業者への見積り依頼について

質問

とある田舎の一般行政職をしております。
ちょっとわからないことがあるので質問します。今まで、業者に、“施設の清掃”や、“廃棄物の収集・運搬”など、業務を委託する場合、電話で見積りを依頼して、各業者の価格を比較しておりました。しかし、このやり方だと、実際に業者から提供されるサービス内容にきっちりとしたきまりがない（電話での話し）のため、こちらで、満足の行くサービスが得られない場合があります。※契約書はかわしてありますが、見積りの段階できっちりと、こちらの望むサービス内容を業者に理解してもらいたいのです。

そこで、調べてみたのですが、見積りを取る手順としてまず、こちらから仕様書を作成して、見積り依頼の文書と一緒に送付してから、業者から見積りを提出してもらうと思うのですが、この手順は間違っていないでしょうか。また、この“仕様書”をどのように書けばいいのか、わからないでいます。そもそも、“仕様書”の様式というものは地方自治法か何かで定まっているのでしょうか。それとも、もし、任意で作成して構わないものなのであれば、書き方を指南しているようなホームページはないものでしょうか。どなたかご教示いただれば助かります。

回答No.1

kura_chang · ベストアンサー

こんにちは。
　私はソフトウェアの見積書をいただく仕事をしています。業種の違いはありますが参考になればと思います。
　曖昧で「なんとなくうまくやってくれれば」という仕事の出し方はだいたい失敗します。「このくらいはしてくれると思った」とあとで言っても、明記してない物はだめです。
　ですから、仕様書（要求定義書）に書くどんな仕事をしてもらうのか、は定量的でなくてはなりません。例えば「できるだけ早く」は×。「○時から○分以内に」は○。
　しかし、どんな定義項目が必要なのかわからない場合は、あらかじめ業者さんに出してもらうのも１つの手です。まず、各社に「あなたの会社がどんな仕事をするのか、具体的に示してください、とお願いすれば、相手はどんな手法でどんな洗剤を使い、どんな手順で掃除を仕上げ、どんな作業チェック、報告をするのかなどを書いてくるでしょう。まず、そういうものを出せないで「頑張ります」のところは僕ならその場で除外します。
　それを集めてその中から定義項目と指定する内容を作り出せば良いと思います。
　１ヶ月おき、或いは曜日別交代で違う業者を入れ、ダメな方を入れ替えるという手法もありますが、役所では難しいでしょうか。
　うまくいくといいですね！

お礼

早速の回答ありがとうございます。定義項目をあらかじめ業者に出してもらい、その中から項目を作り出すという方法は非常に参考になりました。早速ためしてみたいです。行政の見積りや入札などは、様々な問題があり、効率的に税金が使われているかという観点からだけ見ると、大いに課題があると感じています。民間を見習って改善できる点は改善していきたいなと思っております。
　あとは、仕様書（要求定義書）の作成をどれだけスムーズに行えるかですね・・・。これからの契約の時期にひとりで60程度の契約事務を行わなければなりません。エクセル等でテンプレートを作成するなどして対応するのがいいのかなぁと思っていました。
　回答ありがとうございました。

回答No.3

kwandai_ob

委託業務の場合の仕様書は難しいですよ。
上級官庁にお尋ねになることをお勧めします。
隣接の町村に尋ねても、完全な仕様書は作っていませんでしょうから、県庁に教えてもらうのが一番です。
随意契約にする場合でも、仕様書は必ず作成しなくてはなりません、仕様書を業者に渡してから、見積もりを取ることです。
書籍ですが、あなたの役所の総務課（文書法規担当）へ尋ねてください。
契約に関する書籍の案内が来ているはずです、またパソコンでぎょうせいを調べれば参考資料が判ります。

回答No.2

mojitto

順番的にいきなり仕様書を送るのも変だと思いますが…
まず電話なりファックスなりで発注の概要(清掃の範囲、廃棄物の量、期日など)を出して、受けてもらえそうか相談してみてはどうでしょう。その上で受けてもらえそうなら、詳細な仕様書を発行します。
契約は「これしかお願いしていない」と言えるくらい、しっかりしてもらいたいことを盛り込んでおきます。(過剰や過少なサービスを防ぐため)

とある自治体(かなりでかい)ではボールペンを発注時(キャンペーンなどで使う無料配布のペン…だったかな)、ペン先の太さ、形(六角形とか円柱形とか)、おおまかな形状、自治体のマークや文字の印字位置に至るまで事細かに記載されていました。

もちろん自治体ごとにルールはあるでしょうから、上司などとご相談の上決めてください。
また他の自治体の仕様書を参考にするといいでしょう