同じメールアカウントを二台のPCで使う時に、、、

質問

前回の質問の仕方がまずかったので、もう一度です。

例えば、同じメールアカウントを二台のPCで、それぞれAさんとBさんが使うとします。受信メールの設定がPOPでもIMAPでも、あるいは他のソリューションでも良いのですが、
Aさんが使ってるパソコンから、Bさんのパソコンでその共有アカウントのメールの「添付ファイルを開いたか」「そしてそのファイルを印刷したか」が分かる方法や手段はないでしょうか？

Windowsだとしたらアプリケーションのイベントログとか調べたら分かりますか？

回答No.2

sknbsknb2

そもそも、どうしてそんな変則的な運用が必要なのかと、添付ファイルを開くとか印刷したかということを、なぜ知る必要があるのかを教えていただければ、別のソリューションを提案できるかもしれません。

お礼

ご回答ありがとうございます。
なぜこんなことを考えるかと言いますと…、

先日から働き始めた職場でメールを使った受注があります。受注担当が私ともう１人いて、それぞれのPCに同じメールアカウントがPOPで設定されています。（なおかつ、サーバーに残す設定）
来たメールを開き添付ファイルの注文書を印刷して次の工程へ渡すのですが、同じものを二重に印刷出力したり、逆に出力を忘れたりすることがあります。
私の提案で今度IMAPに変えることにはなったのですが、それならもう一歩進んで「添付ファイルを開いたかどうか」や「添付ファイルを印刷したか」まで分からないものか、と考えた次第です。

昔使ってたグループウェアだと添付ファイルのダウンロードまでは把握できてましたので、今時のソリューションで何かないかなぁ、と思ったのです。

回答No.1

asciiz

きちんとやるのであれば、「お問い合わせ受付管理システム」みたいなもので、代表メールアドレスを用意。
担当者1・2・3…ごとのログインIDを用意し、システムにログイン。
代表メールアドレスに届いたお問い合わせの中で、未対応のものを画面に出す、担当者が取り出して対応する、また複数回のやり取りがあった場合にも一連のスレッドとして表示できる、みたいなことをするものでしょう。

検索すれば、そんなシステムがいろいろ見つかります。
クラウド利用出来る奴なら、導入費用ゼロ、月額費用を担当者数とか取扱スレッド数で従量料金、みたいな感じになるでしょうか。

例)【最新版】問い合わせ管理システム12選を比較！選び方や導入メリットも解説
＞https://yaritori.jp/tool/3266/

でもまあ、すごく原始的な手法なら、通常のメールクライアントでも出来るかもしれません。

対応者ごとに自分のパソコン(あるいはスマホ)を使っている、という前提なら、メールアプリにおいて
・差出人の表示名
・差出人の署名
を変えておくことができます。

例えばメールアドレスが「info@▲▼▲.co.jp」、担当者A太郎・B次郎・C男さんがいた場合。

Aさんのパソコンで、
メールアドレス(アカウント): info@▲▼▲.co.jp
表示名: 株式会社▲▼▲ A太郎
※署名もその人個別のものにする

としておいてメールを出すと、

From: 株式会社▲▼▲ A太郎 <info@▲▼▲.co.jp>

というメールヘッダおよび署名がついて、相手に届きます。
そして送信したメールは、POP3の場合は自分のパソコンのみ、IMAPの場合には全員に残ります。

Bさんのパソコンから出せば
From: 株式会社▲▼▲ B次郎 <info@▲▼▲.co.jp>
Cさんのパソコンから出せば
From: 株式会社▲▼▲ C男 <info@▲▼▲.co.jp>

というメールヘッダになり、区別できるでしょう。

ただ、相手からの返信で、このヘッダのまま返ってくるとは限りません。
単に「To: info@▲▼▲.co.jp」として届いたならば、本文に引用された署名欄を手掛かりに担当者を割り出すことになるでしょう。
※引用なしに返信される場合もあります。メール題名や内容から判断しなければならないかもしれません

それに単純なメールアプリで対応していると、システムなら対応できていた「未対応の問い合わせ」を見落として、何日も放置してしまい、再度の問い合わせでお怒りを受ける…なんてことも発生しそうです。

問い合わせが少ないうちならば、「処理済みのものはフォルダ分類する」※IMAP方式でメールを使っている場合
といった技も使えますが。

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＞Aさんが使ってるパソコンから、Bさんのパソコンで
＞その共有アカウントのメールの「添付ファイルを開いたか」
＞「そしてそのファイルを印刷したか」が分かる方法や手段はないでしょうか？

そこまでやりたい場合、「IT資産管理」ツールを入れなければなりません。

メール対応とは全く別の話になってしまいます。

＞IT資産管理ツールの比較11選！目的に合った選び方｜アスピック
＞https://www.aspicjapan.org/asu/article/4133

パソコンの操作ログを記録し、Webへのアクセスログや印刷記録、USBストレージへのファイル記録、あるいはUSB機器自体の利用許可なんかもできます。

お礼

ご回答ありがとうございます。

そうなんですよねぇ、きっちりやろうとするとちゃんとしたシステムを使わないとできないんですよねぇ。ただ、対コストで考えるとそこまでは難しいかなぁ、と。

でも、いただいたご回答を読んでるうちにちょっとアイデアが浮かびました。
出力に使ってる複合機がその都度ログを飛ばしてくれるようなので、それでPC名とファイル名が分かればデータベースに取り込んで重複は発見できるかも知れません。

「受注のメールが来たら添付ファイルを印刷する」をバックグラウンドでRPAできたらなぁ、と考えたりもします。
いろいろやってみます。アドバイスありがとうございました。