業務マニュアルの更新方法

質問

お世話になります。
業務マニュアルを作成しており、もうすぐ完成です。

しかし、今更ですが困ったことがあります。

Wordで作成しているのですが、
毎週、更新がある可能性があります。

最後のページに足せばいい！というわけではなく
途中からかもしれないですし、どうにかいい方法が無いか
検討中です。

現在は120ページになっています。
これからもどんどん増えるかと思いますが
他の文書を作って「他の文書参照！」というようにはしたくありません。

できれば、PDFが完成紙料になるので
その上から簡単に更新ができればいいなと思っています。
他には、何か良い方法はありませんか？

回答お願い致します。

回答No.1

hue2011 · ベストアンサー

あなたの所属会社のISO9001のドキュメント規約に従います。
もし客先でやっているなら客先の規約に従います。

文書というのは版数を与えなければならず、その版数での原本を保存する義務があります。
PDFに変換しようとも状況は同じです。
WORDを原本にするか、PDFを原本と考えるか、です。

とはいえ、編集をするなら編集リソースはWORDでやらなければなりません。
そのため、版数管理ツールというものが存在するのです。
RCS、CVS、git、なんていうものですね。

版数管理ツールは、差分をとりだしてためていきますので、版数を指定されればその文書をオリジナル原本から生成することができます。

そういうものを導入されておられるはずですがいかがでしょう。
もしかしたらプログラムソースには適用して文書には適用されていませんか。
だったら文書にも対応しましょう。
バイナリデータだといろいろ大変ですが、docxだったら読めるカタチですから版数管理の差分管理にマッチします。

ドキュメントは修正があるのは当たりまえで、そのために普通２頁めあたりに版数の一覧を掲載します。
週一回ならそんな珍しい頻度ではないと思われます。

お礼

回答ありがとうございました！

補足

回答ありがとうございます！
色々情報不足で申し訳ありません。
社内展開用の業務マニュアルになります。

版数管理ツールは使っていないようです。
どういったものなのでしょうか？
フリーソフトでしょうか？
調べてみたところコマンド操作？のように思えます。
何か良いサイトがあったら教えて頂けないでしょうか？

よろしくお願い致します。

回答No.2

Tann3

どのように運用管理されるのか分かりませんが、単なる変更履歴管理なら、Word に「変更履歴」機能がありますね。

　そうではなく、変更のたびに承認者が確認、サインして正式リリース、という手順を踏むのであれば、改訂番号ごとに全ての版を保存しておき、閲覧は最新版で行うという仕組みを確立する必要があると思います。（いわゆる構成管理、コンフィギュレーション・マネージメントで、版ごとの改訂番号と日付と文書内容の１対１の管理）
　各版ごとの１つ前の版からの変更点を履歴として残すところに、Word に「変更履歴」機能が使えると思います。

　以上はあくまで「変更管理」であって、変更作業自体は、愚直にやって行くしかないのではないでしょうか。
　もし、変更のパターンが決まっているなら、「変わらない部分」と「変更される部分」を章で分けるとか、文章＋表で記載して変更は表を差し替えればよいようにするなどの工夫をしてみてはいかがでしょうか。
　あるいは、基本フローと、各ステップの中身の詳細編で構成し、基本部分の変更か、詳細部分の変更かで、変更箇所をできるだけ局所化するなど。
　要するに、何らかの「パターン化」をすることです。
　変更を簡単にするのは、ツールではなく、質問者さんの創意工夫にかかっているような気がします。

　適切な答にはなっていませんが。

お礼

回答ありがとうございます！
そうですね、変更は各自で出来てかまいません。
原本は私が持っていますので＾＾

今後も改定などしていくつもりですが、
変更の履歴は必要あるのでしょうか…？

簡単に、とは言っても、やはり、
自分で確認し、しっかりやるしかないですね＾＾
パターン作成？も考えてみます！
ありがとうございました！