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質問

学生のデーターベース作成について
年齢や学年が自動的に変わることは
できるのでしょうか？
たとえば誕生日がきたら、年齢があがるとか、
4月になったら学年があがるとかです。
よろしくお願い致します。

回答No.2

ARC

基本的に、複数のデータを一気に書き換えるには、「更新クエリ」を使います。

例えば、「4月になったら学年が上がる」を行う為には、
1:クエリを新規作成する。学生テーブルを指定。
2:[クエリ]-[更新]と操作する
3:[学年]フィールドをダブルクリックして、クエリのフィールド部分に追加する。
4:[レコードの更新]のところに
[学年] + 1
と入力する。
5:クエリに名前を付けて保存する。
6:4月の1日になったら、このクエリを1回だけ実行する

のような操作で出来ますね。
４月の１日には、他にも卒業生の処理だとか、いろいろな処理が発生すると思いますので、これらを「年度更新」とか言う名前で一つの処理にまとめておき、それを実行するようにしたらいいと思います。

年齢についても、同様の操作で、
[年齢]フィールドを対象にした更新クエリを作って、[レコードの更新]のところに以下の式を記入し、データベースの起動時にでも実行してやれば、とりあえずは実現できます。
IIf(Month(Date())*100+Day(Date())>=Month([生年月日])*100+Day([生年月日]),Year(Date())-Year([生年月日]),Year(Date())-Year([生年月日])-1)

ちなみに、データベース起動時に何らかの処理をじっこうするには、マクロを新規作成して、任意の処理を記述し、名前を付けて保存で「AutoExec」という名前にして保存します。

あと、年齢については、osapi124さんも仰っているように、[年齢]フィールドを作らずに、常に[生年月日]からリアルタイムに計算した値を使うようにした方が、いい場合もあります。
(例えば、24時間データベースを起動しっぱなしにする場合とかは、上記のような「起動時に更新する」方式では、対応できません。)

学生データベースのような、
●一部の人間しか使わない
●１日の終わりには必ず終了する
システムの場合には、「起動時に年齢を更新」方式で十分な場合もありますが…

なおリアルタイムに年齢を計算するには、
1:クエリを新規作成(学生テーブルを選択)
2:全てのフィールドをクエリのフィールド部分に追加する
3:フィールド部分に、以下の内容を追加する
年齢:IIf(Month(Date())*100+Day(Date())>=Month([生年月日])*100+Day([生年月日]),Year(Date())-Year([生年月日]),Year(Date())-Year([生年月日])-1)
4:名前を付けて保存し、以後、学生テーブルを使う代わりに、このクエリを利用するようにする。

のようにします。
不明点等ありましたら、補足にてご質問ください。