マンション管理会社の法令違反はよくある話？

質問

私の住むマンションの管理会社が以下の法令違反をしているのを見つけました。
1.マンションには管理費用の通帳と修繕積立金用の通帳の2つしかない。
2.管理費用の通帳を収納口座に、修繕積立金用の通帳を保管口座につかっていた。
3.管理費はどんどん貯まっていく場合もあれば、ときに修繕工事で大きな金額が必要になって不足する場合も生じる。
4.マンションの規模は30戸ほどなので、貯まった時も100万円程度。
5.足りなくなった時は（屋上漏水や外構補修で70万円ほど必要だった時は、修繕積立金通帳から70万円引き出して、（理事長から印鑑をもらう。）一旦、管理費の通帳に入れて、そして業者に振り込む。
6.管理費の口座は通帳も印鑑も管理会社が持っている。

マンション管理業協会に問い合わせたところ、管理費の通帳をそのまま収納口座にしてもいいが、その場合は
1.印鑑も通帳も管理組合が保管
2.事前に説明会を開いて、組合員から承諾をもらう。
という場合に限るとのこと。
しかし、上記のことはいっさいありません。

1.収納口座は別に通帳を作って、管理費の通帳は保管口座にして、印鑑は理事長が持つべき。
2.口座の金が不足したからと言って、修繕積立金口座から振り分けるということはせず、修繕積立金口座から直接業者に振り込む。

というのが正解と思います。

話が長くなりましたが、質問です。
1.私の考えが本当に正解でしょうか。
2.組合員の中から、「そんな法令違反をしている例は他の管理会社でもある」という話もあって、リプレイスは時期尚早との意見もあります。私はこんな管理会社は即刻リプレイスすべきと思うのですが、他の管理会社も似たり寄ったりなのでしょうか。特に、組合員が任せきりにすると。

以上、よろしくご指導願います。

回答No.3

maikuro3 · ベストアンサー

kkanreiさん
いろいろと問題のあるマンションのようで
理事会の運営お疲れ様です。

１、収納口座と保管口座を分ける。
　　管理費、修繕積立金は、一時収納口座に入れ
　　新しく管理費の保管口座を作り、
　　管理費は管理費保管口座、積立修繕金は、修繕積立金の
　　保管口座に１か月以内に移す。

２、修繕等は、管理費で充当できなければ、修繕積立金より
　　支払う。

　　この考えが通常の正常な管理と考えます。

＞そんな法令違反をしている例は他の管理会社でもある」
＞という話もあって、リプレイスは時期尚早・・・・・
このような管理会社に任す(委託）のはどうでしょうか？
私であれば、すぐに切りますけど。
リプレイスと管理方法の変更を天秤にかけて
今後とも現管理会社に任せられないと判断されたら
管理委託会社の変更を検討されたらいかがですか？
ここで、言われているもっとも嫌いな言葉なのですが
＞そんな法令違反をしている例は他の管理会社でもある」
だから　なに？　他がそうであってもこのマンションは
健全に運営したい！
こう力説できませんか？
管理会社のひも付きが組合員さんの中におられる様
に感じられますが。

いくら収納口座とはいえ通帳と印鑑を渡すなんてもってのほかです！
私の住んでいるマンションの前管理会社も、
積立修繕金の通帳と印鑑を持っていましたが、それが判明した時に
即刻印鑑は取り上げました。
貴マンションの委託契約書に通帳と印鑑とも管理会社が預かると
書かれているのでしょうか？

お礼

ご意見ごもっともと思います。組合員を説得し、管理会社リプレイスの必要性を訴えていくつもりです。
今後ともご指導よろしくお願いします。

補足

いつもこの手の質問に熱心にご回答くださり、ありがとうございます。
私の質問に対して、
1.は私の考えでいい。
2.は「たとえ他の管理会社も同じような法令違反をしていても、健全に運営すべき。」
とのご回答かと、思います。
しかし、現実、怖い。私はびびっています。
もし、リプレイスしても、何も変わらなかったら、いやさらに悪化したら。
私は、全組合員からバッシングを食らうでしょう。

したがって、石橋を叩いて渡るぐらいの慎重さで臨みたいと思います。
まずは、世間一般の管理会社の動向。
＞そんな法令違反をしている例は他の管理会社でもある。
が本当かどうか。
まれにある話なのか、それとも残業代を支払ない企業が多いのと同じくらいどこにでもある話なのか。
もし、どこにでもある話としたら、リプレイス時にはよくよく管理会社を見定めて行動したいと思います。

回答No.2

merciusako

1.マンションには管理費用の通帳と修繕積立金用の通帳の2つしかない。

別におかしなことではありませんが。
日常的な維持・管理に使用する管理費口座と、修繕に使用する修繕積立金口座に別れていますから。

2.管理費用の通帳を収納口座に、修繕積立金用の通帳を保管口座につかっていた。

これもおかしなことではありません。
区分所有者は、管理費と修繕積立金を一緒に管理費口座（収納口座）に納入しますが、ここから修繕積立金を修繕積立金口座に移せばよいのですから。

3.管理費はどんどん貯まっていく場合もあれば、ときに修繕工事で大きな金額が必要になって不足する場合も生じる。

管理費口座から修繕費用を支出するから不足する場合が生じるのです。
日常的な維持・管理に関する修繕は管理費口座から、それ以外の修繕は修繕積立金口座から、というふうにしなければなりません。
そちらのマンションの管理規約に「管理費と修繕積立金は区別して経理しなければならない」という規定があると思いますが。

4.マンションの規模は30戸ほどなので、貯まった時も100万円程度。

どこが法令違反なのか分かりませんが。
管理費会計と修繕積立金会計を分けていないからだと思うのですが。

5.足りなくなった時は（屋上漏水や外構補修で70万円ほど必要だった時は、修繕積立金通帳から70万円引き出して、（理事長から印鑑をもらう。）一旦、管理費の通帳に入れて、そして業者に振り込む。

管理費会計と修繕積立金会計を分けていないから足りなくなったりするのですが。
屋上漏水や外構補修は、日常的な維持・管理のための修繕ではありませんから、最初から修繕積立金からの支出です。
業者への支払も修繕積立金口座からです。
年１回、通常総会時に決算報告をしているはずですが、その報告書では管理費会計と修繕積立金会計はどのように報告されているのでしょうか。

6.管理費の口座は通帳も印鑑も管理会社が持っている。

これは明らかにダメです。
管理組合と管理会社がそれぞれ別々の保管とすればOKです。

・・・・・・・・・・・・・・・

1.収納口座は別に通帳を作って、管理費の通帳は保管口座にして、印鑑は理事長が持つべき。

口座は現状のママで、会計が区別できれば良いのです。
「印鑑は理事長が持つべき」ですね。

2.口座の金が不足したからと言って、修繕積立金口座から振り分けるということはせず、修繕積立金口座から直接業者に振り込む。

管理費口座ですべてを処理しようとするのが誤りです。
管理費口座と修繕積立金口座から、それぞれ支出できるものの選別をすることです。
管理規約に規定があると思いますが。

要するに、会計処理がいい加減です。
平成12年にマンション管理適正化推進法が成立し、平成13年に施行されています。

管理会社はリプレイスした方がよいと思いますが、理事会が理解していないと結局同じ事になると思います。

お礼

貴重なご意見ありがとうございました。

補足

最近（多分平成22年）に「マンション管理適正化法」が改正されました。それ以前は、管理費口座と修繕積立金口座を分けていればよかったのですが、
　管理費のうち、諸々で出金した残額は1ヶ月以内に別の保管口座（通帳、印鑑のいずれかを理事長が保管）に移し替えなければならなくなりました。
　マンション管理業協会の行う「保証契約」も上記、法令を守らないと、無効になります。

あと、なにが法令違反かは、No.1の方の補足をご覧ください。

いい加減な通帳管理をした管理会社も悪いが、それを許した管理組合も悪いと思います。
私自身も勉強もし、皆に周知もし、がんばりたいと思います。

貴重なご意見ありがとうございました。

回答No.1

ゆのじ（@u-jk49）

1、貴方の考えは間違いです。多分、理事長印を預かろうなどという、責任の重いことを、今更、引き受ける人は居ないのだと思われますね。せめて、修繕積立金が数千万円に達したら、そこで、理事長印の問題を考えるのが現実的な考え方でしょうね。

それには、今後の大規模修繕を念頭にしての「長期修繕計画書」を作り、そして、修繕積立金の不足が明らかなので、早急に、これを値上げする必要があるわけですね。

ともあれ、国交省の指導では、通帳と印鑑を管理会社が持っているなどということは許されませんが、しかし、「管理会社丸投げ方式」でしか理事会とか総会が機能していない管理組合の場合、その「緊急避難措置」として、仕方なく、管理会社は法令違反を犯して、貴方のマンションを委託管理しているのです。国交省に見つかれば、相当の罰則を科せられるのを承知で、なんとか、貴方の住むマンションの面倒を見ようとしているのです。法令違反は、管理会社にとって大きなリスクなのですが、それを甘んじて引き受けてくれる大変ありがたい管理会社だと感謝すべきです。多分、管理会社ランキングで百番以内に入っている会社は、通帳と印鑑を持たされることになる貴方のマンションの管理を引き受けません。そういう状況を引き受けてくれる管理会社の存在は奇跡なのです。

それにね、理事長印とは、銀行通帳との兼ね合いだけでなくして、理事会議事録、総会議事録の署名押印にも使われますからね。そういう議事録の作成も、一切合財、管理会社に丸投げなんですよね。つまり、理事会も、総会も、まともに機能していないということですよね。そういう、何もしない、何もできない管理組合の委託管理を引き受けている管理会社の立場を思いやりましょう。

2、法的知識、出納業務の煩雑さや各種の法定点検業務内容を把握していない素人集団が、リプレイスすることは無謀です。間違いなく、更に悪くなります。今の管理会社でさえ、百万程度の残高であれやこれや言われたら、即刻、退散しますよ。リプレイスを今の管理会社から逆に言われますよ。「契約満了をもって委託契約を終了します」という文書が来たら、貴方は対応できますかね。契約期間は、一年ごとで、通常総会の三か月後ですが、総会議案に「契期満了による管理委託契約終了の件」というものが記載されて、それが、承認されたら、管理組合は、新しい管理会社を慌てて探さなければなりませんよ。ですから、こういう議案が、「いいえ」ということで否認されますと、「法令違反は、マンション管理組合の強い要請によるもの」という一筆が加えられて、新たな契約が開始されます。「管理会社変更は絶対にしません」という言葉が入る場合もあります。

通帳と理事長印を管理会社に預けていても、毎年、総会が行われて、即ち、そういうものがあったとして、文書での報告があれば、それで良いと思いますね。そして、通帳の残高証明、貸借対照表、収支決算報告書が、「総会議案上程説明書」(決算報告と予算案として)に添付されていれば、それだけで、良いと思いますよ。

決算報告も出来ていないということなら、まあ、ちょっと、問題ですかね。

お礼

いつも貴重なご意見ありがとうございます。

補足

長い質問文を読んで頂いて、しかもたびたびこの手の質問に熱心にご回答くださり、ありがとうございます。

ただ、通帳と印鑑を管理会社が同時に預かることは、収納口座に限っては法令違反ではありません。

釈迦に説法とは思いますが、以下が収納代行方式のイ）の方式で、当マンションの選択し方式です。

1.組合員からの管理費、修繕積立金　→収納口座（毎月の規定日）　印鑑・通帳とも管理会社
2.管理会社が管理費の中から、諸々の経費を管理費から支払う。
3.1で預かった金のうち、下記の金額を保管口座に移し替え、
　　　(1)　管理費から諸々の経費を差し引いた金額
　　　(2)　修繕積立金
　　保管口座の通帳は管理会社、印鑑は理事長が保管

つまり、保管口座は管理会社、理事長の意思が一致しないと引き出せない。不正は発生しにくい。
しかし、収納口座は管理会社が自由に引き出せる。
　　ただし、収納口座には最大でも1ヶ月分の「全組合員の管理費、修繕積立金」しか、貯まらない。
　　そして、その金銭は「マンション管理業協会」と管理会社が保証契約を結んで、万一、管理会社が
　　倒産などして、回収不能になっても、マンション管理業協会が保証してくれる。

管理会社が自由に引き出せる口座を収納口座といいますが、この口座がなければ、なにか出金の度に
、理事長が印鑑持って出向かなければなりません。

管理会社は以下の点で、法令違反をしています。
1.「管理費のうち、諸々の経費を除いた金銭」を保管口座に移し替えず、そのまま収納口座に蓄積されるようにしている。
2.収納口座の金銭が足りなくなったら、保管口座から金銭を引き出して、収納口座に移し替えている。

上記のような法令違反をしていると、マンション管理業協会は保証してくれず、万一、管理会社倒産の際には、管理組合は泣き寝入りです。

上記のような、危険な状態は直ちに改善させなければならないと考えています。

確かに、
1.決算報告書を監査したところ、横領とか不正経理はなさそうです。
2.保管口座から収納口座に金銭を移し替えるとき、理事長印が必要で、安易に印鑑を押した理事長も悪い。というか、輪番制の理事長で素人ですから、だれが理事長になっていても印鑑を押したでしょう。回答者様のおっしゃるとおり、素人集団の管理組合です。

＞素人集団がリプレイスするのは危険。
おっしゃるとおりかも、知れません。もっと、よく私自身勉強もし、また、今回の件は弁護士・マンション管理士などの専門家にも相談する必要があるかもしれません。

しかし、「法令違反を犯してまで、素人集団を管理してくれるありがたい管理会社」という点は納得できません。
「現状、こういう点で法令違反になっています。しかし、管理会社としてはこれ以上の管理はできないので、あとは管理組合の方で、善処願います。」
ぐらいのことは伝えてもらわないと、私も、通帳管理が法令違反になっているということに気付いたのはつい最近です。管理会社として組合員に説明責任があると思います。