AccsessとExcel双方のデータで一致しているものを抽出したいときは？

質問

はじめまして。よろしくお願いいたします。

Accsessはほとんど無知で、DBの構成などもわからないのですが
まずは、質問をさせてください。
補足が必要なときは、随時補足させていただきます。

AccsessのDBに入っているデータが（仮に名前の名簿だとします）が3万件程度、
Excelファイルに同様のデータが1万件程度あります。

入っているデータは同じようなもので、
Excelの1万件は、Accsessの3万件の中に入っているはずですが、
どのデータが重複しているのかがわからないので、
重複しているデータを抽出、もしくは検索したいのです。

数が数だけに、1件1件検索するわけにもいかないので、
一括に近い形で検索できる方法が知りたいです。

どなたか、ご存知の方がいらっしゃいましたら、ぜひ教えてください！

回答No.3

rukuku · ベストアンサー

>「ユーザーコード」は、数字数ケタとかでよろしいのでしょうか？
はい。もしこれがExcelのデータでもAccessのデータでも同じ人には同じ番号がついているのなら話は非常に簡単です。

そうでなければ、名前をキーにつきあわせるしかなさそうです。
Accessで出来なくはないのですが、少々面倒です。

重複データかどうかを最終的に判断するのは人の手に依るしかないので、Excelでやった方がやりやすいかと思います（４万件のデータですとExcelの仕様上は出来ますが、実際にちゃんと動いてくれるかは保証できませんが）。
手順は以下のようになります。
１．AccessのデータをExcel形式でエクスポートする
２．列の並びが違う場合には、順序を入れ替えて同じ並びにする
３．コピー＆ペーストで２つの表を一つにする
４．名前順で並べ替える
５．開いている列にCountif関数を使って同じ名前のレコードをカウントする
６．オートフィルターを使って５で求めた数値が「１より大きい（２以上）」のレコードを抽出する

お礼

重ねがさね、ご回答ありがとうございます。

AccsessのデータをExcelにインポートして確認する方が、素人には向いているかもしれませんね！

教えていただいた操作について、関数のやり方を調べて試してみたいと思います。
再度不明点が発生した際に、補足で質問させていただければと思うので、
もう少し質問を開いたままにさせてください。

ありがとうございました！

回答No.2

rukuku

こんばんは

基本的な考え方は、＃１のkmetuさんがおっしゃる通りだと思います。

実際のデータはどのようなものでしょうか？
ご質問の例のような名簿でしたら、名前だけをキーにしたら「同姓同名の別人」が存在します。というのが最初の問題です。

また、名字と名前のスペースの有り・無しの違いがあれば「別人」となります。（これは、システムを上手く組めば解決できます）

名前＆住所で判断しようとした場合、状況はもっと厄介になります。「全角や半角」の問題や「スペース」の問題は回避することは出来ます。しかし、「○○町１丁目２番地の１」と「○○町１－２－１」を「表記は違うけれど同一の住所」であると判断させるには大変です。入力されたデータが相当にルールがきっちりと設定されていて、なおかつ、ルールに反したデータは入力できないようなブロックがされていることが必要です。

「ユーザーコード」のような定型のフィールドがあれば識別は簡単ですが、氏名＆住所での識別は大変です。

補足

ご回答ありがとうございます。

実際のデータは、名前が入っているのは間違いなくて、
あとは、質問者様のおっしゃる電話番号や住所です。
ですが、名前は確実に重複するデータがあるはずですが
電話番号は、片方にはあっても、もう片方には無かったりする可能性があるので
識別するときは名前で識別することになると思います。

「ユーザーコード」は、数字数ケタとかでよろしいのでしょうか？

回答No.1

kmetu

エクセルのデータをアクセスにインポートして
クエリの結合を利用して重複しているデータ一覧を取り出せます。

お礼

回答ありがとうございました。
クエリの結合というのを調べてみます。