秘書実務「出張手続きについて」教えてください

質問

私は、新米の研究室秘書です。
出張の際の、交通手段予約（飛行機や新幹線）について教えていただけないでしょうか。
例えば、正規の運賃で大学から支払われるとして、節約して割引運賃で予約してもあまり意味が無いのでしょうか。ただ、出費は先生の研究費からなので、安いほうが助かると思います・・。

また、出張手続きの際に、参考として他にもやっておくとよいことなどがあれば、教えていただけないでしょうか。
自分では、夕食のお店やタクシー会社なども調べておくといいかなとも思いました。

回答No.1

pierre_1999 · ベストアンサー

まず、どこまで自分がしたらよいか、教授に確認したほうがよいと思います。

・仮払金をいくら用意するか確認
・宿泊するホテルは誰が手配するか
　あなたが手配するなら、希望はあるか
・交通手段はどうするか（飛行機・新幹線）、行き帰りとも手配するか、
　向こうに到着する時間は何時にするか
　JRの場合、普通指定席でよいか、喫煙席にするか　など
　その際、割引運賃がある場合は「こういうプランにすれば安くなるが
　どうするか」なども聞いて判断を仰ぎましょう。
　ただし、そうするには事前に調べておく必要があります。
・最寄りの駅からの交通手段はどうするか？
　これはあまり詮索しすぎないほうがよいと思います。
　さらっと聞いて、「適当にタクシーに乗るよ」と言われれば、それで
　すませればよいと思います。
　あまり細かいところまで聞くと、馬鹿にされてるようにとられたり、
　細かい人だなと嫌な感情をもたれますから。
　夕食の店なども聞く必要ありません。
　あなたでも旅先では自分で探すでしょう。
　よっぽど人気のないど田舎に行かない限り、あなたが心配する必要は
　ありません。
・出張時取引先より電話があった場合、連絡方法はどうすればよいか？
　例えば、毎日17:00にどこから電話があったかまとめてメールで報告
　するなどとしてください。　

交通手段についてですが、
JRの場合、普通指定席を普通にとるとしても、インターネットから事前
予約したほうが500円割引になったはずです。
飛行機の場合、事前申し込みが必要ですが、JAL・ANAカードでチケット
レスにした方がマイルがたまるし、搭乗手続きが簡素で済みます。
他に今やってるかわかりませんが、同じ路線（飛行機）を多く使う場合、
事前に回数券を買っておけば、一回あたりが安くなります。

お礼

大変丁寧な、また有用なご回答をいただきまして大変有難うございました。お礼が大変遅くなり、申し訳ないです。

秘書実務に長けたかたなのでしょうか、アドバイスとご親切に、とても感動しております。

pierre_1999さまも、これからもお体に気をつけて、頑張ってください。