エクセルデータの集約について

質問

受診、入浴、清掃、各々の予定表（エクセル）があり、月間スケジュール表に利用者ごとに集約しています。
今までは、各予定表を参照し、月間スケジュール表（エクセルのカレンダー形式(縦型）に手書きで記入していましたが、業務の効率化を図るため、関数を入れて、月間スケジュール表に反映したいと考えています。

エクセル素人のため、良い方法が思い浮かびません。
ご教授のほどよろしくお願いいたします。

回答No.7

kagakusuki

回答No.4に添付した画像が見え難いものだったため、月間スケジュールシートのみの画像を添付しておきます。

回答No.6

kagakusuki

回答No.4に添付した画像が見え難いものだったため、受信シートと作業シートのみの画像を添付しておきます。

回答No.5

kagakusuki

回答No.4の続きです。

　次に、月間スケジュールシートのA2セルに「氏名」或いは「利用者」等と入力して下さい。
　同様に、月間スケジュールシートのA3セルに「開始日」、A5セルに「日付」、B5セルに「入浴」、C5セルに「受診」、D5セルに「清掃」と入力して下さい。
　次に、月間スケジュールシートのB3セルの書式設定の表示形式を[日付]の

2001/3/14

か或いは

*2001年3月14日

平成13年3月14日

H13.3.14

等の様な年も表示される様な型式に設定して下さい。
　次に、月間スケジュールシートのA6セルの書式設定の表示形式を[ユーザー定義]の

m/daaa

か或いは

m"月"d"日("aaa)

に設定して下さい。
　次に、月間スケジュールシートのA6セルに次の関数を入力して下さい。

=IF(ISERROR(1/DAY($B$3)),"",IF(ROWS($A$6:$A6)>EDATE($B$3,1)-INT($B$3),"",INT($B$3)+ROWS($A$6:$A6)-1))

　次に、月間スケジュールシートのB6セルに次の関数を入力して下さい。

=IF(OR($B$2="",ISERROR(1/DAY($A6))),"",IFERROR(IF(MIN(IFERROR(MATCH($B$2,INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH("*、"&$B$2,INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH($B$2&"、*",INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH("*、"&$B$2&"、*",INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999))>ROWS(入浴!$A$3:$A$5),入浴!$A$6,入浴!$A$3)&":"&INDEX(入浴!$B$3:$B$8,MIN(IFERROR(MATCH($B$2,INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH("*、"&$B$2,INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH($B$2&"、*",INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999),IFERROR(MATCH("*、"&$B$2&"、*",INDEX(入浴!$C$3:$I$8,,WEEKDAY($A6,2)),0),9999999))),""))

　次に、月間スケジュールシートのC6セルに次の関数を入力して下さい。

=IF(OR($B$2="",ISERROR(1/DAY($A6))),"",IFERROR(SUBSTITUTE(VLOOKUP($A6&"◆"&$B$2&"◆*?",作業!$A:$A,1,FALSE),$A6&"◆"&$B$2&"◆",),""))

　次に、月間スケジュールシートのD6セルに次の関数を入力して下さい。

=IF(OR($B$2="",ISERROR(1/DAY($A6))),"",IF(OR(COUNTIF(INDEX(清掃!$A:$G,,WEEKDAY($A6,2)),$B$2),AND(ISERROR(1/COUNTIF(OFFSET(D6,-7,,7),"○")),COUNTIF(INDEX(清掃!$A:$G,,WEEKDAY($A6,2)),$B$2&"(隔週)")+COUNTIF(INDEX(清掃!$A:$G,,WEEKDAY($A6,2)),$B$2&"（隔週）"))),"○",""))

　次に、月間スケジュールシートのA6～D6のセル範囲をまとめてコピーして、A7～D36列のセル範囲に貼り付けて下さい。

　以上で準備は完了で、後は入浴、清掃、受診の各予定表にデータを入力してから、月間スケジュールシートのC3セルに開始日を、C2セルに利用者の氏名を、それぞれ入力しますと、入力した氏名の利用者のその月のスケジュールが自動的に表示されます。

回答No.4

kagakusuki

念のために確認させて頂きたいのですが、受診、入浴、清掃の各々の予定表に関しては前もってデータが入力済みとなっている状態であり、それに対して月間予定表の方は適切な関数を入力しておき、その関数で月間予定表の上の方に入力した利用者の名前のデータと開始日の日付データ、及び、３枚の予定表に入力されているデータを基にしたデータ処理を行う事で、月間予定表上にスケジュールが自動的に表示される様にしたい、という事で宜しいのでしょうか?
　後それから、受診、入浴、清掃、の各予定表と、月間予定表が異なるExcelファイル上に存在している場合には処理が面倒になりますので、出来ればそれら４枚の表は全て同じExcelファイルの中に作成する様にして下さい。(尚、シートは表ごとに異なっていても構いません)
　それで、回答No.1様の御回答に対して質問者様が返信された補足コメントの所で述べられている御説明内容では、各表がどこに存在しているのかという情報が説明されていないため、取り敢えずは仮の話として、入浴予定表が存在しているのは

入浴

というシート名のシート上であり、表中で「時間」と入力されているセルはA2セルであり、「場所」と入力されているセルはB2セルであるものとし、C2～I2のセル範囲に月から始まって日までの各曜日が入力されていて、A3セル～A5セルを結合したセルに「AM」と入力されていて、A6セル～A8セルを結合したセルに「PM」と入力されていて、A3～A8のセル範囲に入浴場所が入力されていて、C3～I8のセル範囲に「２行目の所で指定されている曜日」の「A列の所で指定されている時間帯」の「B列の所で指定されている入浴場所」で入浴する予定の利用者の名前が、１つのセルに複数入力されているものとします。
　同様に、清掃予定表が存在しているのは

清掃

というシート名のシート上であり、その清掃シートのA2～G2のセル範囲に月から始まって日までの各曜日が入力されていて、A列～G列の３行目以下にその曜日の日に清掃する人の氏名が入力されているものとします。
　又、人によっては隔週で清掃する場合もあるものの、その様な場合であっても月間予定表上で指定されている開始日から始まる期間の内の第１週目における該当する曜日の日には必ず清掃を行うものとします。(例えば前月の最終の週に清掃した場合でも、当月の開始日から7日以内には必ず清掃が行われる)
　同様に、受診予定表が存在しているのは

受診

というシート名のシート上であり、その中のA2セルに「日付」と入力されていて、B2セルに「曜日」と入力されていて、C2セルに「氏名」と入力されていて、D2セルに「病院」と入力されていて、E2セルに「時間」と入力されていて、F2セルに「受診科」と入力されていて、各データは3行目以下に入力されているものとします。
　同様に、月間予定表が存在しているのは

月間スケジュール

というシート名のシート上であり、そのB2セルが利用者氏名の入力欄であり、B3セルが開始日の入力欄であるものとし、A5セルには「日付」、B5セルには「入浴」、C5セルには「受診」、D5セルには「清掃」と入力されていて、A6以下に「B3セルに入力した日付」から始まる1ヶ月分の日付を自動的に表示し、B列～D列の6行目以下に「A列の所に表示されている日付の日」の予定を自動的に表示するものとします。

　尚、入浴予定表に利用者の名前を入力する際のやり方に関して少々変更してもらいたい事が御座います。
　回答No.1様の御回答に対して質問者様が返信された補足コメント内での御説明内容では

時間場所　　　　月火
AMZZ　　　　　AB
　　　　　CD

となっていて、「AB」や「CD」などの様に、1つのセルの中に複数の利用者の名前が区切られる事無く連続した形で入力されていますが、これでは例えば「藤田嶋」などと入力されていた場合、「藤さん」と「田嶋さん」なのか「藤田さん」と「嶋さん」なのか区別する事が出来なくなりますので、例えば「藤さん」と「田嶋さん」の場合には「藤、田嶋」等の様に「、」(句点)等で区切る形式で入力する様にして下さい。
　区切るだけならば「藤,田嶋」や「藤　田嶋」等の様に「,」の様な他の文字や空白スペースで区切るという方法も御座いますが、今回御伝えする関数は「、」(句点)で区切られている場合に対応するための関数ですので、それに合わせて入浴予定表に利用者の名前を入力する際には「藤、田嶋」等の様に「、」(句点)で区切る形式で入力する様にして下さい。

　同様に、受診予定表のA列や月間予定表のB3セルに日付を入力する際に、例えば翌年の日付等の「入力している時点の年とは異なる年」の日付を入力する際には、例えば「2016/8/1」の様に、必ず年数も含んだ形式で入力する様にして下さい。(Excelでは「8/1」や「8月1日」の様に年を指定しない型式で入力しますと、自動的に年内の日付に変換されてしまいます)
　因みに「2016年8月1日」や「2016/08/01」、「平成28年8月1日」、「H28.8.1」等といった形式でもOKです。

　それから、以下で御伝えする関数の中には、ExcelのバージョンがExcel2007以降(Excel2007自体も含む)でしか使えない関数を含んでいるものも御座いますので、もし質問者様が使っておられるExcelのバージョンがそれよりも古いものである場合には、その旨を御教え願います。

　取りあえず仮の話として、上記の条件が満たされているとした場合には、以下の様にされると良いと思います。
　まず、受診シートのA3セルの書式設定の表示形式を[日付]の

2001/3/14

か或いは

*2001年3月14日

平成13年3月14日

H13.3.14

等の様な年も表示される様な型式に設定して下さい。
　次に、受診シートのB3セルに次の関数を入力して下さい。

=TEXT($A3&"","aaa")

　次に、受診シートのA3～B3のセル範囲をコピーして、受診シートのA列～B列の4行目以下に貼り付けて下さい。

　次に、御質問文にある4枚の予定表のシートとは別のシートを新たに1枚追加し、そのシートのシート名を例えば

作業

として下さい。
　次に、作業シートのA3セルに次の関数を入力して下さい。

=IF(ISNUMBER(INDEX(受診!$A:$A,ROW())),INT(INDEX(受診!$A:$A,ROW()))&"◆"&INDEX(受診!$C:$C,ROW())&"◆"&TEXT(INDEX(受診!$E:$E,ROW()),"h:mm")&"　"&INDEX(受診!$D:$D,ROW()),"")

　次に、作業シートのA3セルをコピーして、A4以下に(受信シートにデータが入力されている行数を上回るのに十分な行数となる所まで)貼り付けて下さい。

※　まだ途中なのですが、このサイトの回答欄は4000文字までしか入力出来ない仕様となっており、このまま続けますとその文字数制限を超えてしまいますので、残りは又後で投稿させて頂きます。

回答No.3

FEX2053

この手の作業は全て自動化する前に、「全部手書きで効率よく
作業するにはどうすればいか」を考えておくと、実は簡単な
作業で出来てしまうかも・・・ということがあります。

逆に言えば「手書きベースで条件を洗い出しておかないと、
大概うまくいかない」んです。

まずは、色分けするとかマークで区分するとかで、１枚の
カレンダーに全てのスケールをうまく書けないかを考えて
みてください。これができれば、この「表」が入力画面に
なりますし、特定の日付で集計も簡単にできます。

全ての「システム」は、「仕様」をきっちり決める所から
始まります。仕様がイイカゲンだと使いにくいシステムしか
できませんよ。

・・・いやほんとに（苦笑）

回答No.2

catpow

>>業務の効率化を図るため、関数を入れて、月間スケジュール表に反映したいと考えています。
エクセル素人のため、良い方法が思い浮かびません。

私は、介護施設などで使うソフトウエアの開発をしたことがあります。
月間スケジュール表を入力したり、印刷する機能もありましたね。

また、エクセルの関数を使って、自分が使う一覧表を作成することもありますが、なかなか面倒な部分があります。
介護で要求されるものをエクセルの関数で実現するのは「ほぼ無理！」と考えています。

もし業務を効率化したいなら、エクセルではなく、きちんとした市販の介護施設向けのソフトウエアを購入してください。
それなりの金額は必要ですが、業務は大幅に効率化されるいと思います。

以下のＵＲＬを参考にしてみてください。（私が開発に関係したパッケージも含まれています）
月間スケジュールだけなど、利用する機能を狭く限定すれば、無償ソフトもあるかもしれません。

http://www.kaigosoftnavi.com/reading/package

回答No.1

urawa1997

Excelに限らず、この手の質問をする時は具体的に表がイメージできるような質問の方が回答しやすいと思います。できるだけピンポイントを抑えた質問を…
私自身Excelはマクロレベルまでやることは可能です。
よろしくお願いします。

補足

ご回答ありがとうございます。
説明不足で申し訳ございません。
イメージを下に添付します。

(1)月間予定表　この表を利用者毎に作成し、各予定表を集約させます。
　表示方法は該当日に○を表示させます。

氏名 A
日付 入浴 受診 部屋清掃 開始日： 7/1
7/1 水

7/2 木

7/3 金

7/4 土

7/5 日

(2)入浴予定表　A、B、C、Dは利用者の氏名です

時間 場所　　　　 月 火
AM ZZ 　　　　　A B
　　　　　C D

ZY 　　　　　E F

ZX 　　　　　G
PM ZZ 　　　　　H

(3)清掃予定表

月 　　　　　　火
A 　　　　　　B
C（隔週） 　　　　D
E 　　　　　　F
G 　　　　　　I
H 　　　　　　J

(4)受診予定表

日付 曜日　　　　 氏名 　病院　 　　時間　 　　　受診科
7月1日 水 　　　　　A 　AAA 　　10:00 　　　　　内科
7月1日 水 　　　　　A 　AAA 　　11:30 　　　　　整形
7月1日 水 　　　　　B 　AAA 　　10:00 　　　　　内科
7月1日 水 　　　　　C 　CCC 　　14:00　　　　　歯科
7月1日 水 　　　　　D 　AAA 　　10:00 　　　　　内科

大変わかりずらいと思いますが、ご回答いただければ幸いに存じます。