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顧客からの電子メールの保存方法

  • 質問No.9450385
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ISO TS16949を取得すべく、学習しています。
当社には、顧客より、メールで、作業や試作依頼が来る事があります。メールですので、当然個人宛に来ます。仕事は、複数のチームで行っているので、チームの人間に依頼内容を展開するのに、少々困っています。メールの転送で展開は出来るのですが、依頼が多いと(又、数ヶ月かかるような期間の長い依頼もあります)、だんだんごちゃごちゃになり、誰が依頼を受けているのか?どんな依頼だったか等分からなくなり、仕方が無いので、共有サーバーにメールを保管することにしたのです。ここで、またまた問題が起こりまして、メールは個人宛ですから、パスワードを知らないと、あけられないのです。そこで、メール分をテキスト(.txt)文で、保存することにしました。
・・・・ですが、ココで少々心配になりまして、メールそのものを保存しているのでは無く、テキスト文ですので、誰でも改ざん(その意思が無くても偶然でも)出来るじゃないですか。PDFなどに変えても、送って着た物(メール)とは、属性なんかも違うし、釈然とせず、このままでいいのか心配です。
セキュリティソフトなどの歌い文句を見ると、機密性・完全性・可用性をバランスよく・・なんて書いてありますが、現状は、可用性だけを考慮した様になっています。
どうにも分からなくて・・どなたか詳しい方、おりませんでしょうか?
アドバイスを御願いします。
この際、少々お金がかかっても、セキュリティソフトの導入も止むなしかと考えています。お勧めのものがあれば、それも御願いします。

回答 (全1件)

  • 回答No.1
メールの保全についてはいわゆる「メール・アーカイブ」製品の範疇になるのでしょうか。「メール・アーカイブ」でweb検索してみてください。
(要求をばっちり満たすものと思われますが、お金のかかり具合は少々では済まなそうです。)

メールが社内内部で改竄されていないことを証明するのは、LAN/WAN/メールサーバを含めて統制しないと難しいと思います。 ウィルスメールやスパムメールが、容易に発信者を騙っているくらいです。 メールの仕組みというのはガイドラインの集まりみたいなもの(RFC)なので…

とりあえず思いつくのは、メールサーバーが社内なら、その管理を厳密にする。 メールサーバーが社外なら、個人個人が直接メールを受信できないようにポートブロックしてしまい、社内に中継メールサーバを立て、社外からのメールを社内中継メールサーバからしか受信できないようにする。 社員宛の全ての受信メールを管理者がバックアップする。 これで、DIYメール・アーカイブシステムになるかもしれません。出来る人が居ればですが…

ISO取得という大義名分があるなら、個人宛でない窓口を各組織単位に設け、必ずそちらに発注書を発行してもらうような受注体制にしてしまえば、それで良いような気もします。その手続きを顧客が楽に出来るように工夫すれば良いのではないでしょうか?
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