エクセルのオートフィルタについて

質問

エクセルのオートフィルタについてですが、一番取り扱いに困っている所は、社員の給与リストとかで、ある特定のデータ、例として事務員（一つの行の例えば一つのセルに名前、一つ横のセルに給与の数字（数値データ）がはいっている）を抽出した場合（事務員の記号がどこか同じ行にはいっているとして）数値の列を開いているセルで関数処理したい場合、表示されている数字だけを処理する場合と隠れている（多分）データも処理してしまう場合があり大変戸惑っています。なんとかどちらかに統一したいのですが、自分なりに調べましたが分かりません。どなたかご存知ないでしょうか。また、このオートフィルタで特定の数字や文字を抽出しようとしてもうまくいく時とそうでない時があります。なぜなのでしょうか。これはバグと考えても？

回答No.3

DexMachina · ベストアンサー

> 表示されている数字だけを処理する場合と隠れている（多分）データも処理してしまう場合があり

オートサムボタンで合計を表示させる場合、オートフィルタの状態によって、実際に入力される
式が変化します。
　a)オートフィルタを設定していないシート/設定はしているが絞り込みをかけていないシート：
　　オートサムボタンをクリックすると、Sum関数が入力されます。
　　(=表示されているかどうかに関係なく、指定範囲内の全ての値の合計が表示される)
　b)オートフィルタで、何らかの条件で絞り込みを掛けているシート：
　　オートサムボタンをクリックすると、(オートフィルタの適用範囲かどうかに関係なく)
　　Subtotal関数が入力されます。
　　(=オートフィルタで表示対象となっている値のみの合計が表示される)

ですので、オートフィルタでの絞り込み状況に合わせた合計表示に統一したい場合は、
適当な値で一旦絞り込んでから、オートサムボタンを使用してやるようにすると、常に
Subtotal関数が入力されるようになります。

> オートフィルタで特定の数字や文字を抽出しようとしてもうまくいく時とそうでない時があります。

それは恐らく、見た目は同じ「数字」でも、Excelでは「数値」として記録されている場合と、
「文字」として記録されている場合があるためだと思います。

例えば、A2セルに「1」、A3セルに「'1」と入力すると、A2は数値と判断されて右寄せに、
A3は文字として判断されて左寄せに表示されます。
この状態でA列にオートフィルタを設定します。
すると、オートフィルタのリストで「1」を指定した場合はA2・A3とも表示対象になるのですが、
同じくリストで「(オプション)」を指定して『オートフィルタ オプション』ダイアログを開き、
『抽出条件の指定』で「1」「以下」を指定すると、数値として保存されているA2のみが表示され、
また、同じように「1」「で始まる」を指定すると、文字として保存されているA3のみが表示されます。

ですので、オートフィルタで必要なデータを正しく表示させるためには、
　1)その列に記録されている数字は、数値なら数値、文字なら文字で、統一してやる
　2)その列に記録されているのが数値か文字かによって、「以上」「未満」なのか、「で始まる」
　　「を含む」なのかを使い分ける
といったことが必要になります。

お礼

ご丁寧に有難う御座います。大変勉強になりました。早速試してみます。

回答No.2

koko88okok

抽出したデータだけで計算できるSUBTOTAL関数をお使い下さい。その他の関数では、抽出したデータ以外のデータも計算対象になります。

「Excel関数－subtotal関数の使い方」
http://exinfo.biz/func/func_subtotal.shtml

回答No.1

kuroizell

何の処理をしているのか、何の関数を使っているのかも分かりませんが・・・
推測で、Sum関数とSubtotal関数との違いではないかと思います。

補足

有難うございます。ただΣでオートサムをやると抽出対象だけを扱えるようなのですが。