マニュアル作成 時間がかかり情けない。

質問

マニュアル作成をしています。
社長命令です。
仕事内容をしっかり細かく、読みやすくまとめようと
がんばっていますが、大変時間がかかります。
手早くする方法はありますか？
私の頭の悪さが時間がかかる原因ではありますが、
こんなに時間と手間がかかるとは・・・。

回答No.1

Zephir_rihpeZ · ベストアンサー

「しっかり細かく、読みやすくまとめよう」としているからではないでしょうか。

マニュアル作成の際には、アウトライン（骨格）から作ります。
・マニュアル化する作業を大項目に分類
・大項目から中項目
・中項目から細目
・細目に説明書き（この時点でひとつひとつの説明はすごく短くなっているはず）

たとえば、「市販のルーを使ったカレーライスの作り方」なら

・用意する食材は何か
　・肉、野菜
・手順
　・野菜と肉を切る
　　・たまねぎはみじんぎり
　　・肉、人参、じゃがいもは一口大
　・炒める
　　・さいしょにたまねぎ
　　・残りの野菜、肉
　・水入れて煮込む
　　・水は○○cc
　　・あくをとる
　・ルー入れる
　・煮込む
・完成
・食す
・ウマー　

こんな感じですね。

お礼

ご丁寧にありがとうございました。
大変参考になりました。
教えて頂いた通り、作りました。
退職する為、新人向けに作っております。

回答No.10

hue2011

割合みなさん真面目な回答をされていますので、そうではないお答えを一つ書いておきます。
正しいことをいくら言われても、つらいのは軽減しませんし、目に見えてうまくいったりはしないものです。
それを、一気に改善してしまおうというやりかたをこれから言います。

業務にとって、大事だと思う用語がありますね。
その用語を書き出してください、なんて私は言いません。

大事でないと思われる用語が毎日の書類にたくさん使われるはずです。

なんでもいい。社内に回っている書類をどんどん読んでいきましょう。
形容詞は除いて、名刺固有名詞だけを考えてください。

ここで、業務で大事な用語なんかさがそうとしたらおそらく鬱になりますよ。

そんな用語は無視し、無関係だと思うものだけを選んでメモします。

たとえば、おそらく業務に関係のないものとしては、都庁だとかブラック企業だとか、おにぎり定食、なんていうのは、極端なくらい業務と無関係のはずです。

こういうものを、何千も集める必要はありません。100個だけ集めましょう。
その100用語につき、何度出現したかを調べます。

その意味では、紙にかかれた資料を調べるよりも、メールだとかワープロ文書になっているもののほうが便利です。いちばんいいのはテキスト文書の場合です。メモ帳式の文書です。

grepというものをご存じでしょうか。linuxだったら常時使うものですが、もしWindows系でそのあたりご存じなければ、サクラエディタという無料のテキストエディタをインストールしてください。
検索というメニューの中にgrep機能があります。
これは、テキストは全然読まないで、ある用語がでてきたら、複数の文書を縦断してその全部を引っ張ってくるもんです。
これを使用すると、「おにぎり定食」が社内のメールに何回現れたかがすぐにわかります。

さて、これからです。
100個選んだ、業務無関係単語の中に、妙に出現頻度が高いものがあるはずです。
他は数件しかでてこないのにこの用語だけ50箇所以上で発見されるというようなものです。

そいつを10個だけ抜き出して、タイトルとして考えてください。

業務に無関係な用語ですから、タイトルになりようがありません。

そこで、言い換えをしてください。
おにぎり定食、が78回出現したというなら、タイトルは「おにぎり定食」ではなく「食事に関する観点」というタイトルにします。

10章書くと考えて、10個タイトルを作るのです。

それぞれは、多少書き換えても、やっぱりあさってのほうを向いているものになっています。

そこに本文を書くのです。
本文は、怪しいタイトルを業務に結び付ける書き方を工夫します。
大体、どんなタイトルでも業務の何かを示せるものが書けるのが普通です。
所詮こじつけだとうそぶいてやるのが精神衛生上好ましいことです。

これをすることで、単調になりがちな文章にリズムが出てきます。おそろしくよみやすくなります。
観点が一か所に定置されず、柔軟な文章になっているでしょう。

で、最後の最後にまた各章のタイトルを書き換えます。今度は業務に直結するようなものにするのです。
おにぎりは「習慣的作業のメリット・デメリット」なんかのタイトルになっていきます。
あるいは「習慣的作業に潜む品質的危機状況」なんかだったら立派なものです。

これでマニュアルが出来上がりです。

そんな無責任な、と言われるでしょうね。
だけどうまくいくのです。

わけのわからないことをなんとかまとめてでっちあげようとする頭の働きが、文章を活性化させます。
何度も「いくらなんでも」という理性が働き、感性はそれをぶちきろうとします。
そんな文章が読みにくいわけがないのです。

また、書く人間は、賽の河原の石積みのような難行の作業を続けるという意識はなくて済みます。

ちなみに、これは誰がやっていることを人間がやってみようという話だかわかりますか。

AIのやっていることを人間がシミュレートしてみようと言うことなんです。
何が一番人の気を引いているか、を察知し、それを使って注目度を集める作業をすることであいつらは生きているのです。

頻繁にでてくる用語というのは、社員の中で無意識的になんとなく注視しているものであり、それは業務の何かがきっかけとなってイメージを巻き込んでいるのです。
そういう潜在意識の中の需要を、用語の出現頻度で判断し、あ、人間はこれに興味があるんだ、と判断し、その話題をたくさん出すようにするAIのやることを真似するのです。

自分もその業務の中にいますから、潜在意識中の着目度の高いトレンドを業務の用語に翻訳するのは、自分ならできることなんです。

お礼

ご丁寧にありがとうございます。
私は最低賃金のパートです。
事務と現場水仕事と兼任してきました。
引き継ぐのは事務仕事です。
とてもご丁寧に回答いただいて、大変うれしく思いますが、
私の仕事内容とは合致しません。

回答No.9

山田 太郎（@f_a_007）

Q、手早くする方法はありますか？
A、一番の方法は、今のやり方で最後までやり通すことです。

＞ネット上のマニュアルを参考にしてパッパと作る。

なんてのは学生時代のお勉強のやり方。

１、自分なりのやり方でともかく最後までやり通す。
　↓
２、社長に添削をお願いする。
　↓
３、もう一度書き直す。

泥棒を捕まえて縄をなう！そんなことをしていたら、何時まで経っても終わりませんよ。今やっている質問者流でともかく最後までやり通すことです。＜ネット上のマニュアルを参考に＞ってのは、その作業が終わってから復習としてやればよいこと。

と、思いますよ。

お礼

社長に見て頂いたら、日が暮れます。
だって、有給を知らなかった社長ですから。
銀行のＨＰを見ても理解できないのですから。
ありがとうございました。

回答No.8

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

１　Ctrl＋Alt+Prtsc　のボタンを同時押して画面をコピー
２　Ctrl+ｖ　で
EXCELに貼り付けていけば早いかと

・社長さんはシステムに疎い年配の方でしょうか
→紙ファイルで残す必要あり

・それとも若い方でしょうか
→Excelデータ

・退職に伴う引継ぎでしょうか
→いつ、なにを、どこまでやるのか詳細な記載が必要

・その他の場合
大項目、中項目　いつやるか

＞マニュアル作成　時間がかかり情けない。
自分で情けないのでしょうか
誰かから責められて情けないのでしょうか
他の仕事が手につかないのでしょうか。

情けないと自分で自分を責める必要はないと思います。

お礼

文章を書くだけなのに、どうしてこんなに時間がかかるのか
私は愚か者だなと思ったのです。
いつ、なにを・・・は、確かにそうだなと思い、
そういうものを作成しました。
ありがとうございました。

回答No.7

eroero4649

私も昔業務マニュアルを作ったことがありますが、以前別の職場で使っていたマニュアルをベースにして・・・まあ、ストレートにいうとパクってちょっと使いやすいように工夫を加えて作りました。
だから手本になるようなものをどこかから引っ張ってきて、それに手を加えるのが一番効率がいいです。

もしお手本がないなら、とりあえず不完全形のものをひとつ作ります。どうせね、マニュアルなんて作ったことがない人が作ったマニュアルなんていくら本人がアレコレ考えて作ったとしても必ずどこかが足りなくて使いづらいものなのです。いきなり完璧なものができるわけがない。
だから、まずは原型となるものを作りまして、そこから実際使ってみてのフィードバックを加えて改訂して成熟させていくことですね。まずは70点の出来のものを作り上げて、そこから改訂して積み上げればいいのですよ。たぶん完璧なものを作ろうとするからできないのだ。

お礼

そうしましたところ、うまく出来ました。
ありがとうございました。

回答No.6

OnePunchMan

何のマニュアルを作るのかは解りませんが、
私が勤めている会社では、マニュアル作成用の専用のフォーマットがあります。
そのフォーマットに合わせて、説明文を入れていく方法で作成しますので、
大まかなあらすじは、ある程度決まってきます。
後は大まかなあらすじに対する詳細な説明、手法や方法を具体的に記入します。
ネットでマニュアル作成方法に関するものを見つけましたので、
下記にURLを記載して置きます。一度ご確認下さい。

情報親方の泣く子も”わかる”社内向け業務マニュアル作成方法
http://sogyotecho.jp/manual-intra/

業務品質の向上を図る！ 業務マニュアル 作成のポイント
http://www.bizup.jp/member/netjarnal/repo_k79.pdf

お礼

ご丁寧にリンクをありがとうございます。
リンクは大変参考になりました。
それをもとにマニュアル作成しました。

回答No.5

noname#242220

マニアルは『必要なもの』がどれだけ早く探す事が出来るか。
が重要です。
自分で使ってみてどの程度早く目的の情報を見つけられるかです。

まず大分類、子分類、孫分類と分割して作成します。

大分類は
何をしたいか？
PCが動作しない
子分類
何が動かないのか
BIOSで止まる。
孫分類
詳細な判断情報
という形で作成します。
そしてクイックリンクとしてそれらを含めた
キーワードで検索できるページを用意します。

強いてページ内容を同じにする必要はないです。

お礼

ありがとうございました。
何か私が求めるのとは違うような気がします。

回答No.4

saltmax

作業標準や作業要領書の雛形は
ネット上にたくさんあるので
それを使えばいいのではないですか。
文書に画像を入れて手間を省くと言う手もあるでしょうし
手順を動画にするという方法もあるでしょう。

お礼

それでは無理でした。ありがとうございました。

回答No.3

aokii

手早くする方法は、あまりありません。
言えることは、他のマニュアルも同じフォーマットになるように、統一したフォーマットで作ることでしょう。
仕事内容をしっかり細かく、読みやすくまとめていないマニュアルは、価値がありません。
読む人の立場に立って、時間と手間をかけて、しっかりしたマニュアルを作ってください。

お礼

統一したフォーマットにしました。
読む人の立場に立つ・・・で、
一度新人に見てもらい、改善点が見つかったらすぐ直すようにしました。
助かりました。ありがとうございました。
退職するので、新人が困らないように全事務仕事のマニュアルが必要でして。

回答No.2

doraneko66

内容を理解していないと難しいと思います。

理解しているとするなら、普通に(1)(2)(3)と番号付けて作るのが
わかりやすくなります。

(1)〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇〇➡︎〇〇〇〇➡︎〇〇〇〇

※〇〇〇〇〇〇〇〇
※〇〇〇〇〇〇〇〇

(2)〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇〇➡︎〇〇〇〇➡︎〇〇〇〇

※〇〇〇〇〇〇〇〇
※〇〇〇〇〇〇〇〇

とかとか

お礼

ご丁寧にありがとうございました。
矢印はま真似ました。
助かりました。