社内報告資料作成について

質問

みなさんは社内報告会の資料作成時に気をつけていることはなんですか？

技術職であり、報告する内容はもっぱら実験結果と考察です。
自分の資料の構成としては
概要→実験1→結果と考察1→実験2→結果と考察2→...→全体のまとめと今後の予定
といった感じです。

資料を見返すと、実験→結果と考察の部分で単調な感じがしてしまい、特に実験数が多いと単調さが増してしまう気がします。
なにかうまい方法はないでしょうか。

そこで皆さんにお聞きしたいのですが
1.皆さんが資料を作成するときに意識していることはなんでしょうか。

2.単調さを減らす工夫として何があるでしょうか。

3.そのた資料作成で気をつけることはありますか。
ちなみに、パワーポイントを使って資料作成しています。

以上、宜しくお願いします。

回答No.4

noname#233791

元技術職です。学生時代はゼミなどでパワポを作りまくっていました。
技術職の資料としては、そんなものじゃないでしょうか。

1.意識していること
(1)説明文字の大きさを十分大きくする
(2)グラフや表は左側に寄せ、その右側に説明文を入れる
(3)1枚のスライドの結論は1文で一番下に囲みで配置する

2.単調さを減らす工夫
(1)実験数が多い場合は、内容の詳細は本文に載せず、最後に別紙として用意する
（例えば本文のグラフはスペースの都合上小さくして端折って、質問があれば別紙の大きなグラフを使って説明するとか）
(2)考察を文章だけにせず、グラフ内にコメントを入れるとか、図に注釈を入れるなどしてビジュアル化する
(3)適度なアニメーションを使用する（面倒ですが、グラフの変化をアニメーションにすると地味にわかりやすくなる場合があります）

3.資料作成で気を付けていること
(1)フォント：可読性の高いフォントを使う
(2)適度に配色し、配色に統一感を持たせる
(3)字を大きくする（その分はスライド枚数を増やして対処）
※これが参考になります↓
伝わるデザインの基本　増補改訂版　よい資料を作るためのレイアウトのルール

自分の場合はこんな感じです。参考にしていただけると幸いです。

参考URL：

https://www.amazon.co.jp/gp/product/B01JG39IR2/ref=oh_aui_d_detailpage_o07_?ie=UTF8&psc=1

回答No.3

hue2011

私はコンサルタントであり、プレゼン方法の指導などをしているものですが、この話の答えは極めて簡単です。
むつかしいとか言いたがる人が多いけど、そういうひとたちは自分ができないことの言い訳に困難だというだけのことです。

1.皆さんが資料を作成するときに意識していることはなんでしょうか。
2.単調さを減らす工夫として何があるでしょうか。
3.そのた資料作成で気をつけることはありますか。

この３つとも答えは同じです。

聞き手の気持ちになって考えること、です。それだけです。
だから普段から他人の発表を率先して聞く習慣をつけないといけません。

書き方という答えを先にいってしまうと、実験なり小操作がいくつもあるなら、リストを作ることです。
そのリストの行を数えることです。

そして、最初にいうことは、できたことの数です。報告する以上はできたことだけ言いたいでしょうが、そうではない。
できないことをいわないと予算が出ません。
その話は段階的にしましょう。

まず最初に聞くことが、成果でなければ誰もそれ以上聞く気がしません。景気の悪い話をだらだらされて、努力したの頑張ったのといわれても面白くない。

細かい一つ一つでなく、全体的に成果が上がったというイメージを与えるには、数字でいう必要があります。
１２の実験で期待以上の成果がでました、などと最初にいうのです。そして、それが個々の問題ではなく、もっと大きいレベルの話として、「製品は新世代の存在理由を獲得しました」みたいないいかたが好ましい。
そして、うまく成果があがらないものがいくつあった、とさらりと述べます。

以下、個々の実験の説明ですが、これはねちねちといわず、さらりと流します。
往々に、実験中に苦労したことなんかをしゃべりたくなるのですが、それは口にしないほうがいい。
ひとつひとつの実験は、全体のどの部分を負っていて何の貢献になったというようなことは言うべきです。
個々の細かいことではなく、このステップでこういう果実を得たんだというような言い方をします。

１実験１分以上かけないように。
データとかグラフを見せたいでしょうが、それは添付資料というかたちで別に作って配布します。
スクリーンに映っているのはせいぜいグラフにしておくべきです。
回路図だとか数式だとか注意事項の羅列などしてはいけません。
文字情報は、せいぜいタイトルだという程度で。

最後に、うまく成果を上げられなかった実験あるいは失敗した実験を述べます。
そしてうまくいかなかった原因は、時間が少なかったあるいは予算がたりなかったからだというところに結論づけてください。
自分らの勉強が足りなかったとかミスがあった、なんていうことは言わないように。

以上でおしまいです。

聞いているほうはどう思ったか。
成功したと最初に言った。わあうまくいったんだと思います。
個々の実験の話。これは最初から退屈だと思っているからあまり聞きたくない。
だけど、何に役立ったとか何の成立に寄与できるというような言い方をすると、どんどん宝をつくっているのだという実感になります。
そして最後にうまくいかない話を聞くけど、そもそも成功したという報告だったので、重要な瑕疵には聞こえない。
その原因は時間とカネがないということじゃないか、少し予算を余計やりたいじゃないか、そう思います。

また、聞いているほうは必ずしも暇をこいている人ではありません。役員とか社長もいるかもしれないのです。
こういう人たちは、はじめのうちは聞こうとして座ってくれますが、途中で割り込み電話が入ってきたりします。
中座する可能性があるのです。
そうすると、頭のほうしか聞かないであとで判断することになるかもしれない。

このとき、成果があったという話をトップでしてしまえば、ああうまくいったんだなという感覚で中座します。
このひとが自分に悪いような決定をするわけがないじゃないですか。

個々の実験報告は、これでいいのかと思うくらいあっさりと書いてください。
個々の実験を極力あっさりやると、つっこみ質問が来る可能性があります。
本当にちゃんとやったのか、と疑うからです。
このとき、一切資料に載せていない実験のエビデンスや集計状況をずらずら並べてください。
質問した人間はひるみます。あ、ものすごく濃い仕事をしているんだ、と考え、あわてて手を下にむけ、もういい、というはずです。
この瞬間に、いまあなたが持っているエビデンスの１０倍ぐらいのものを持っているだろうと勝手に誤解してくれます。
あいつはものすごい実力のあるやつだ、と思い込みます。

すべては聞き手の気持ちを考え、罠をかけたからできることです。

回答No.2

noname#237141

この手の質問は過去散見されましたけど、案外難しいんです。

報告するカテゴリーというか、やっているジャンル、
聞く側の姿勢（や暗黙の了解事項とか）なんかも
ありますから、ステレオタイプ的に「結論から・・」っていうのも
違うと思いますね。起承転結の順番を変えることを優先するものでもない、
と私は思いますよ。

いや、私も会社員時代には「結論は先に言った方がいいんじゃないか？」派でした。
ただこれは、小売業で会議はあってもそれぞれ短い時間の割り当てしかなく、
ダラダラと経緯を見せても意味がない、、という環境だったからそう言えるだけで、
どのジャンルにもあてはまるとは限らないですね。

聞き手が「最初からじっくり説明しろ」派な人だと、結論先行型は
不向きな構成となります。プロセスが大事なのに結論先行でやっちゃうと、
プロセスをないがしろにしてないか？という疑義を持たれる場合もあります。

単調かどうかは中身であり、それを発表する話術で決まります。

もしその実験結果が想定以上に成果があり、想定プラスの結果が
あるようなら、結論の２段構え構成もアリだと思います。
「こういう結果となりました。（中説明）そして
進めてうくちに分かったことがさらにあります！」とかね。
確定結論ではなく推定結論を先に出して、そうだと思って実験した結果、
実はそれプラスの効果があったんです、とかならドラマティックに
終われるでしょう。

謎が謎を呼ぶような内容だったら推理小説的な要素を入れると
単調さは薄まります。もちろん時間に余裕もなく、発表する側が
「単調な結果でしかない内容」っていうのが最初から分かっているなら
結論先行で後は「試験結果は別にまとめてありますのでどうぞ」で飛ばせば
いいと思います。

回答No.1

IDii24

「結論を先に書く」
ですね。海外の人が読んでもこの方がわかりやすいので。ですからまず、この資料の目的を説明し、次に結論の概略を書いて、あとは内容の詳細にする。最後に再度結論の詳細を書く。
内容の詳細は最悪頭に入らなくてもよいですし、興味があれば読むでしょう。そのためにはなぜこの結論に至ったかに導入するために結論はなるべくおおげさに。