RFIDによるIT機材管理の課題と解決策
- 中小企業の総務と社内SEの中間的なポジションにいる質問者が、RFIDを利用したIT機材の管理について悩んでいる。
- 社内のIT機材は3000点ほどあり、貸し借りや故障交換、新規社員への貸与などの管理が日々発生し、効率化が求められている。
- 課題として、担当者が手作業で台帳入力するため間違いが生じやすく、情報の漏れも起こりやすい。また、棚卸しの時間もかかり、信憑性に欠ける。
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RFID でIT機材（社内備品）を管理する
こんばんは。はじめまして。中小企業で、総務と社内SEの中間的なポジションにいるものです。2年ほど前から表題の件、考えていましたが、今年具体的に動き始めました。まずは背景について、未整備ですがざっと記させていただきます。 現在、社内のIT機材は、ざっと3000点ほど存在し、社内ユーザへの貸し借りや故障交換、新規社員への貸与や退職者からの回収が、日々発生し、一ヶ月に100点くらいのデリバリーが伴います。（PC＊1500、モニタ＊1000、他プリンタ、hubなど） 課題1:業務効率化 誰からだれにいつ動いたか、は担当者が台帳入力するのですが、「目視確認」」なので、間違いやすいのと、担当者以外の人間が代行した場合、メモや口頭伝授での連絡に頼りがちで、「モレ」が発生します。またいちいち記録を手作業で残すのは非効率です。 課題2：迅速な棚卸 棚卸の時も、テプラやなんかではられた識別番号を目視確認するケースが一般的で信憑性にかけるのと、時間がかかりすぎます。 バーコードだと、読み取り距離が短く、また劣化しやすいので、できればRFIDでの識別を提案したいと思っています。予算的に厳しい場合はバーコードから始めて、業務の流れが固まってきたら（あとRFIDの製品が標準化動向を見ながら）RFIDへと移行するのも選択の一つに考えています。 別に今のままのあいまいな管理でも「困らない」のですが、担当者が管理業務に多くの負担を強いられる点（生産的な業務への機会損失）、監査の際の資料提出に膨大な時間を費やされ、長期的に企業の管理水準が低下する危険が伴うと考えています。 RFIDに目をつけたのは、まとめ読みができるからです。IT機器の場合、大小さまざまな機材を一度にデリバリーすることが多く、（レジのごとく）「リーダのかざし方」が均一化できにくいのです。バーコードだとちょっと骨が折れそうです。劣化しにくいのもポイントです。パソコンの場合、5年間は使いますから、、 ＊ここで想定しているのは、オンメタル対応のパッシブ型 13.56GHzのタグです。 冗長的な質問しまい恐縮ですが、経験上のアドバイスなどいただければ幸いです。
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少々、気になる点がいくつか。（経験者ではないのでお手柔らかに） >現在、社内のIT機材は、ざっと3000点ほど存在し、社内ユーザへの貸 >し借りや故障交換、新規社員への貸与や退職者からの回収が、日々発 >生し、一ヶ月に100点くらいのデリバリーが伴います。（PC＊1500、モ>ニタ＊1000、他プリンタ、hubなど） 無いとは思いますが、社内ユーザーへの貸し借りは社内のみですよね？ 社内であっても貸し借りをすると、RFIDを取り付けても管理が困難になりやすいと思います。また、アクティブに変動するのであれば、この際ポリシー決めをするのが宜しいのではないでしょうか。 >課題1:業務効率化 >誰からだれにいつ動いたか、は担当者が台帳入力するのですが、「目 >視確認」」なので、間違いやすいのと、担当者以外の人間が代行した >場合、メモや口頭伝授での連絡に頼りがちで、「モレ」が発生しま >す。またいちいち記録を手作業で残すのは非効率です。 今回、RFIDで社内機器の整理を行うという事を考えると以下の点があれば管理しやすいかもしれません。 １、ICタグ等で機器に取り付けた物品の日付 ２、新規で貼り付けた日付 ３、使用者名 ４、Yepesさんの会社で基準がされているか不明ですが、「資産」と「備品」の金額区分 ※金額区分によって、RFIDをAとBで分けるかタグの色を変える等 ５、製品名（出来れば細かく） ６、物品の購入した日付 ７、保管場所１（部屋内の設置場所） ８、保管場所２（フロアから見た設置位置） ９、各部屋の見取り図 >課題2：迅速な棚卸 >棚卸の時も、テプラやなんかではられた識別番号を目視確認するケー >スが一般的で信憑性にかけるのと、時間がかかりすぎます。 恐らく、RFIDをつけた状態で棚卸しをされた場合の懸念事項 １、RFIDの紛失 ２、紛失した場合の処理 ３、物品の移動時に元の場所に戻っていない・・・etc などなど、色々考えられる事がありますので具体的に動き出す前に懸念事項を50個でも100個でも挙げたあとに整理し、それから開始されてはいかがでしょうか。開始した後にミスを無くす意味でも。 あくまでも参考程度に。
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