1時間後に決定したことは議事録に書く？

質問

議事録の書き方について、分からなくなりましたので質問です。今回のミーティングで、「本日中に○○部署へ××が確認をしに行く」という決定事項がありました。これが、ミーティング中に決定したことです。

ミーティング終了後、○○部署へ××が行き、その後○○部署から「△月△日　12：00から　で了解です」というメールが届き、△月△日の予定が確定しました。

議事録にはどこまで書けばよいのでしょうか。ミーティング終了後のことは、次回ミーティング議事録に「報告」などとして乗せるべきですか？

当日のミーティング議事録に「→」でもして「終了後△日が確定しました」とでも書くべきでしょうか。

ちょっとうちはややこしいところなので、議事録の扱いも恐らく一般企業とは少し違う気もしますが、「一般的には」どちらでしょうか。

宜しくお願いいたします

回答No.4

noname#237141 · ベストアンサー

＃３です。お礼コメントありがとうございます。
補足です。

御社のその会議の頻度が分からないのですが、
例えば２～３日後にまた会議がある、というような場合だと
会議後１時間待って、確認が取れたことを記載して
配信すれば良いと思います。
（会議後即配信の必要性がなければ、です。さすがに翌日配信は
ありえないでしょうけど）

私が以前居た会社では企画毎に方針会議と反省会議が
入りまして、その間隔が長いのです。概ね３か月間隔くらいですね。
（もちろんその間は別の内容の会議はありますが・・）

こういう場合は会議後に即方針変更だとか打ち手とか
出来ないので（大きいプロジェクトなので修正に１カ月はかかりますから）、
議事録には「次回報告のこと」などで結び、次回会議の冒頭に
前回の課題についての報告・・・でスタートします。

こういう間隔の長い会議期間の場合は議事録がまたがるのは
仕方ないですが、内容的に今日分かるものだったらすぐ配信せず
その日のうちに追記して配信すれば良いと思います。

回答No.3

noname#237141

議事録に未来の決定事項を記載するのは妙ですよね。
決定事項というよりも行動予定ですから、

「本日中に○○部署へ××が確認をしに行く予定」
としておいて、「次回ミーティング時にその確認内容を報告」とか
記載しておけば良いと思います。

次回時に「報告」というのが一般的、というか
それしか書けないですよね。

お礼

有難うございます。先に頂いた2件の回答とは少し違うのでやはり議事録にもいろいろあるのだと思いました。議事録はその時の記録なので、次回での報告が当然と思っておりましたが、本式なものでなければ分かりやすさ重視でもいいのでしょうか？？有難うございました。

回答No.2

中京区 桑原町（@l4330）

当社では
・本日××が○○部署に予定を確認する
　確認の結果△月△日　12：00で了解を取った

と書きます。

二通の報告書を見る手間が省かれるし、見忘れも防げます

お礼

有難うございます。確かに次回に回したり、結果報告だけを見るより分かりやすいですね。

回答No.1

AR159

議事録は、読んで字のごとく会議の「議事」内容を記録するものです。

なので厳密に言えば、ミーティングが終了した時点で議事は締め切られますから、それ以降の出来事は次回会議で報告事項として扱うべきものと言えます。

しかし「株主総会議事録」のようなオフィシャルな議事録なら別ですが、日常の実務においては業務を円滑に進めるという観点で、議事録の末尾に「追記」とか「補足」とかの位置づけでその結果を記載したほうが分り易くないですか？

お礼

有難うございます。やはり通常は次回の報告に回すべきことなのですね。しかし、日常のものであれば臨機応変に、見た人が分かりやすければ良いという感じですね。回答いただきまして有難うございました