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Excel一つのファイルを複数人で編集し集計するには

  • 困ってます
  • 質問No.160626
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お礼率 91% (22/24)

会社でExcel97を使っています。
経理部から各部(5部あります)に来年度の予算を計上してもらい、それを集計する作業をしたいということで相談を受けたのですが、どうすれば良いのか分からないので、助けて下さい。
まず、経理部で予算計上のための所定のフォーマットが用意されてあります。そのファイルを各部にメールで配布し、各部の担当者が編集したものを返信してもらい集めます(フォーマットが同じで数値の違うファイルが5つになります)。それをセル毎に元のファイルに足し算で集計したいのです。
ちなみにSheetは1枚ですが、集計する項目は900件近くあります。
おそらくマクロになると思いますが、当方マクロに関する知識がゼロですので、素人にもわかりやすいようにレクチャーしていただけるとありがたいです。
よろしくお願いします。
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質問者が選んだベストアンサー

  • 回答No.3
レベル13

ベストアンサー率 68% (791/1163)

マクロでできますが、5つくらいなら手作業で行った方が早いと思います。手順は、

集計用Bookを作ります。
1.元のBookを開きます。このBookには集計用の1枚だとします。
2.後々のことを考えて集計用Bookを作ります。
  集計するシートのシートタブを右クリックして、自分にコピーします。これを2回行って、
  集計用シートを3枚にします。
  2枚目のシートタブをダブルクリックしてシート名を例えば『Total0』とします。
  3枚目のシートタブも同様にして『Total9』とします。
  これで3枚のシートを集計用シート、Total0、Total9の順に並べます。
3.算式を作ります。セルB5を例にします。
  A.集計用シートのB5に =SUM( と入力
  B.シートTotal0のシートタブをクリックしてシートTotal0のB5をクリック
  C.Shiftキーを押しながら、シートTotal9のシートタブをクリック
  D.Enter で算式の登録。集計用シートのB5は =SUM(Total0:Total9!B5) になります。
4.後はこの算式を集計用シートの必要個所にコピーします。
5.出来上がったBookは原本として大事に保管しておきます。

集計の実行です。
6.5つの部のどれかを開きます。
7.シートタブを右クリックして『移動またはコピー』を選択。
  移動先ブックを集計用のBookにする。
  挿入先はTotal9を選択。
  コピーを作成するにチェックしてok。
  集計用のBookを選択してコピーされたシートの シートタブをダブルクリックして
  分かりやすい名前をつけます。

  他の4つの部に対しても6、7を繰り返します。

8.以上で集計できているはずです。

次の予算時期や決算時期には保存した原本をコピーして使用します。
各部のシートをTotal0、Total9の間に挿入することで部が増えても算式を修正する必要はなくなります。

ご参考に。
お礼コメント
chokochama

お礼率 91% (22/24)

とっても丁寧に解答していただき、ありがとうございます。すごくわかりやすいですし、このBookを作っておけば、他にも活用できそうです。
本当にありがとうございました。
投稿日時 - 2001-11-01 09:53:40
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  • 回答No.1
レベル10

ベストアンサー率 48% (84/174)

単純に足し算するだけならば、送られてきた5つのファイルを1つのブックにまとめて、新しいシートに「=sum(シート名!セル名,・・・)」とすれば、よいのではないでしょうか。部が多かったり、データが頻繁に変わるのであれば、不可能ですが。 ...続きを読む
単純に足し算するだけならば、送られてきた5つのファイルを1つのブックにまとめて、新しいシートに「=sum(シート名!セル名,・・・)」とすれば、よいのではないでしょうか。部が多かったり、データが頻繁に変わるのであれば、不可能ですが。
お礼コメント
chokochama

お礼率 91% (22/24)

すばやい解答ありがとうございます。
単純にSUM関数でできる方法を考えれば良かったんですね!相談を受けた時に、難しそうな問題だと思い込んでしまったのが良くなかったですね・・・。
ありがとうございました。
投稿日時 - 2001-11-01 08:58:52

  • 回答No.2
レベル14

ベストアンサー率 28% (4323/15250)

sheet1からSheet5までの対応するセル(例えば各部ともc3は、帳簿印刷物費予算を記入するものとする)は同じ性格の項目とする。 もう1枚の「データは空白」のSheet6を考える。 各シートのA1よりデータが入っているとして、Sheet6の A1のセルに次ぎの式を入れる。 =Sum(Sheet1:Sheet5!A1) Sheet1:Sheet5はSheet1からSheet5までの意味。(初め ...続きを読む
sheet1からSheet5までの対応するセル(例えば各部ともc3は、帳簿印刷物費予算を記入するものとする)は同じ性格の項目とする。
もう1枚の「データは空白」のSheet6を考える。
各シートのA1よりデータが入っているとして、Sheet6の
A1のセルに次ぎの式を入れる。
=Sum(Sheet1:Sheet5!A1)
Sheet1:Sheet5はSheet1からSheet5までの意味。(初めと
終わりにカッコは不要であることに注意。)!はSheetとそのセルとを区切る記号。「Sheet1のA1」の「の」に当たる。
この式をデータを記入すべきセル全部に複写する。
(まずセル右下に現れる「+」を最下行までドラッグ。
A列最下行のセルの右下に現れる「+」を最右行までドラッグ。これで複写完成。)
これでSheet6に「串刺し算」(私だけの用語か)が算出
される。
お礼コメント
chokochama

お礼率 91% (22/24)

くし刺し演算ですね!私もだいぶ前に研修で教えてもらったことがあります。
そうですね、この方法がありましたね!↓にも書きましたが、相談を受けた時に勝手に難しく考えてしまって。定型のフォーマットを使う、今回の場合には最適な集計方法ですね。さっそく経理部に報告したいと思います。
ありがとうございました。
投稿日時 - 2001-11-01 09:49:48
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