エクセルでの商品管理データベース作成

質問

エクセルで商品管理のデータベース作成にチャレンジしようと思っています。（vista、excel2007の環境です）

「商品データベース.xls」と「当月.xls」という2つのブックを作成し、「商品データベース.xls」には下記のようにし常に新しい商品が入ったら追加をしていきます。

入力のデータはこんな感じです↓
商品ID 業者NO 科目 品目 単価
AA-001 スズキ100 文具 鉛筆 100
AA-002 スズキ200 文具 ノート 200
BB-001 タナカ100 食品 卵 100
BB-002 タナカ200 食品 チーズ 200
CC-001 サトウ100 衣類 シャツ 100
CC-002 サトウ200 衣類 スーツ 200

これを「当月.xls」という別のブックに、商品IDをキーにしてデータを抽出したいのです。
抽出したデータはこんな感じです↓

商品ID 業者NO 科目 品目 単価 前月残 当月残
AA-001 スズキ100 文具 鉛筆 100 50 30
BB-001 タナカ100 食品 卵 100 40 20
CC-001 サトウ100 衣類 シャツ 100 30 10

前月残と当月残のセルのデータは、手入力します。

本当はデータベースのソフトを購入したいのですが、会社から許可が下りずなんとかエクセルでできる方法がないか調べています。

また、抽出したデータに「当月.xls」のデータにオートフィルタをかけてデータを絞り込むことは可能でしょうか？

どなたか、教えてください！！お願いします！！

回答No.2

hallo-2007

質問の内容から察して、今回の作業は　1月に1度の作業でしょうか？
ならば、商品データの商品IDから単価の列をコピィして、当月のシートに貼り付ければよいと思います。
>前月残と当月残のセルのデータは、手入力します。
こちらの作業の方が大変ではないでしょうか。
仮に　商品マスタというシート名で
商品ID 業者NO 科目 品目 単価 前月残 当月残
AA-001 スズキ100 文具 鉛筆 100 50 30
BB-001 タナカ100 食品 卵 100 40 20
・・・
入出荷データというシート名で
日付　商品ID（或いは品目）　入出荷数
09/01　AA-001　　　　　　　　　-10
09/01　BB-001　　　　　　　　　-15
・・・
と日々の入出荷の台帳を入力します。
現在の在庫は
商品マスタのシートに　=SUMIF(A2,入出荷データ!B:B,入出荷データ!C:C)
で下までコピィしておくと、毎日でも在庫が把握できます。
毎月月末に、在庫の列をコピィして、値に変えて貼り付ければ、毎月の記録も保存できます。
データベースを活用するということはこの様なことです。

お礼

ありがとうございます！早速やってみました。
これは１か月に１回の作業なので、１シートを１２か月分にして、アドバイスいただいた関数を入れ１年使用できるようにしました。
どうもありがとうございました！

回答No.1

Turbo415

これって、当月というファイルの商品IDを入力したら業者No以下単価までが自動ででてくるだけで良いんですよね。
でしたら、簡単です。Vlookup関数を使えば良いです。2つのファイルを開いておいて、当月のファイルの関数入力の、表の範囲指定をするところで商品データベースの範囲を指定するだけです。そして、当月のファイルを開いたときにリンクの更新を聞いてくるので、それを「はい」にすれば良いです。それと、範囲指定するときには追加する可能性を考えて下に大きく指定した方が良いです。また、絶対参照を指定してくださいね。
細かい使い方は、Vlookup関数を勉強してください。簡単ですから。
例を作ると当月ファイルのA1にIDをいれB1に業者Noを出すなら、
=VLOOKUP(A1,[商品データベース.xls]Sheet1!$A$1:$F$100,2,FALSE)
です。C1に科目を出すなら=VLOOKUP(A1,[商品データベース.xls]Sheet1!$A$1:$F$100,3,FALSE)となります。
まあ、両方のファイルを開いておいてやった方が良いですよ。文字を打ち込むと打ち込みミス（ピリオド一個とかカンマ一個の違い）でうまくいかないで悩んだりしますから。

参考までに。

お礼

ありがとうございます！できました！
別のブックからのデータ抽出ができなくて、おかげさまですぐにできました！
欲を言えば、VLOOKUPで商品IDを入力したら、業者NO～単価まで自動でデータ抽出ができればいいな？と思ったのですが、エクセルでは無理のようですね・・。
本当にありがとうございました！