社内規程の管理方法について

質問

社内規定の管理方法について、
私の会社では社内規程が変更になった場合、月に一度幹部に配信する文書に修正した箇所がわかるよう取り消し線をいれわかりやすいように作成した文書を含めてコピーを配っています。
それぞれの部署が持つバインダーにその変更した文書を更新することで、皆が規程を意識し理解を深めてもらうようにしています。

しかし、昨今ではパソコンで見れるようしてはどうかなどの意見がちらほら見かけます。
パソコンは苦手な人もおり、全く見ずに知らなかった、周知されなかったと言い出す輩、電磁データではコピーが流出して大問題になる虞さえあります。

長年続いている最適な運用法であることは間違いありません。
しかし、それを理解しない人がいるようで困惑し、さらには無駄に時間を割かれてしまうことで辟易しております。

同様の方法で管理されている企業は多いことかと思いますが、どのような方法を持って教え諭すのが適切なものかご意見をいただきたく投稿いたします。

回答No.3

f272

社内規定が内規といったものであればおっしゃるような方法でも十分ですが、就業規則のようなものであれば月に一度幹部に配信する程度では不十分です。全社員に向けて即時に変更があったことを通知してください。変更後の内容については全社員が閲覧可能になっていれば十分です。

> パソコンは苦手な人

そういう人は無能ということですから、社内評価を低くするとともに社員教育を徹底してください。

> 全く見ずに知らなかった、周知されなかったと言い出す輩

そういうことを言わせないために、社員に向けた通知は記録の残るやり方にします。弊社では全社員向けのeメールです。

> 電磁データではコピーが流出して大問題

秘密文書ではないのですからコピーが流出して問題になるとは思えません。それとも公になると不適切な内容があるのですか？そうであるなら不適切な内容があること自体が問題です。

回答No.2

tiltilmitil

「社内規定を文章で通知したなら確実に全員が遵守する」というなら、

・今後は社内規定を社内ネット上にアップするので通知があったら確認すること

という社内規定を文書で出して、以降はネット更新に切り替えればいい。

「そんなことしたって読まないやつは読まない」というなら、紙で出せばみんなが遵守するという前提が間違っている。

回答No.1

cicibo

私の会社の運用方法をご紹介します。
原本は、総務・人事部門が保管、管理していますが、コピー版は部署に１部常設、そして各社員には入社時に紙冊子の規定を配布しています。

変更が発生した場合、
・○○ページが変更となりました。
（変更前）△△の時は、□□です。
（変更後）△△、または▲▲のいずれかの時は、□□です。

という通知と同時に該当箇所の１ページ分がデジタル（ＰＤＦ）文書が届きます。
同じ通知の中に、
「各自所有のもの、および部署内で保管している規定の差し替えをお願いします。」
と連絡されます。
部署内にあるものは、その部の庶務的な役割の社員が差し替えます。
差し替えるというか、そのページを追加するイメージです。そして、５年に一度くらいのペースで、冊子が新しくなり、配布されます。

＞幹部に配信する

幹部だけでなく、全社員ですね。

＞電磁データではコピーが流出

社内規定に限らず、社外持ち立ち禁止ソフトが組み込まれているので、メールに添付できない、ＵＳＢメモリやクラウドなどにも書き出しできない仕組みになっています。（とっても不便ですが、しかたないとあきらめています）

＞どのような方法を持って教え諭すのが適切なものか

「変更になったよ」、「ココにあるよ」というのを伝えるしかないと思います。ポータルにショートカットを載せる、メールなどで後から振り返ることができる方法で連絡する、定期的（たとえば３か月に一度）に「ここにありますよ」と（他の周知事項と合わせて）通知するという、地道な活動が必要と思います。