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秘書業務マニュアルの作成
監査役の秘書をしております。 これまで部内には秘書業務マニュアルがなく、 上司から秘書業務マニュアルの作成を命じられました。 普段している業務を文章にするのは難しく、行き詰っております。 秘書検定の本を購入して、参考にならないか見てみましたが、 抜粋して簡潔にまとめることもできません。 自分の能力のなさに限界を感じ、気力も失せてしまい、 毎日の業務をこなしながら、マニュアルの作成をしていくのは時間も限られ、 提出期限も迫っており、焦っています。 自分の甘えがあることは重々承知ですが、 どなたかアドバイスをいただけないでしょうか。 宜しくお願いいたします。 今現在考えていることと、ご助言いただきたい事項は、下記です。 ○マニュアルといっても、あまり分厚くならないよう、簡潔にまとめたい ○どんな見出しを挙げて、どのようにまとめていけばよいのか ○参考になるような書籍、もしくはサイトがあれば教えていただきたい どんなことでも構いません。アドバイスをいただきたく、宜しくお願いいたします。
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私の場合、仕事のサイクルを考えて作っています。 １．１年間の仕事のサイクル ２．半年・四半期ごとの仕事のサイクル ３．毎月の仕事のサイクル ４．一週間の仕事のサイクル ５．毎日の仕事のサイクル といったことです。 見出し的には、 ・こころがまえ ・社内での位置づけ（他の部課との関係など） ・仕事のサイクル ・個々の仕事の進め方 ・留意点 上記のうち、「個々の仕事の進め方」「留意点」は、いくら書いても書ききれないかもしれません。そういうところは口頭で引き継ぐことにして、その他の項目をまず整理してみてはどうでしょうか。
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