• 締切済み

秘書が働きやすいオフィス環境を作るには?

うちの会社は、秘書を派遣で雇っているのですが、彼女達の話を聞いていると、他社とのギャップが大きいようです。 低コストで、できるところから、秘書が働きやすい環境を作りたいと思っています。 秘書の派遣社員、急に辞めることもあり、もう少し引継ぎ等をスムーズに行いたいと思っています。 普通に働く分には整っている方だと思うのですが、秘書が働くには、環境・設備が整っていないようです。また、秘書を使う側も使い方がイマイチのようで、無茶振りがあったり、業務量が多くなってしまうようです。 総務として、秘書業務が効率化されるオフィス環境作りや、秘書を使うルールやマナーを明確にして、経営層に浸透できれば、と思っております。(秘書の業務量の調整も、課題です) おすすめのセミナー講師・セミナー、書籍、サイト、アドバイスなどをいただけますと幸いです。 彼女達の意見をそのまま鵜呑みにすることもできず、上長を説得する情報もそろえなければ変化は起こせませんし。。 どうぞご回答の程、よろしくお願いいたします。

みんなの回答

  • ithi
  • ベストアンサー率20% (1959/9572)
回答No.3

te_3000 さん、こんにちは。 総務として、秘書業務が効率化されるオフィス環境作りや、秘書を使うルールやマナーを明確にして、経営層に浸透できれば、と思っております。(秘書の業務量の調整も、課題です) おすすめのセミナー講師・セミナー、書籍、サイト、アドバイスなどをいただけますと幸いです。 こんなにたくさんの資料、ガイダンスをするとおそらく、秘書要員に1カ月以上の研修になるかもしれないですよ。 何だか、正社員で秘書を雇ったほうがいいかもしれないですよ。

  • qwe2010
  • ベストアンサー率19% (2113/10739)
回答No.2

正社員の、派遣に対する差別があるようですね。 低コストで、効率化を求める。 言い換えれば、安い賃金で、こきつかうことでしょ。 秘書ができる人、バカではないから、無理があると思います。

  • yu62
  • ベストアンサー率16% (1/6)
回答No.1

大変ですねぇ。がんばって!

関連するQ&A

  • 秘書をされている方、心がけていることを教えてください。

    こんにちは。 派遣期間終了後、秘書で正社員のになることができました。 事務経験は派遣で1年ほどで、秘書業務は初めてです。 質問ですが、 秘書をするにあたり、秘書検定やビジネス文書検定などの資格を取得されましたか? 毎日の業務で、どんなことを心がけていますか? 初めての経験で、毎日手探りです。 主な業務は、社長のスケジュール・名刺・書類の管理、電話応対などです。 秘書=秘書検定というイメージがあり、本屋さんで色々みていたのですが、まずは一般常識などを身につけたほうがよいのでは?? と思い始めました。 恥ずかしながら30歳を超えているのに、冠婚葬祭の知識が皆無です。 葬儀でのお焼香の仕方や香典の包み方、薄墨を使うということもつい最近まで知りませんでした。 いずれこういった業務もしないといけないと思います。 ちいさな会社ですから、そのうち業務量も今の倍くらいになりそうです。 敬語はある程度使えると思っていましたが、私の使っていたのは正しくなく尊敬語や謙譲語、丁寧語が混ざっていることに、改めて気づきました。 ビジネスコーナーには、『こんな時どうする?電話応対』のような本も出ていますし、やはりこういったことも勉強する必要がありますよね?? どんな些細なことでもかまいませんので、皆様がこころがけていることを教えていただけると有難いです。 ちなみに、 『あくまでも秘書はアシスタント。出すぎてはいけない。』 とある方からアドバイスをいただき、それは実践中です^^; どうぞ宜しくお願い致します。

  • 社長秘書業務を上手くするために・・・

    こんにちは。某上場企業の社長秘書を派遣社員として始めました。こちらの会社に秘書を置くようになって1年目。私で2人目です。(仕事中に眠ったり、私用電話ばかりしていたり・・・と前任者の評判はすごぶる悪いものです) 私を雇った責任者は契約上総務部の部長です。この方も変な方で、会社のほとんどの方から嫌われています。 前置きが長くなりましたが、秘書業務を私が責任を持って進めていきたいのですが、「こんな電話のことは聞いていない」とか「社長のスケジュールを配れ」とか、総務部長のちゃちがよく入ります。「○○をしてほしい」と用事も良く頼まれるのですが、社長が出張から帰ったばかりでバタバタしているので「社長業務があるので・・・今日中でいいですか?」と伺うと「早くやって欲しいにきまっているだろう!あたりまえのことを聞くな!」と「社長業務よりも自分のことを優先させたい雰囲気です。」 また、日報まではいかないのですが、「日々の電話のやりとり等のノートをつけて見せろ」といってきます。でも、全てを書いていると時間通りに終わらないし、残業はさせたくないようです。 顧客名簿もないし、前任の方の退職の仕方もうまくいかなかったようで、いろいろと書類の整理等もしていきたいのですが、今の状態だとそれもいつになることやら。また、総務部長と上手くやれるかどうかも自信がありません。社長とは上手くいっているのですが・・・ ポイントレスの質問ですが、秘書業務が上手く行くように、また人間関係が上手く行くようにアドバイスをいただけたら幸いです。

  • 秘書の業務範囲をご存知の方、教えてください

    後任の方から相談されて、私には分からなかったので教えてください。 私の後任は派遣社員の秘書さんです。 秘書業務の範囲が分からないと相談されたのですが、 私は自分がしていたこと(秘書課の同僚と同じ範囲)しか分からず 応えになってなかったようで、どうも力になれなかった。 それで、教えてください。 1)秘書業務というのは、弊社の業務に付随する秘書業務のみが、 業務範囲でしょうか? 2)あるいは、○○役員付きという秘書ですので、 ○○役員の活動(役員は弊社以外にも、個人的に参加されている マルチ商法の幹部)に準じた秘書業務も行うのでしょうか? ・弊社の業務以外のマルチ商法関係で土日に出張する際の   宿泊や移動手段の手配。 ・マルチ商法関係で講演するときの原稿づくり。 ・マルチ商法関係で、会員の親睦会をするときのお世話係りなど。 3)役員と役員家族の個人的な年賀状の印刷や手配なども 秘書業務といえるのでしょうか? 4)この際、派遣さんは過去に銀座のホステスさんでした。 そういう過去を役員が知っていたため、 夜の食事&飲み会(取引企業との)への同伴が多く、 彼女によると、会社専属のホステスをやらされているみたいだと 不満のようです。  弊社役員も「彼女と飲みたければ、弊社と取引を」とお酒の席で 冗談まじりで言うそうです。これも秘書業務でしょうか? 5)役員の愛人さんが大手の保険外交員さんなのですが、 保険会社が販促のために開く、お客との交流会(居酒屋みたいな所で 保険外交員1人につきお客2人が招待され飲み&食べのパーティ) に役員の同伴として連れて行かれたそうです。  一応、会が始まる乾杯の挨拶は、役員が代表して行ったそうです。 その際、会社名や役職なども名乗ったし、その保険会社の支店長と 弊社役員も秘書も名刺交換をしたそうです。 ・こういう役員の愛人さんのノルマ(お客を二人連れていく)に  協力するのも役員付き秘書の業務なのか? 秘書業務とは無関係ですが、後任秘書の不満として 6)業務時間中に役員がスポーツクラブなどで運動するのも 役員の業務といえるのか? 世間一般の他社さまでは、どうでしょうか? 秘書業務経験者、人事・総務など秘書業務の範囲に詳しい方々、 是非、教えてください。よろしくお願いいたします。

  • 社会保険・秘書業務は難しいか

    企業ではありませんが正職員として経理を6年程していました。でも、試算表や決算書まではなく、日常経理です…。 その後、非正規雇用で入力業務やそれに付随する事務を主にしてきました。 今改めて迷っている事があります。 経理と総務的な仕事の経験をつけたいと探しているのですが、自分自身も不安に思っている事がありお聞きしたく思います。 総務的な中の社会保険関係業務や秘書業務は経験がないと、或いは30歳を過ぎると、 採用側は敬遠しますか。もしくは、務まらないものでしょうか。 正職員を退職後自分自身も社会保険の異動があり、上辺に過ぎませんが社会保険の事も知り、この事務の経験を積みたいと思っています。 が、経験ある方が望ましいとか、逆に単純な手続なので大丈夫です、と両方の声をきき、経験がないだけに躊躇しています。 秘書業務では、上役の方のスケジュール管理や切符手配の経験はおろか、総務経験もなく又、企業経験がない為 (派遣としてはありますが経理入力だったので経験があるとは言えません)、 具体的に実務ができるか、ドラマ等に出てくる様な''スラッとしたバリバリの秘書''しか想像できず、できないかもと不安があり、 現場の声をお聞かせ頂きたく思います。(規模により違うとは思うのですが) 僅かですが経理の経験を強める為にも、「経理では決算まで + 総務業務」ができればと思っているのですが、上記の様な仕事は事実上諦めた方がいいでしょうか。 色々自分のマイナスな部分と今後の将来設計等を考え、仕事の幅を広げる事を半ば諦め、後につながらないであろう単純な入力業務で妥協すべきか、最後の決断をする時期かとの思いもあります。 あと 嘱託・月給制だと、時間外給与は出ないと覚悟しておいた方がいいでしょうか (大手メーカーのグループ企業です)。 率直なご意見をお願いできませんでしょうか。

  • 秘書的なマナーについて教えてください。

    秘書的なマナーについて教えてください。 社長などの上役の方宛に電話がかかってきて、 不在 or 会議中の場合、 こちらから折り返し電話する事を提案することは 対応として、好ましい事ですか。 それとも社長に電話をさせるという意味で、 好ましくない対応ですか。 お約束の来客や、約束でない来客時についても (これは所属長レベルの方全ての場合) 自分の対応でよかったかなと 不安になる事があります。 一番困るのは、お約束で 目的の社長なり社員がいない時です。 私は、派遣で総務の人間でもないのですが、 総務にデスクを置いて仕事をしている事情上、 受付からの電話を取ってしまう事もあり、 総務の人間が皆席を立っていなかったり、 いても不在の社長なりの予定がわからない、 どこにいるかわからないとなると、 お約束の来客を、いつまでもお待たせする訳にもいかず、 対応に自信がなくなってしまう事があります。 (基本、総務に社員がいると社員に振るのですが  電話ではそうもいかない時があります) 社長などの上役宛の電話応対、 受付の来客対応、について 臨機応変な対応について ご教授頂けないでしょうか。 契約上の仕事は、入力業務で来客対応までは言われていません。 (総務の所属でもないんですが、 状況により、放っておけない場面が出てきて 緊張しています。 所属長からも、そこは総務だから (管轄外でいい) と 言われているのですが、そうもいかない時があり… 一応、念のため、きちんとした対応ができるように 知識と心の準備をしておきたいのです)

  • 秘書かOA事務か・・どちらにしようか悩んでます

    私は年長の娘がいるシングルマザーです。(実家暮らしで、母が送迎や行事に参加しているので、仕事をする上で早く帰らないといけない等支障はないです。また、年内に再婚予定です) 現在就職活動中で2つの会社で合格し、どちらにしようか悩んでいます。 今までは、一般事務(庶務、検収業務)と翻訳の仕事経験があります。希望は英語を使う業務ではなく事務業をしたいと思っています。英語に関しては翻訳、英訳など経験がありますが、それほど英語に自信があるわけでもなく、娘もいるためコツコツ物事をこなす事務が向いていると思うからです。 決まった仕事は、二社とも紹介予定派遣で半年後に契約社員になります。 (1)某大手企業のグループ会社  半年間時給1300円、交通費片道290円全額負担。その後契約社員(トータル3年間)  仕事内容:企画業務部でOA事務。制服なし。仕事開始はGW明け (2)某大手企業  半年感時給1200円、交通費全額負担。そのご契約社員(トータル3年間)  仕事内容:秘書(役員2名と、部長クラス4名の秘書)制服有り。仕事開始は7月から。 こんな感じですが、(2)の大手企業に憧れがあり、そこで就業したい気持ちが以前からありますが、ひっかかるのは秘書業務未経験ということです。スケジュール管理が主な仕事だと聞いています。就業開始は7月ですがそれまで失業保険は出ます。また5月6月は幼稚園で行事が多い。「あなたのようなスキルの高い人はなかなかいない」と言われましたが、スキルは至って普通なので、すごく期待をされているのかな・・と不安です。(1)の企業だと、今までやってきた業務のレベルでこなせると思います。双方とも働きやすい環境だと思います。 もし、(1)(2)の仕事内容が逆ならば、迷うことなく、経験のあるOA事務を選びます。憧れのあった会社だということに縛られてしまっています。 次に就く会社が、私にとって最後の仕事だと思います。子供がいる為仕事で苦痛なことがないよう充実したいと思っています。秘書業務は高度なものなのでしょうか?

  • 源泉所得税の納付書の書き方他

     現在、納期の特例により源泉所得税を半月納付(社員3名)している小規模な会社です。今回、セミナーや勉強会等に講師を派遣する業務を取り入れることとなりました。その講師に対しては給与ではなく報酬を支払う予定ですが、この講師の報酬は納付書のどこに記載したらいいのでしょうか?また、毎月10人以上の講師を派遣することとなった場合は、納期の特例はなくなり、毎月源泉所得税を納めなければならなくなるのでしょうか?ご存知の方がいらっしゃったら教えて下さい、お願いします。

  • 派遣社員の業務量追加について

    大手企業で1月から紹介予定派遣として勤務しております。 求人内容、面接時ともにに役員秘書、庶務半分(正社員の方のお手伝い)とお聞きして入社いたしました。 最初の1~3月は上記の内容通りの勤務だったのですが、4月から役員秘書、庶務全般、部長秘書、月数回の取締役会の議事録作成・回覧、とある業務の金銭管理などを任せると3月下旬に言われました。  確かに役員秘書が日によって忙しい暇の波がある感じでしたが、暇な時は庶務を多く手伝ったりしていました。 また、金銭管理業務の担当を今までされていた方は、ボリュームがかなり多いので秘書の片手間に出来る業務でない、他部署は総合職がされている業務と言っていました。 指示者のリーダーの男性にもすぐに確認しましたが、面接時にも言った庶務だからね、金銭管理も派遣さんokと言われてしまいました。 そのため派遣会社に相談しましたが、企業から業務量増加の話はなかった旨話されていてかなり不快に感じてくださり、今確認してくださっている最中です。 派遣社員をやるのが初めてなのですがこういったことは普通なのでしょうか? また、7月から直接雇用の契約社員になるためあまり揉め事は起こさない方が良いのでしょうか? この数日だけに明らかにメインの役員秘書より、部長秘書と金銭管理業務が多くなってしまいました。いろいろと不安です。 何かアドバイス頂けましたら幸いです。

  • 人材派遣会社に詳しい方

    こんにちわ。40歳の転職希望の男性です。 人材派遣会社に勤めている方、勤めていた方、詳しい方に質問です。 前職で購買職、クレーム対応、アルバイトの採用・面接業務でのコミュニケーション能力を高く評価して頂き、大阪で機械・電子機器の設計・開発等に係る人材派遣会社の人事・総務担当部門での内定を頂きましたが、非常に悩んでいます。(簡単な筆記試験もありました。) まず、人事・総務という仕事内容ですが派遣社員の面接が主で、自社社員の面接・採用業務等という事です。(他は電球を変えたり、労務管理等です。) 派遣会社の人事・総務というのはいわゆる、スタッフコーディネーターという部門でしょうか? 悩む要因としては、派遣会社の評判がネットで見ても非常に評判が悪いです。(残業が多く体を壊す・人間不信になる等) 人事の方の説明では、土・日は休み(年間休日125日)で残業も9時迄行う事はない(ビル自体が閉まる)という説明でした。 また、派遣社員の就業後のマネジメントは営業に引き継ぐと言っておられたので、派遣社員の失態等のフォローも業務外なのか?なと思っています。 これらの事を鵜呑みにしてもよろしいのでしょうか? 私の情報とは違う良い事ばかりがクローズアップされているような気がして少し、疑っています。 人材派遣会社に勤めている方・勤めていた方・詳しい方、御回答いただければ幸いに存じます。

  • 常用型派遣について

    初めて入社したのが派遣型の正社員でした(常用型派遣) ただ数年フリーターをして初めての社会人経験で、至らぬところもあり改善をして変わってきたねと上長からの評価も貰っていきました。 ただ3社目の派遣先で別業種で初めてのことだらけで仕事の内容や流れを掴むのが精一杯なのですが、また契約が更新されるかどうかの基準も会社によりけりで、不安が付きまとい常に精神的な負担にもなってしまいひとつの場所でで働きたい自分にとって業務の変化や環境の変化の激しさもありもう常用型派遣はやめようかと思い悩んでいるのですが、正社員より常用型派遣は切られやすいんでしょうか。 ここまで来ると働くことに向いてないのではと感じたりしてしまい精神的にかなり病んでしまいもう居なくなりたいという気持ちしかない気持ちしかないです。

専門家に質問してみよう