パソコンで協議簿を管理する方法とは？

質問

• 職場で相手先との協議記録をパソコンで管理する方法を知りたいです。現在は紙で管理していますが、より便利な方法を探しています。
• 協議簿のテンプレート（Word,Excelなど）やキーワード検索機能、自動的な保存先設定など、パソコンで協議簿を管理するための機能について教えてください。
• パソコンでの協議簿管理には、便利なテンプレートの利用やキーワード検索、自動的な保存先設定などの機能があります。詳細を教えてください。

回答No.2

poor_Quark

データベースソフトを使う利点は、データを系統だって管理できることです。もちろん表計算でもできないことはありませんが、項目（フィールド）や行（データ数）が多くなれば極端に処理時間が増えることになります。また、もともとデータベースソフトは、そのために作られており一度慣れておくと、一生いろいろなことで便利に使えます。
　ワープロや表計算ソフトで書式を作り、データが発生するたびに違う名前でファイルを残すやり方は、あとでデータを探したり、統計を取ったりする必要が生じたときに、もっとも生産性が低いやり方と言えます。大量のファイルの扱いも面倒ですし。
　データベースソフトは難しいマクロやプログラムを扱う印象がありますが、データさえ入れておけば最初は会話処理である程度のことはできますし、慣れてきたときに高度な処理に挑戦すればよいと思います。また、テーブル構造（どのような項目をどのような種類のデータで構成するか）も柔軟に変更でき、始め、初心者のうちに決めたルールを慣れてきたときに変更することも自由です。（ただしファイルのバックアップには慣れておく必要があります。）dBASEなどの昔のデータベースソフトは、その辺がかなり面倒でしたっけ。

　印刷様式や入力画面の設定ですが、これも自由にできます。ワープロで書式をつくることができれば誰でもできます。私は「桐」というソフトをｖｅｒ２の頃から愛用していますが、項目数や行（データ）数にソフトによっては上限がある場合がありますので、必要な環境に応じてそのあたりはお考えになると良いと思います。
　ネットにいろいろと情報がありますので、フィールド、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどの言葉で検索をかけるといろいろとごらんになることができます。紹介したかったのですが、件数が多すぎて。
　それから、今お使いのパソコンにアクセスがインストールされている場合もあります。このソフトは、非常にたくさんの解説書が市販されていますので、本屋さんでごらんになると良いでしょう。私は、アクセスの解説本は、大きな図書館で探して２週間じっくり読んでから、気に入ったものを古本屋で買って愛読してます。

　なにかご不明の点があればお尋ね下さい。

お礼

丁寧なご回答ありがとうございます。
もしまだこの質問をチェックされていたら、もう少しだけ質問させてください。

職場を調べてみましたら、アクセスが使用できる環境でした。
まだ解説書は探してませんが、私もまず図書館に行ってみようかと思います。
もし初心者でも分かる解説本をご存じでしたら教えてください。

それから、「印刷様式や入力画面の設定ですが、これも自由にできます。」
とのことですが、例えば、入力するところで文章の体裁（改行やインデント等）
を整えると、印刷したときにもそれは反映されるのでしょうか？
協議文書ということで、職場では紙での回覧・決済という形をとるため、多少の
見栄えも必要かと考えております。

方針としてはpoor_Quarkさんのアドバイス通り、データベースを勉強
してやってみようと思っております。