ワード差し込み印刷 自動差込フィールドは増やせるか？

質問

6項目、差し込み印刷したいのですが、フィールドが5コしか有りませんよね。
増やすことは出来ますか？

また、ラベルの印刷についてですが、12枚のラベルに12件出てきますが、次のページには、2件目から13件目までが出ます。
どうしたらいいですか？

また、差込フィールドが増やせない場合は、セクセルのファイルの2つの項目を1つにまとめるという方法もあると思うのですが、二つのセルを1つに、内容をこわさずに結合することが出来ますか？

分かりにくい質問の仕方かもしれませんが、3点、よろしくお願い申し上げます。

回答No.1

tokpy · ベストアンサー

差し込み印刷でいろいろ悩んだことのあるWord2000ユーザーです。差し込み印刷はWordのバージョンによって異なるところがあるので違っていたらごめんなさい。

> 増やすことは出来ますか？

先に自分でExcelを使ってデータファイルを作成しておき，そのファイルを指定してやれば大丈夫だと思います。
http://www5a.biglobe.ne.jp/~kazama-c/yaku/yaku0204.html
Excelでデータファイルを作るときは，1行目はタイトル（フィールドの名前）とし，空白の列や全部空欄の行（レコード）を作らないように注意してください。

個人的には自分でフィールドコードを配置して作る場合が多いです。（差し込むデータの量が多いので自動ではレイアウトがやりにくいから）

> 次のページには、2件目から13件目までが出ます。

プレビューではそうなりますが，実際にはきちんと出力されるはずです。（新規文書に差し込んでみてください。きちんと差し込まれているはずです）
差し込む場合はいきなりプリンタに差し込んでしまうと紙を無駄にしてしまう場合があるので，いったん「新規文書」に差し込み，データのチェックやレイアウトのチェックをしてからその「新規文書」を印刷するようにします。
差し込んで作った「新規文書」は普通のWordファイルと同じです。チェックしてレイアウトが崩れている場合は，均等割付などの機能を使って直しても良いと思います。また，データがおかしいことに気づいた場合は，作成した新規文書は破棄し，データを直してから新たに差し込み直します。

差込印刷はいろいろ落とし穴が多いです。わかれば当たり前のことでも，うまく差し込まれないと考え込んでしまう場合もあります。
例えば，データを追加した場合はデータファイルの保存を忘れないようにしてください。その場合Wordのひな形もいったん閉じて開きなおした方がいいようです。データの追加のタイミング次第ではうまく差し込まれない場合があるようなので，きちんと差し込まれているかチェックするようにした方が良いです。

意味がわからない場合は補足しますのでまた聞いてください。

お礼

投稿後すぐにご回答をいただき、とても助かりました。
お礼が遅くなって、もうしわけありません。
ありがとうございました。

補足

懇切丁寧なご説明、ありがとうございました。ご紹介のサイトもわかりやすかったです。自分で作ったエクセルファイルを自分で作ったワードの差込に入れるのは、ご指示通りでうまくいくのですが、前任者の方(スキルフルな方）のファイルには、いろんな設定がかかっていて、結局、「値のみコピー」で新たにファイルを作り、新たに差し込み印刷をしました。
前任者の方と直接お話が出来れば精巧な差し込み印刷のひな形を利用することが出来たと思うのですが、残念でした。
ひと月ほど奮闘したあげく、あきらめていちから作り直しました。
忙しさにかまけて、お返事が遅くなったこと、お詫び申します。