パソコン性能アップと効率化

質問

パソコンの性能が悪く効率的に仕事がこなせないと職員からクレームが多いため
性能をよりあげたものの導入を検討しています。

現在はWin7 32bit,Core-i5,Memory4GB グラフィックボードなしのパソコンで
数百ページの文書や、１０～20年分蓄積されたメールを開いたり閉じたりする際に遅くなり、
円滑に仕事ができないため
Win7 32bit, Core-i7, Memory 16GB グラフィックボード装備のパソコン導入を考えています。

ただ、性能向上で業務が円滑化したなどの事例紹介資料がなく、
管理部門の説得が難しいかと感じています。

性能アップで事務作業が劇的に変化！などの事例紹介があったらぜひ教えてください。

回答No.7

parts

私は、そういうハードやシステムの管理をしていたものですけど・・・。事例を書いて上に相談無く上げられたら・・・。全部突き返すように、力を発揮するかも。むしろ、刷新も後回しになるかもしれません。

理由は単純で、その内容だとグラフィックスカードを載せても性能は向上しません。CPUを交換しても、意味はないです。さらに、メモリを増設しても価値はない。さらに、32bitOSを使っていると言うことは、資産管理上必要なアプリケーションが32bit推奨であるため、パソコンを変更すること自体ができない恐れがあります。即ち、業務アプリの動作に支障が出るのと、パソコンを買い換えるのとどちらが、適正ですかとたぶん逆質問をするでしょう。

改善策をともに考えたいというなら、検討はするでしょうけど、お金で解決するだろうという安易な発想をするなら、険悪になる可能性もあるでしょう。

円滑な業務を目指すなら、まず「数百ページの文書」はページ分割をするか、ビューアソフトを別途用意すべきでしょう。基本的に、編集用はWord等でも良いですが、参照用はPDFなどにすれば、効率化するでしょう。

それから、
１０～20年分蓄積されたメールを開いたり閉じたりする際に遅くなりというのは、当たり前です。普通に考えると、そんなに古いメールを一つのメールボックスに保存しているといったことがあるなら、それを改善すべきです。通常は、定期的に古いメールはバックアップを取り、別途保存します。これは、メールサーバーの破損を防ぐことと、リソースの管理面でも推奨される作業で、一般企業なら結構率先してやらせます。
10年前のメールを1年に何回参照するのかをよく考えて、古いメールはエクスポート処理して、別途保管し、必要に応じて個別メールを検索して参照するようにした方が効率的です。
また、法令に基づく内容を除けば、10年以上古いものは、削除しても問題はないでしょう。

法令にも影響する部署では、それ以上でも残す必要がある場合がありますが、内容は印刷して残してもかまいません。私は法令に影響するものは印刷していました。弁護士対応もあったので・・・

この辺りが一般的な対応です。

それが、どうしてもできないなら、上と掛け合っても良いと思いますが、個人的に事務処理で予算計上を強く求める場合、営業職などで相当な新規や拡大の案件をとっているなら別ですけど、そうでなくただ内勤の事務なら、それを述べる人間はむしろ人事ポイントが下がる恐れがあるのでお気を付けください。

基本的に、これまでもこれからも事務作業の一部はコンピュータが代用するようになります。そのため、事務仕事の円滑化を理由にハードに頼るとご自身の首を絞める可能性が高いです。むしろ、そこで、多くの人に提案できる改善策をお金を掛けずに導き出せれば、質問者様は、高く評価されることでしょう。私は、それだけで昇格したこともありましたけど。

補足

ご回答有難うございます。

人が問題だと感じているところに根本の解決策を提示したら
大激怒しますよね。

大韓航空でさえ、墜落確実だとしても
機長には逆らわない風習があッたと聞きます。

もし、ご回答いただいたように金の問題をのべたとしても
平社員（役職のない職員）では意見すべき立場にないことを
教え諭していただける時間を設けられるだけですので、
すみませんが私としては勘弁願いたいです。