発注ミスをしてしまいました。今後気を付けるには？

質問

いつもお世話になっております。

老人ホームにて、主に介護事務の仕事をしています。勤務して７ヶ月になり、発注の仕事も任されています。各部門(事務、看護、介護、栄養士)から、「○○を注文してほしい」という伝票を渡されるので、それを見て各業者に電話で注文し、後日、納品のチェックをします。

今回、注文ミスをしてしまいました。栄養士より、栄養補助食品の注文を10ケース頼まれたのに、後日の納品は10個となっていました。しかも問題は、納品の際、私が他の商品と勘違いし、間違った量のまま商品を受け取ってしまい、他の方に指摘されるまで気づかなかったことです。納品チェック時に、間違いに気づいていれば、すぐに追加注文できたのに…。特に、今回は年末年始休業を挟むため、焦ってしまいました。幸い、年末年始休業前に業者から在庫分を持って来て下さることになりましたが、似たような単純ミスを続けてしまったのでどうにかしたいと思っています。

皆さんは受注の管理どのようにされているのでしょうか？何かメモとかをしているのでしょうか？まず、電話注文の際には、忙しくても落ち着いて、「何個」とか「何ケース」とかの単位の言い間違いがないよう気を付けようと思っています。

言い訳になってしまいますが、毎日、オムツやトイレットペーパ、事務用品、シーツなど色々な業者が出入りし、自分自身で注文したものを把握しきれていなかったのかなと思っています。ファイルといった事務用品なら、急遽文具店とかで買い足したりできますが、老人ホームということで、ちょっと特殊な購入品も多いです。

分かりにくい文章かと思いますが、アドバイスお願いします。

回答No.3

mantiki

こんばんわ。
ミスをしてしまうと、今後そのようなことがないように・・と
とても心配になりますよね。
あまり参考にならないかもしれませんが、自身の経験のお話を
させていただきたいと思います。

ご回答されている皆様のとおり、ＦＡＸでの発注は
証拠が残るので良いと思うのですが、私の場合、
取引先によっては、ＦＡＸで発注することができない状況もありました。
私も発注ミスをしてしまい、考えた挙句、とてもローカルですが、
「レ点」チェックを徹底してミスを克服していました。

身勝手なフォーマットで、発注する商品、発注単位、業者名などを
羅列した一表をつくり、発注電話をする都度、その内容に該当する項目にレ点チェックを入れていくのみです。

子供だましのようですが、いやはや、これが本当にミスをなくすのに
効果的でした。
レ点を入れるために、嫌でも発注内容を注意深く確認できるんです。

発注内容が複雑との事で、一表を作る事ができないかもしれませんが、
その場合、ノートに発注単位だけ（個・ケースなど）と書いておき、発注の際レ点をつけるだけでも、ミスが減ると思います。
とにかく、間違えたくない部分のみをピックアップした項目を
紙に落とし、レ点をつけるのです。

子供だましのような回答でごめんなさい。
私もミスをしないように！と考えた経験があるので、
効果がでた方法をお伝えしたく、お返事をいれてみました。

お礼

ありがとうございます。

私自身、ミスをしてしまうことが多いので、どうにかしたいと思っていた所です。他の方の回答にも参考にして、会社の控えとは別に、発注した商品の控えを自分用に作ってみたいと思います。