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管理組合総会および理事会への代理出席の法的有効性

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  • 質問No.9353924
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お礼率 68% (13/19)

マンション管理について詳しい専門家、法律家の回答を希望します。
現行の団地管理組合規約では、総会に出席できる、又役員になり理事会に出席できるのは現に団地に居住する組合員と書かれています。
ところが実状はと言いますと、同居する組合員の親族(妻や子供)が総会に出席して
議決権を行使する、理事会に出席して発言する等が暗黙の了解で行われています。
現在までのところ問題は発生しておりませんが、万一理事会の決議の有効性や、総会の議決の有効性が争われる事態となれば大きな問題になるのではと心配しています。
そこで総会や理事会への同居親族の代理出席に法的有効性を担保するために
 1.総会への出席資格に、同居親族の代理出席・議決権行使を認めることを明記する。
 2.役員資格に、組合員の同意を得て同居親族の就任を認める。あるいは役員に就任した組合員の委任状を受けて同居親族の理事会への代理出席・発言を可能とする旨を明記する。
このような規約の変更が望ましいのではないかと考えていますが、たとえば民法やその他の法律の条文や判例で、組合員の同居親族(妻や子供)には そもそも代理権が存在するので 上記 1.や2.を規約に明記する必要はない という可能性はありますでしょうか? 
以上、よろしくお願いします。

回答 (全3件)

  • 回答No.3

ベストアンサー率 56% (175/308)

補足コメントへの回答です。

>区分所有法により認められている代理人は誰でもなれるという事ですね。

区分所有法では制限を設けていません。代理人が乳幼児であったり、委任後に代理人が破産したり認知症になったり等々の例外はありますが、「誰でもなれる」との理解で原則としては良いと思います。

>可能であれば、ひな形の文言を教えていただけませんか。

貴組合としての意思や、少なくともあなたの意図することが分からないのに、雛形の提供と仰られても適切な回答はできません。
あくまでも「一般的な雛形」ということであれば、Web上で検索すれば容易に見つけることができると思います。このサイトで質問をされているのであれば、Webでの検索も可能かと思います。

>この場合、理事会に出席したことにはなりませんよね。

これも規約次第です。
理事会の成立要件として、定足数を満たす理事が同じ場所・同じ時間に集まることを必ずしも要せず、事前に提案された議案に対して書面での賛否が集まったことをもって、理事会が成立したものとみなすことも可能です。

>でもこのような暗黙の了解は日本全国どこでも行われているのではと思いますが実態はどうでしょうか。

「実態はどうでしょうか」といった極めて広範な疑問に具体的に回答するほどの経験は私にはありません。
貴組合と同様の規約の定めとなっているのマンション・団地において、高齢の組合員と同居する組合員の子息や、総会日に仕事等の予定がある夫の代わりに妻が出席しているような実態の組合も多いことは想像されます。
しかし、上述した"事実上の代理人"が出席したことにより、本来の組合員が出席していれば可決されなかった議案が可決されたり、否決されていたであろう議案が可決されるようなことがなければ、誰も問題視することはないので、厳密に言えば規約違反の総会決議の効力の有無等の疑義が顕在化することはないと思います。
お礼コメント
pasocon1818

お礼率 68% (13/19)

>厳密に言えば規約違反の総会決議の効力の有無等の疑義が顕在化することはないと思います。

もう20年以上このような組合の運営が行われていて、問題になったことはないのですが、昨今の不在組合員に協力金の負担をお願いするケースとか、大規模修繕で多額の積立金を支出するケースとかで反対意見が出て、総会の議決の有効性が争われることもあり得ると考えると、規約を変更して合法的な組合運営を行うべきと思っております。
多くの専門家の皆さまのご意見を伺いたかったのですが、残念ながら叶いませんでした。質問タイトルにも工夫が必要ですね。

回答ありがとうございました。
投稿日時 - 2017-08-02 16:09:27
  • 回答No.2

ベストアンサー率 56% (175/308)

既に回答にあるように、区分所有法により総会での代理人による議決権行使は認められています。
質問文の1.にあるような規定は、代理人の資格を組合員の同居親族に限定する点で意味があり、多くの団地管理組合規約では同様の規定があります。

同様に、多くの団地管理組合規約では組合員の同居の親族も理事等の役員として選任することを認めています。これは、質問文の2.の前段に該当します。

一方、質問文の2.の後段の規定は認められません。理事等の役員はその個人としての資質や能力によって組合の運営を委任されている者であり、代理人による理事会における議決権行使は、総会の意思を無視したものとなります。
補足コメント
pasocon1818

お礼率 68% (13/19)

回答ありがとうございます。
回答1への補足にも目を通していただけばと思います。

>代理人の資格を組合員の同居親族に限定する点で意味があり

区分所有法により認められている代理人は誰でもなれるという事ですね。

>多くの団地管理組合規約では同様の規定があります。

可能であれば、ひな形の文言を教えていただけませんか。

>質問文の2.の後段の規定は認められません

そうですよね。
もし日程の都合でどうしても次回の理事会に出席できないが、ある議題にどうしても自分の意見を表明したい場合は、理事会に自分の意見を記した書面を提出することになりますか?
この場合、理事会に出席したことにはなりませんよね。

以下の内容は、すでに回答1の補足に書いた事ですが

暗黙の了解で同居親族の総会への出席を組合員出席と同一視していますので、過去の総会で代理出席者が何人いたかは記録に残っていませんので「総会で承認」の法的有効性に問題があるかもしれません。
でもこのような暗黙の了解は日本全国どこでも行われているのではと思いますが実態はどうでしょうか。

実態に関する何らかの情報があれば教えてください。
投稿日時 - 2017-07-21 17:52:49
  • 回答No.1

ベストアンサー率 22% (3793/16983)

他カテゴリのカテゴリマスター
 
建物の区分所有等に関する法律
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S37/S37HO069.html
第三十九条の2に
「議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。」
この様に書かれてます。

一般的には総会の案内に議決権行使書と委任状を添付しておき事前に提出を義務付けてると思います
 
議決権行使書には議案ごとに賛否を記入する様式と一括で理事(役員)に委任するの二つが記載されてます
 
補足コメント
pasocon1818

お礼率 68% (13/19)

>「議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。」
この文言は管理組合規約の(議決権)の中にもありますが、代理人の資格要件には触れておりません。委任状があれば誰でも代理人になれますか?
また、管理組合規約の(出席資格)に
組合員以外の代理人に関する記載がありません。
「組合員の他、理事会が必要と認めた者は、総会に出席できる」
とあるので、委任状を提示した時点で、必要と認めた者と認定されると解釈していいのでしょうか。

>一般的には総会の案内に議決権行使書と委任状を添付しておき事前に提出を義務付けてる

当方の団地では総会議案書と同時に出欠確認と委任状は配布しますが、議決権行使書は配布しないし、それには触れておりません。
委任状は総会当日会場でも受付けています。
また、デフォルトの委任状は 理事長委任か、他の組合員に委任か、の様式になっておりまして、組合員以外への委任は思いつかないかも知れません。

それはさて置き、今回の質問のポイントの1つは組合員の同居親族が委任状を出さずに総会に出席して議決権を行使した場合の有効性に関して問題はないかという点です。暗黙の了解で同居親族の総会への出席を組合員出席と同一視していますので、過去の総会で代理出席者が何人いたかは記録に残っていませんので「総会で承認」の法的有効性に問題があるかもしれません。
でもこのような暗黙の了解は日本全国どこでも行われているのではと思いますが実態はどうでしょうか。
投稿日時 - 2017-07-21 16:43:16
お礼コメント
pasocon1818

お礼率 68% (13/19)

回答ありがとうございました。
投稿日時 - 2017-08-02 16:10:17
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