EXCELで、なぜ「改ページプレビュー」するのですか

質問

ソフトウェアの開発の仕事をしています。
私の周囲では、EXCELを使う場合、多くの人が「改ページプレビュー」の状態で使用します。こうすると印刷したときのイメージがつかみやすいことはわかりますが、なぜ皆が皆「改ページプレビュー」にするのかわかりません。
何がそんなに便利なのでしょうか。

回答No.4

chie65536

Ａ～Ｈ列を１ページに収まるようにしている表を作成中、セルの幅を変えた時に「Ａ１～Ｇ４０が１ページ目に、Ｈ１～Ｈ４０が２ページ目に、Ａ４１～Ｇ８０が３ページ目に」と、ギリギリで一番右端のＨ列が違うページに別れてしまう事が起きます。

気付かずにそのまま印刷すると、本来のページ数の倍の紙が消費され、しかも偶数ページは端っこにＨ列のみ印字され、と言う状態になり、セル幅を再調整してもう一度印刷させられるハメになります。

また、行の高さを変えたり、１行追加した時に「印刷してみたら、合計行だけ次のページに行っちゃってカッコ悪い」とかって事も起きます。

このように、改ページプレビューにしとくと「試し印刷が要らない」「印刷してから直すという二度手間が要らない」と言う点で便利です。

また、表の外の遠くに「セルを白く塗り潰しただけで何も印刷されないセル」なんかが残ってると、印刷した時に白紙ページが大量に出ますが、標準表示だと大量の白紙ページに気付きません。

試しに新規のブックを作って「GC列1150行目」のセルの背景色を白く塗り潰してみましょう。標準の表示では、その範囲まで延々４００ページ以上印刷されるのが判りませんが、改ページプレビューならすぐに４００ページ以上印刷されるのに気付きます。

こういう「何か知らないけど、変なページがいっぱい印刷されてる！」って罠にハマった人が「改ページ表示にすれば、こういう罠にハマらないで済む」との経験から、改ページ表示にして使うワザを覚えたのだと思います。