二次会の幹事を頼まれたのですが。。。

質問

二次会の幹事を頼まれ、快く引き受けたまでは良かったのですが。

その友人は関西の高校でのクラスメイトです。
卒業して、関東に行って進学、就職した友人は
関西での旧友（中学,高校時代の）を集め、こちらでお披露目二次会をするとの事でした。

招待したい人の人数がわからないんです。。。
最初は、30人くらいと言われ、
それで会場をさがしていました。
すると、リストアップしてみたら、20人だったといわれ、
よく数えると15人前後になりそう。。。と
コロコロ。かわるのです、
しかも、ほとんどが、年賀状をやりとりしているだけの友人や、
住所さえわからない友人、ばかりなのです。。。
久々すぎて、結婚したことさえ知らない友人たち。。
最終的には招待状を出して、人数把握をするものだと思いますが、
来るか来ないかわからない人ばかりを集め、
会場をおさえろって言われても。。というカンジです。

しびれをきらして、
私たちが招待状を送る前に、
一度、連絡をとって打診してほしいといっても、
ほったらかしです。
ニ、三人にしか連絡を取っていないんです。。
よくわかりません。
こんな、来るか来ないかわからない人数で会場をまず押さえて、
実際に招待状をだしたりするものなんですか？
快く引き受けたものの、幹事をするのは初めてです。

お祝い事なので、あまり文句もいいたくないのですが、
幹事に対しての思いやりがないような気がします。
こんなものなんでしょうか。。。。
もう一人の幹事もちょっとあきれてきています。

回答No.1

koarakko · ベストアンサー

幹事さん、大変ですね。
お友達の結婚式はいつでしょうか？結婚式前はいろいろと準備がたいへんで、お友達も忙しいのではないかと思います。あなたの苛立ちも分かりますが、彼もいろんなことに気が回らなくなってるのかもしれません。
文面からすると、二次会と行っても、大人数で盛大にパーティーというのではなく、ずっと会っていない友達に結婚の報告兼ねて久しぶりに会いたいという感じですね。
だったら、あまり「結婚式の二次会」などと意識せずに、ちょっとした同窓会(飲み会)の幹事のつもりでやってはどうでしょうか？
会場の予約をするのにある程度の人数が分かっている方がよいのはもちろんなのですが、どうしても無理そうならとりあえず、15～20人で押さえて最終的な人数をどのくらいまでに連絡すればよいかお店の人に相談してみてはどうでしょう。
招待する人の中にあなたとの共通の友人がいるのでしたら変わりに連絡を取ってあげると良いと思いますが、いない場合はやっぱり本人に頑張ってもらうしかないんですよね。せめて、住所不明の人の連絡先だけでも調べてもらいましょう。ただ待ってるだけでは、幹事さんも困ると思うので、締め切りを作ってそれまでに分からなかったらその人たちには招待状を送らないと言ってみてはどうですか？彼も忙しくて大変ですが、本当にその二次会をやりたいのなら少し頑張ってもらいましょう。そして、早めに招待状を送って返信の締め切りも早めに設定して人数を確定。お店を貸し切るわけではないと思うので、それでも大丈夫だと思いますよ(突然、人数が倍以上に増えたりしなければ)。
私自身も、年賀状のやりとりだけの人に二次会に来てもらったり、友達に連絡をお願いしたりしました。私の場合は、みんなとお話がしたかったので簡単な会にして(本当に同窓会みたいでした)、特に幹事も頼まずに自分たちでお店を予約しました(招待状なしで、電話連絡のみ。披露宴に出なかった人は少なかったので)。
幹事さんはいろいろと大変だと思いますが、少し広い心で頑張ってみてください。幹事さん二人だけでは大変なら、他のお友達を巻き込んで手伝ってもらっても良いと思いますよ。二次会まではいろいろと問題も起こるかもしれませんが、終わって「やって良かった」と思えるとよいですね。無事、成功することをお祈りしています。

お礼

さっそくのアドバイスありがとうございました。
結婚式はすでに関東の方で済ませているそうです。
やはり、締切等設定してがんばってもらいます。
私はマダ、未婚なので
本当に勉強にはなっています。

回答No.2

rumichira

やはり順番としては人数が確定してから会場を押さえるのものですよね。お友達も何かと忙しくて頭がまわらないのも想像できますが、幹事さんとしてはちょっと、かなり、困りますよね。頼む側として少し配慮がない気がしました。締め切りを設けて「これ以降は変更がきかない」とでもしておくのもひとつの手だと思います。振り回されて大変だと思いますが、何とか面倒みてやろうという気持ちで取り組んでみては？

お礼

そうですね、
きっと新生活でいろいろ忙しいのでしょうね。。。。
心を大きくもってがんばってみます。
アドバイスありがとうございました。