仕事でのノートのとり方・まとめ方

質問

こんにちは。閲覧ありがとうございます。

仕事でのノートのとり方についてお伺いします。
教えていただいた事はその場でノートを取っていますし、頼まれた仕事は
小さなことでもメモするように心がけています。しかし、それでも同じミスを
繰り返す事が多く悩んでいます。

何か手順のあるものはその順番通りメモをしていて家でも清書するのですが、その話の間間に
ちょろっと言ったことが意外と重要な事だったり、本質だったり・・と言う事が多いです。
もともと耳から入った情報を書き写すと言う事が苦手で聞いたこと全てを書くと言うのが
難しいです。
また、怒られたことや注意されたことに対してのノートのまとめ方がわかりません。
書きとめて次には失敗しないようにしなくては、と思っているのですが注意されたり
怒られることが多く何をどう、どのようにまとめていいかわからず結局同じミスを繰り返します。

この仕事を始めて4ヶ月経ちますが未だに初歩を間違えて怒られます。
もうそろそろ研修期間が終わり、新人じゃなくなるんだからと言われ焦りも感じています。

ご教授の程お願い致します。

回答No.3

mitomito

かなりの長文となることをお許しください。

＞もともと耳から入った情報を書き写すと言う事が苦手で
＞聞いたこと全てを書くと言うのが難しいです
速記のエキスパートでない限り、全ては書き写せません。

大事だと思うポイントだけ書き写せれば、ＯＫですし、皆、そのようにしています。

ただし、「大事だ」と分かるようになるには、その仕事を一通り経験しないと無理です。
今は焦らず、我慢をして、ノートの書き写しに関してはこれまでと同じように、続けられてください。
大変ですが、自分の中の職人としての能力（スキル）が、少しずつ上がるまでは、怒られることを我慢なされてください。

私は、新人時代、教育係に「mitomitoは、怒られなれてないから、私のペースにあわないんだ」と言われたことがあります。後に分かったのですが、私の教育係は、新入社員時代に、かなり怒られないと、普通のことができなかったらしいです。そのため、新人教育は、怒ったり・叱ったりすることだと思っていたようです。教育係の指導の下手さで、新人が振り回されることは、かなりの不条理ですが、それを受け入れることも実社会で生きる社会人になるために、避けられないハードルの一つかと思います。

＞教えていただいた事はその場でノートを取っていますし、
＞頼まれた仕事は小さなことでもメモするように心がけています
＞何か手順のあるものはその順番通りメモ

質問者さんと同じように、
私も、ノートをとった後、そこにＳＴＥＰ１・ＳＴＥＰ２・・・と番号を振るようにします。
ＳＴＥＰ１から始めて、何段階のＳＴＥＰで、作業が終わるかを確認するようにしています。
上司や教育係の中には、その本人にとって重要なことから話し始めて、最後に枝葉末節なことを話す人がいます。必ずしも、作業手順通りには話してくれません。ですから、私も、作業手順通りのノートにして、番号を振るようにしてます。

ただし、私のオリジナルの手法の一つは、ＳＴＥＰ０（ゼロ）を書くようにしています。
まずは、それまでに、書き留めた作業手順をすべて見直します。
そして、その中から、必要な”ツール（ＰＣ環境・工具・文具等）”や、”知識”・”スキル”・”背景知識”を、ＳＴＥＰ０として書いておきます。
ＳＴＥＰ１から始まるノートには、職場の多くの人と全く同じことをやるために書くことが多いと思います。

しかし、ＳＴＥＰ０は、過去の自分自身が、自分自身に特化した説明や注意事項を伝えてくれるので、自分専用のマニュアルとして機能してくれます。（あくまで、私の私見ですが）

それから、もう既になされていることならば、恐縮なのですが、
説明を聴きながら、もしくは、説明の直後にとるノートは、行間を２行開けておきます。
一生懸命に速記したノートでも、終業時間に見返すと、意外とメモが不足していることに気づきます。その時に余白があれば、綺麗に書き足せます。

さらに、これは作業マニュアルというよりも、受験生のノート術なのですが、ノートの一番上に、必ず日付をいれて、その日、一番印象に残ったこと、自分の感情にひっかかったことを書きます。「感情に訴えかけられた内容」と「その日の学習した作業内容」を、一緒に書いておくと、後でノートを見返した時に、授業内容を思い出しやすくなると言われているからです。
私の場合は、「チームのミスで、トラブルが起きた時の感情」と「その時に、リーダーに教えてもらったダメージのコントロールやケア」のページは、とてもよく思い出せます。

以上です。長文ですみませんでした。