抽出したデータを別のシートに転記する方法

質問

• 親データからオートフィルターを使用してある属性のデータを抽出し、別シートに転記する方法についてまとめました。
• 親データと別シートの整合性を保つために、親データの変更内容が別シートに自動的に反映される方法についても説明しました。
• エクセルのオートフィルタや関数を使用することで、簡単にデータの抽出や整理を行うことができます。マクロを使用する必要はありません。

回答No.1

MASUKUBO · ベストアンサー

オートフィルターを利用する方法は元のデータに新たなデータが加わったり元のデータが修正されるたびにオートフィルタの操作をやり直してそれをコピーし貼り付けるという操作になりますね。オートフィルタなどの操作がわからない人にはできませんし、操作もいちいち面倒です。
関数を使って属性を抽出しそれを別のシートに自動的に表示させるのがよいでしょう。次は一例ですが参考にしてお望みのシートを作られるのがよいでしょう。ぜひお試しください。
例えば元の表がシート1に有り、A1セルからH1セルまでには項目名が有るとします。ここでは仮にA1セルに氏名、B1セルに性別、C1セルに年齢とあり、それぞれのデータが下方に入力されているとします。適当にデータを入力してください。
そこで例えば男のみのデータをシート2に20歳以上で30歳未満のデータをシート3に表示させるとします。そのためには分かり易くするためにシート1には作業列を作って対応します。例えば男のみのデータを抽出するためにJ1セルには男とでも入力し、J2セルには次の式を入力して下方にオートフィルドラッグします。

=IF($B2<>"男","",COUNTIF($B$2:$B2,"男"))

これで男の行のみに上から順に番号が表示されます。

K1セルには20歳以上30歳未満とでも入力し、K2セルには次の式を入力して下方にオートフィルドラッグします。

=IF(AND(C2>=20,C2<30),COUNTIF($C$2:$C2,">=20")-COUNTIF($C$2:$C2,">=30"),"")

これで該当の年齢の行に上から番号が表示されます。

このように抽出したい属性について作業列を設けて、その該当の行を上から順に表示させるようにすることで、元の表にデータが新たに追加されても、データが修正されることが有っても即座に対応したデータが表示されます。この作業列のデータを利用してシート2や3を次の様に作成します。

シート2の1行目にはシート1の1行目をコピーして貼り付けます。
シート2のA2セルには次の式を入力して例えばC2セルまでオートフィルドラッグしたのちに下方にもオートフィルドラッグします。

=IF(ROW(A1)>MAX(Sheet1!$J:$J),"",INDEX(Sheet1!$A:$H,MATCH(ROW(A1),Sheet1!$J:$J,0),COLUMN(A1)))

同じようにシート3に1行目には項目名を並べ、A2セルには次の式を入力して右横方向にオートフィルドラッグしたのちに下方にもオートフィルドラッグします。

=IF(ROW(A1)>MAX(Sheet1!$K:$K),"",INDEX(Sheet1!$A:$H,MATCH(ROW(A1),Sheet1!$K:$K,0),COLUMN(A1)))

このように元のデータシートにそれぞれの属性について作業列を設け、それを利用して属性ごとのデータを別のシートに表示させるようにすることで、オートフィルタとコピー貼り付けの操作をする必要はなくなります。上記の例を充分試験されて目的が達成できますように願っています。何かわからないことがありましたら追加ご質問ください。

お礼

さっそく教えていただきありがとうございました。やってみましたら、なんと素晴らしい結果が得られました。エクセルの関数については本を読んで、その意味を理解しようとしていましたが、組み合わせて複雑な操作ができるものだなと感心しました。教えていただいた関数式の意味を一つづつ理解していきたいと思っています。エクセルの達人から見れば簡単なことかもしれませんが、私のようにオートフィルタで抽出したデータをみたり、せいぜい合計金額を求めたりする程度しかできない者にとっては、大変感すばらしいですね。作業列を作るということが理解できなかったのですが、やっみてなんとなくわかった気がします。合計10くらいのシートにデータを抽出できました。関数式のなかの(Sheet1!$J:$J)のJのところを作業列に合わせて変えていくだけでうまくいきました。差し込み印刷もこのシートを差し込みデータとして使用することで、うまくいきました。ありがとうござました。少しは進歩したと思います。