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安全書類

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安全書類と施工体制台帳というものを作っています。二次業者10社よりは少なく各2~8人程度で、目次に沿った書類を下請けから依頼し、取り寄せてまとめて提出して作っています。
そこで、今の現場で完成した安全書類と施工体制台帳をしっかりせいに整備しておけば次回の現場でも宛先や、作業員名簿の有り無しを変えれば、流用できるものなのでしょうか。
表紙からはじまり誓約書、注文書、工事約款、下請負通知書、名簿、資格証、保険加入状況、保険証コピー、持込機械届、工事車両届、火気使用届、等等。
エクセル、ワード、紙スキャンPDFが混在し個々のデジタルデータで保管していても、出力後に元請、下請印鑑を押すた
デジタルファイルでの管理は難しく、すべて順番に紙で揃えた後、スキャンPDFで最初からすべてとっておく、という形で保管する以外にないと考えます。
また、紙でファイリングしても、紙ファイルを管理している部署が、いつのまにか途中経過をコピーして複製し、さらに複数人が複数の紙ファイルで作業を行ったため、バージョンの違う複数冊の紙ファイルが混在し、どれが最新かもわからない状態となり、しかもせっかく新しく追加したはずのファイルがいつのまにか使わないファイルにされてしまい、何回か差し替えに行ったのに古いままとなってしまいました。

ドキュメントのセオリーからいくと、ひとまとめにしたデジタルデータをマスターとし新しくするたびに紙をたしていく、ただこれだけで間違いは起きないと思いますがいかがでしょうか。渡す側も受けとる側も意識が足りなくなんとなく役所の言われたように追加変更していった結果、めちゃくちゃな安全書類ができあがっている状態となってしまいました。管理している側は役所の検査が終わって書類の指摘はなく問題ありませんでしたと言っていてそれを聞いた側も、喉元すぎれば火もまた涼し的考えなのでこれでは最後までよくなる気配が全くないです。元請け側でなく下請け側のにんげんでも元請けに働きかけることも必要だと思いませんか?これは安全書類が面倒だからグリーンサイトとかツールを使う、とかそういう話ではなくて単に意識だけの気がします。
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