やよいの青色申告のデータについて

質問

いつも勉強させて頂いております。
やよいの青色申告について質問です。
教えてください。

いま４年目の個人事業です。
２年目から弥生を使い申告しているのですが
最近PCの調子が悪くダウンしてしまう前に
データのバックアップをしたいと思っています。

今は入力してそのまま
自動で保存されている状態なのですが

１、過去３年分のデータをUSBメモリーなどに移動することは
可能でしょうか。

2、あと常にデータをPCではなく
USBメモリーに保存して更新していくことは
可能でしょうか？

3、弥生をダウンロードしてある他のPCには
そのUSBをさせばデータを更新できるのでしょうか？

わかりにくい説明で申し訳ないのですが
素人で保存の形態がよく分かっていないため
ご説明をよろしくお願い致します。

回答No.1

ben0514 · ベストアンサー

弥生会計・やよいの青色申告の両方を利用している者です。

ソフトのデフォルトの設定では、マイドキュメントにソフト名とバージョンでフォルダが作成され、その中にデータがあるはずです。
最近のバージョンであれば、編集中の年分（年度分）と直近2年分の3カ年を一つのデータファイルとして管理し、年分（年度分）の更新により3カ年を超える古い年分（年度分）については別ファイルとして保存されます。

これらのデータをＵＳＢメモリなどで、ファイルコピーによるバックアップをすることも可能です。

さらに、ソフトを開く際の土フォルト設定では、直前に開いたデータを開くこととなっていますので、ＵＳＢのデータを開いた後であれば、その後はＵＳＢのデータを編集することになるでしょう。
やよいの画面の事業所選択などでファイルを選ぶ際に、参照先をＵＳＢとすることも可能です。

私は、小さい会社ではありますが、複数の会計データを一つのパソコンで処理することになるため、設定でソフト起動直後に事業所選択画面を出すようにもしています。
また、自宅作業等をするため、ノートパソコンにもソフトをインストールして、ＵＳＢメモリを持つことで複数のＰＣ作業にも対応させています。

やよいのライセンス上、2台まではインストールが許されているはずですからね。ただ、ＰＣ入れ替えや再インストールなどによりすでに2台認証済み扱いとなると問題が生じることも考えられます。その際にはサポート窓口で相談されることをお勧めします。

あくまでも、ソフトとデータは別物であり、データを編集するのがソフトとなります。したがって、ＵＳＢでデータを管理すれば、複数のＰＣで一つのデータを編集することは可能です。ただ、ネットワーク製品でない場合は、同時編集を行うことは出来ません。もちろんネットワーク製品の場合にはデータ管理が変わっているはずですので、簡単に互換性を持たせることができないかもしれませんがね。

最後になりますが、同一バージョンや後継バージョンをインストールしているパソコンであれば、ＵＳＢを持ち出すことが閲覧や編集を行うことができることとなります。ですので、ＵＳＢは小さいものであり、紛失や盗難の恐れがあるものとなります。
また、ハードディスクよりは上部とはいえ、壊れる可能性も否定できません。
ですので、バックアップ用と編集用の二つのＵＳＢを用意し、定期的にバックアップデータの更新をされると、手戻りを減らすことも可能でしょう。さらに私の会社で行っている方法としては、ＵＳＢメモリの中には、パスワードを掛けられる商品が出ています。パスワードを解除できなければ、データのファイル名さえ見れません。
ＵＳＢでの管理の利便性以上にリスクがありますので、ご注意ください。

お礼

ben0514 様
早々の御返事ありがとうございました。
有線LANの不具合やPCの調子が悪かったりで
お礼が遅くなり
すいませんでした。
詳しい御説明感謝致します。
ありがとうございました。
おかげさまでやりたい事が出来ました。
その後の注意点まで教えて頂きまして
本当にありがとうございました。
またよろしくお願い致します。

回答No.2

minosennin

１、過去３年分のデータをUSBメモリーなどに移動することは可能でしょうか。

＞可能です。
ナビケータ→「事業所データ」タブ→「バックアップ」
中央に現れた「事業所データのバックアップ」で、「参照(B)」をクリックして、次に現れた画面で「リムーバブルディクス」を指定し、「保存」をクリック。ひとつ前の画面に戻るので「OK」をクリック。
これで、リムーバブルディスクへバックアップが実行されます。

なお、弥生会計では、ひとつの事業所データファイルに、現行年度を含む過去3年分のデータが格納されています。
過年度のデータへの切替は、同じ「事業所データ」タブ→「年度切替」で行うことができます。ただし、これをした後は必ず現行年度に戻すことをお忘れなく。うっかり過年度のデータに現行年度のデータを追加入力しないよう気をつけてください。

2、あと常にデータをPCではなくUSBメモリーに保存して更新していくことは可能でしょうか？

＞事業所データを新規に作成する場合は可能です。
「事業所データの新規作成」→「保存先の設定」で「保存場所」としてリムーバブルディスクを指定できます。
なお、既存の事業所データの保存場所をPC本体からUSBメモリーに変更できるかどうかは分かりません。

3、弥生をダウンロードしてある他のPCにはそのUSBをさせばデータを更新できるのでしょうか？

＞可能です。
画面上部メニュー「ファイル(F)」より「バックアップファイルの復元(R)」を実行します。

お礼

minosennin 様
早々の御返事ありがとうございました。
有線LANの不具合やPCの調子が悪かったりで
お礼が遅くなり
すいませんでした。
詳しい御説明感謝致します。
ありがとうございました。
おかげさまでやりたい事が出来ました。
本当にありがとうございました。