車両台帳の廃止＝データ化の注意点について

質問

同じ職場の同僚から相談を受けこの４月から車両台帳（約４００台あり１台ずつ１枚の紙の表面一杯を使用し内容を記載、４００ページあります）を廃止してパソコンのデータ（昨年既に入力済みでこれまで併用していました）のみにするかどうかを検討しています。
台帳もデータも当社の所有車両の車検証の記載内容の項目は殆ど全てと自賠責保険の項目が入っています。これによって自賠責保険、の切り替えや車検定期点検、修理の際の確認など車両に関する全てを行っています。一般的なことで結構なのですが、
「紙の台帳を完全に無くしてしまう場合の注意点を教えていただければと思います。」
これまでの習慣で台帳を完全に廃止することに不安を感じるのですが、事務の合理化で必要だとも考えています。

回答No.1

saintandre · ベストアンサー

完全に私見ではありますが一応参考までに

１、法律
電子文書法のおかげでだいぶ少なくはなりましたが法律で紙の形で原本を保管しておかなければならないと指定されている文書は存在します。車両台帳などの場合はあまり心配は無いですが注意が必要なものをあります。

２、セキュリティ
４００ページの台帳を持ち出すのに比べてパソコンのデータを持ち出すのは切手サイズのＳＤカード一枚で可能です。ネット経由なら会社の外からでも簡単に持ち出せてしまいます。きちんと対策をたてておきましょう。また、変更や削除も簡単にできてしまいます。この点についてもなんらかの対策が必要になります。

３、トラブル発生時の対処法
停電時はパソコンはただの箱になってしまいます。またネットワーク経由で使用していた場合ネットワークが停止してしまうこともあります。そのような場合のためになんらかの代替手段を用意しておく必要があります。

４、紙特有の使用方法
紙は手書きによる注釈、付箋の使用などパソコンではできない使用方法がかなりあります。また、パソコンのデータが開けない、またはパソコンのデータであること自体を嫌がる人もいます。社内でその部分の説得を怠ると下手すれば要求があるたびに４００ページ印刷する羽目にもなりかねません。

重要度では上に行くほど高いのですが実際に揉めるのは主に４ですね。１～３は実際に問題が起こるまでは問題になりませんから。（注：この考え方自体が既に問題です。）

お礼

問題点を４つに整理してご案内いただきとても参考になりました。ありがとうございます。
パソコンのデータと台帳方式にはそれぞれ長所と短所があって両方併用は効率面でダメでしょうからいずれか一つを選択するなら今の時代はやはりと言うか当然パソコン。その短所をどうカバーするかをよく考える必要があるのだなと受け止めました。ありがとうございました。

回答No.2

noriyurinanamana

#1の方の回答参考になりました。あと、気がついたのがバックアップです。（十分な対策とられていましたら無視してください）

パソコンそのものが壊れることもありますので、ＤＶＤや外付けのハードディスクなどでデータを、バックアップをとられることをお勧めします。
うちの事務所でも昨年ですが、突然ハードディスクが、クラッシュして全データがなくなりました。その2週前にデータは丸ごとバックアップとっていましたのでなんとかなりましたが・・・（それでも大変でしたけど）
パソコンの故障だけでなく、最悪な状況（地震や火災など不意な事故）に備えて、2箇所以上で保存されると理想な気がします。
大切なデータはお金にはかえられませんよね。

専門ではないので、どのような方法が1番効率的かはわかりませんが、それ以来、バックアップにはそうとう気を使うようになりました。

参考になれば幸いです。

お礼

『ある日突然データが消えてしまう』このことを同僚に話しました。一応対策としてバックアップはしているがなかなか手入れ？をしていないとのことでした。このあたりをキチンとマニュアル化して皆がよく理解して使う必要性を痛感しました。とても参考になるご回答いただきありがとうございました。