同窓会の招待状の案内について

質問

ただいま中学の学年同窓会の幹事をやっていて、案内状を作っています。そこで質問があります。

８月中に案内状（往復はがき）を届くようにして、出欠の返信締め切りを９月いっぱいを予定しているのですが、幹事の人の中から、「今働いている人（休日も働く人も含む）にとっては（まだその会社で下っ端なので）、休み（同窓会の日は成人式の日を予定）が取れにくいので、締め切り期限を延ばしたほうがいい」という意見が出ました。しかし私は一ヶ月も考える猶予がある上、当日は休日なのでその必要はないと思いますが、どっちが適当なのでしょうか。

あと、出席と返信してきた人が、同窓会直前に急にキャンセルしてこなかった場合について。
この場合、その人が払うはずだった会費が払われないわけですよね。結果、式場（ホテル）に払う料金が一人分足りなくなる。こうなった場合その人からキャンセル料として会費を集金することができるのでしょうか。また、そうなることを見越して、招待状にドタキャンした場合は会費分のキャンセル料をいただきます。という旨の文を入れるのはいいのでしょうか。招待しているの言う立場上、非常識になったり、失礼になったりしないのでしょうか。

回答No.5

myu-1 · ベストアンサー

＞振替口座では、振り込んだのが誰かわかるのですか？

＃1です。すでに＃4の方がお答え頂いたとおりです。
私の場合は、1月2日開催でした。
参考までに補足説明です。

口座番号が1で始まる「ゆうちょ」の場合、送金者の氏名だけが通帳に印字されるので住所・電話までは分かりません。

口座番号が0で始まる「振替口座」の場合は、氏名はもちろん住所、電話番号も、
そしてメッセージを記入する枠があるので近況報告を書き込んでもらう事が出来ます。
（案内ハガキで書いてくださいとお願いしたほうが確実に書いてもらえます。）
そして書いた本人の自筆そのままの文面がきますので、
私はそれをコピーし切り取り1枚の紙に貼り付け、「今日の出席者」と題して
人数分コピーし、当日参加者に配りました。面白く作ったので好評でした。

欠席者も含めた全員の名簿作りは同級会後作成し、
写真の焼き増しと同級会の収支決算書も作成して全員に送りました。
費用はかなり余ったので、その時の焼き増し代や封筒・切手代はもちろん、
キャンセル者に経費分を除き返金する事が出来ました。

最後まで全てにおいてきちんとやることが出来、
みんなに感謝の言葉も頂き、自分としては満足でした。
最初の同級会でドタキャンがあったので、お金を預かる以上、
きちんとやらなければ、という責任感もありました。

＞招待しているの言う立場上、非常識になったり、失礼になったりしないのでしょうか。
についてですが、同級会ですから、参加する人は通常、会費制のパーティーと認識しているはずです。
ドタキャンしたうえ会費も払わないという人のほうが失礼です。
会費を徴収しないという意味の「招待」は先生だけです。
でも先生は「お祝」や「寸志」としていくらかは包んでくるはずと思います。