社外に送付するExcelファイル

質問

何軒かの得意先とExcelデータをメールの添付ファイルとしてやりとりすることがあります。
ファイルは主に商品仕様書や見積り書なのですが、得意先ごとにその形式が異なります。
たいてい得意先が作成したフォーマットのものにこちらが数値などを入力して送り返すのですが、なぜか数十ある得意先から送られてくるExcelファイルの8割から9割までもがわざわざ「改ページプレビュー」状態に設定されて送られてくるのです。不思議でたまりません。

各得意先から送られてくるファイルはたいてい10シート未満のもので、あちこちのセルで少し書式が設定されていますが、数式などはほとんどありません。
たまに線画で作成された図形が挿入されていることがあります。
ひょっとしたら得意先はそれなりのスペックのパソコンを使っているから気にならないのかも知れませんが、我々の業務はパソコン操作がメインではないため、あまり能力が高いパソコンは使用していません。改ページプレビュー状態のファイルを開くときに画像処理行程があるため、画像描画の能力に欠けるパソコンを使っているとかなりのストレスを感じます。
ちなみに、今使っているパソコンは、2010年購入のDELLのVostro 230 です。
オプションでCore2Quad Q8400とグラフィックカードとしてNVIDIA GeForce G310を選択しました。
もともとローエンドモデルのようで、グラフィックカードの選択もこの1種類かもしくは「なし」しか選択できませんでした。

Excelファイルを他人に渡すとき、「標準」ではなく「改ページプレビュー」でファイルを保存して送りつけることに何か理由があるのでしょうか。

回答No.2

chonami · ベストアンサー

私自身は改ページプレビューは好きではないので本当に印刷範囲を確認したい時しか使いませんし確認したらすぐ標準に戻すので、お気持ちはわかるんですが…

No.1の方の書かれている印刷した後すぐ閉じるから～というのは納得はいきますね。
改ページプレビューにしておけば印刷プレビューで確認しなくても印刷範囲がわかりますから愛用されている方も多いのでしょう。

どうしてもストレスというのでしたら、理由を正直にお話してなるべく標準で送ってもらうようにお願いしたりはできませんか？

お礼

そのまま計算式も入力できるし、印刷範囲も変更できるので、ハイパフォーマンスなパソコンなら逆にお手軽なのかも知れませんね。

でもちょっと迷惑で、最近とうとうAlt+V、Nのアクセスキーを覚えてしまいました。

回答No.1

lv4u

>>Excelファイルを他人に渡すとき、「標準」ではなく「改ページプレビュー」でファイルを保存して送りつけることに何か理由があるのでしょうか。

印刷したとき、変な位置で改ページしていた場合、「なんで、こんな中途半端な状態のエクセルを送ってきたのだ！印刷しないものならいいが、最後は印刷するものだろう？」と送られた方が気分を害することがあるからでしょう（私もそう感じますので）。
また、作成した本人も印刷して確認しているでしょうから、「改ページプレビュー」で保存するのは割と普通なことではないでしょうか？

お礼

ありがとうございます。参考になりました。

補足

>印刷したとき、変な位置で改ページしていた場合
さすがにそれはないと思います。
ファイルの作成者側と受け取ったこちら側でプリンタドライバまでが同じだとは限らないことくらいは想像つくはずですし、ドライバが異なれば印刷範囲も異なる事もわかっていると思います。そしてそれを避けたいなら最初から改ページを挿入するなどで対処するはずです。

>印刷しないものならいいが、最後は印刷するものだろう？」
すみません。見積書ならわかりますが、商品仕様書などは印刷して管理することの方が少ないと思います。

>作成した本人も印刷して確認しているでしょうから、「改ページプレビュー」で保存するのは割と普通なこと
それを確認するなら「印刷プレビュー」で十分です。もっと極端に言えば、Ctrl+Pなどで一度印刷命令を出した後、プリンタの設定画面を閉じてしまえば「標準」画面上に点線で印刷範囲が表示されます。わざわざCPU（やGPU）に負担をかける「改ページプレビュー」にする理由にはならないと思います。
ただ、改ページプレビューならその画面のまま編集作業も印刷範囲の変更も行えるので、能力の高いパソコンならそれもあるのかもしれません。

でも縦に長い仕様書でスクロールのたびに波打つ画面を見るのはけっこう苦痛です。