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仕事整理術
こんにちは。 新しい職場に移ってしばらくたつのですが、あまりにも平行で 同時進行する仕事が多く、かつそれに関するメールなどの情報も 山のように現れます。 メモをとって、整理してと自己流でやっていますが 自分の処理能力を超える勢いで仕事が発生しており うまく整理しないと忘れたり抜けたり、追いつかないことが 多々あります。 手帳に手書きでまとめる、PDAを使う、Outlookのカレンダーを使う などなど作業を整理する方法はたくさんあると思うのですが もっといい方法、効率的に仕事を整理するコツなどを学びたいと 考えています。 巷で出版されている「仕事整理術」のような本を読みたいと 考えているのですが、何かお勧めはないでしょうか？ ご存知のかた情報をいただけるとありがたく思います。 よろしくお願いします。
- ToshiJP
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私も会社で4部署兼任していて、並行に進む業務だらけです。 本の紹介ではありませんが、事例を・・・ 私が有効活用しているのは ○小さなホワイトボード ○スケジュール帳 ○メモ帳 の3種です。 とにかく忘れていけないことは、ホワイトボードに書いて、 机の前に置いておく。終われば消す。 スケジュール帳は、明日すべきこと、○日にすべきことなど 時系列で管理しています。 この時点で、ホワイトボードとスケジュール帳には 似た内容がかかれていますが、スケジュール帳だけだと、 ページをめくったりしないと見ないので漏れることがあります。 だから、いつでも目につくデスク上にホワイトボードに すべき項目のみを書いてます。 （期限等はスケ帳に記載） メモ帳は、超短期的なことに使ってますね。 ここまでしても並行に進む業務が多いと大変ですが、 漏れなどによるミスは無いですね。 何か行動しないと見れない場所だけにメモるのは 私のような性格の人にはリスクありますね（＾＿＾； あと、書類なんかは、100均でうってる重ねられる ラックを4段（部署毎）に用意して、そのなかでもJOB ごとにクリアファイルに入れて整理しています。 やりすぎでしょうかね。。。(^_^;
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- itab
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お仕事お疲れさまです。 ＞もっといい方法、効率的に仕事を整理するコツなどを学びたいと・・・ 書籍の紹介ではありませんが、私の（つたない）経験からのアドバイスをいくつか。 ■自分の能力以上の仕事はできないと心得るべし これが大前提です。 この言葉の通りなのですが、若いときは何でもかんでも押しつけられるのも分かります。 「出来ないものは出来ない！」と言いたいけど、言えないときもありますよね。 そんな場合は、優先順位を上手く付ける以外ありません。 職種にもよりますが、優先順位が後のもの（さほど大事じゃなくて、誰にでも出来そうな）は不思議と誰かがしてくれたり、助けてくれたりでいつの間にか解決・・ということも多いです。 ■メリハリを付ける 一日中、懸命にやってても能率は上がりません。よく言う「仕事に追いかけられる状態」です。 これを「仕事を追いかける状況」に変えるには、やるときにはやる。息を抜くときには抜く・・です。 これにはその日の計画を立てることも良いですよね。だらだらするより「今日はここまで！」と、大げさに言えば勇気を持って終わらせることも大切だと思います。 ■その他 ・ＩＴ機器を活用する・・・幸い今は、パソコン、ＰＤＡといったビジネスツールが豊富にあります。 これを使わない手はありません。忙しいでしょうが、時間を割いてでも使いこなす術を身につけた方が「急がば回れ」です。 ・デスクの周りの整理・・・忙しさにかまけて、机の上や引き出しの中が整理されていなければ、探し物に時間を取られたりして能率が上がりません。 一日数分でも時間を決めて整理すればずいぶん状況は変わります。その際、要らない書類や滅多に見ない資料などは思い切って処分するか、ロッカーの奥深く片付けてしまいます。 名刺の整理などもついでにやってしまいます。 質問者さんの、職種や仕事内容も分からないまま、偉そうなことを書いてしまいました。でもどこか心当たりがあれば、参考にしてください。 あと、こちら↓の参考サイト「仕事の達人」ものぞいてみてください。特に「朝の達人」がよろしいかと。
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