振込したものに分けてファイリングしています。
私は、クリアファイルに綴っていますが、1ヶ月でも、かなりの量（特に現金支払いのほうが）になってしまいます。
なので、来期からは、前任者がしていたように、白表紙にとじ紐のパターンに戻そうかな？と思っています。
本当はリングファイルにしたいのですが、机の中に収納するように言われているので、場所をとるからです。

この分については、現金出納帳や銀行帳を見れば、だいたい、どのあたりに綴ったかがわかるので、1ヶ月ごとに仕切りやインデックスを貼ったりはしていません。
だいたい、半年に1回くらいで1冊にしています。

その期ごとに、収納箱をつくり、元帳や銀行帳なんかと一緒に保存しています。

お礼

お礼おそくなりすみません。再度の回答ありがとうございました。
なんか他の方の回答をみても紐綴じが多いようです。仕切りやインデックスは自分の会社の領収書などの量をみて調整するのがよさそうですね。

回答No.3

temtecomai2

そうか、今はクリアファイルとか使うのか。
私が経理に携わっていた 20年前は・・・
1か月単位で綴じる。
・ 破れそうな伝票はコピー用紙に張り付ける。
・ 片面が白いボール紙を適当な大きさに切って表紙と裏表紙にする。
・ パンチ穴を開ける。
・ 綴じひもで綴じる。
・ 綴じひもが隠れるように紙を貼り付ける。（背表紙にもなる）
みたいな感じでした。
いや懐かしい。

お礼

回答ありがとうございます。遅くなってすみません。
やはり綴じひもで綴じるのが一般的なのでしょうねえ。今も昔も。
クリアファイルだとかさばるんですよね。

回答No.2

hananaeko

こんばんは。

　私のところでは領収書などは全部Ａ5の紙にホチキス止めをして重ねていってます。（はみ出すものはその紙にあうように上手く折ってます）
そのＡ5の紙の隅に入出金・振替伝票のNO.を記入しておいてます。

　通常は1ヶ月ごとにA5用にファイルし、3年経過以降は厚紙の表紙を作って黒紐で綴じています。

これでいつもやっているので、面倒かもしれませんので参考までに。

お礼

回答ありがとうございます。遅くなってすみません。
そうですね、面倒ですが一ヶ月ごとにファイルするのが良いですね。

回答No.1

ht218

売上伝票のことをおっしゃっているのでしょうかね。
当社には、存在しませんが、振替伝票等、伝票類は1ヶ月ごとに保管されたほうが良いような気がします。
もしくは、1ヶ月ごとに、仕切りを入れるとか・・・
そのほうが、後から伝票を見たい時に見やすい、探しだしやすいと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
すみません、伝票といっていたのは領収書・レシートのことです。うちの会社では「伝票」と呼んでいます。
それぞれ大きさや厚さが違うので１ヵ月ごとに格納してもかさばってしまいます。
まあ、普通に考えれば１週間単位で保管する等あるのですが、もっとスマートな管理方法があればと思い質問してみました。
ありがとうございました。