上司の代理でメールを送る場合

質問

どなたかご教示ください。

アシスタントの仕事を始めた者です。
このたび、上司の代理で、複数の相手（会社としてはなじみがあるのですが、上司と私は、はじめてコンタクトをとる相手です）に、アポを取るためのメールを送ることになりました。
アポは、対談や取材、表敬訪問のためのアポです。

その場合の、メールの文面について教えてください。
（例として、上司の名前が山田太郎で、部下の私の名前が田中花子とさせていただきます。）
下記のような書き方でよいのでしょうか？
何か良い書き方がありましたら教えてください。
------------------------------------------
○○事務所
○○様

○○株式会社の田中と申します。
（突然のメールで失礼致します。）

このたびは～（以下本文）

よろしくお願い申し上げます。

○○株式会社
○○課　主任　山田太郎
（アシスタント　田中花子）
****************************
○○株式会社
○○課　　田中花子
tel.00-0000-0000
e-mail:******@******
****************************
------------------------------------------

回答No.6

MErickson · ベストアンサー

メール及び書類を秘書さん宛てに送る時の宛名は下記です。

○○株式会社
秘書　○○様

部に属する秘書さんなら、

○○株式会社
○○部
秘書　○○様

役員秘書なら役職名プラス秘書で、どの場合でも「○○付」は要りません。(議員さんは事務所名に名前が入っているというだけですね)

○○株式会社
代表取締役社長秘書　○○様

>そもそも、大手企業（新聞社とかシンクタンクとか）に属している個人の方あての場合（依頼状発送先も所属先の企業）で、秘書にあたる方がいないことがわかっている場合は、メールや手紙の宛名には、なんと書けばいいのでしょうか。

↑ちょっと意味がよく理解できなかったので回答になってるかわかりませんが秘書さんがいない場合は直接当人に送りますよね？？
なので普通に当人宛てにします。

>ふと思ったのですが、普通、
依頼状は本人宛で作成し、その依頼状に添える添え状（ファクシミリ送付状など）は、秘書の方宛にしたりするのが正しいやり方なのではないのでしょうか？

↑何の依頼状でしょうか。
FAXで、依頼状を当人宛てにしたほうがいい重要な案件の場合、送付状も当人宛てにしたほうがいいです。そこらへんは相手の秘書さんもわかってます。秘書を通してよ！なんて方はあんまりいません。うまく処理してくれます。
メールを秘書さんに送り、CCに当人を入れる時も宛名は秘書さんです。
秘書同士でなんとか進めてよって感じの案件も秘書さん宛てです。
難しいんですが、相手の性格によります。
秘書がいても自分に直接言ってくれたほうが早いのにって感じの人もいますし(当人をCCでメール送信したのに秘書でなく当人から返信ある場合とか)、
アシスタントごときが俺様に直接言ってくるなんて！って感じの人もいます。(泣きそうになります…)

会ったこともない人の性格なんてわかりませんが、上司が何気なくしている当人の噂話やメールのやり取りから感じるしかありません。。

正直、偉い人になると曲者も多いので感覚が掴めるまでは、秘書さんがいれば秘書さんに丸投げしてました(笑)

とにかく、あまりベタベタもいけませんが
さりげなく心地よいメールとか、あなたから秘書さん個人宛ての年賀状とか(当人宛ての年賀状とは別に送る！)、愛想の良い電話対応で相手方の秘書さんと仲良くなってくださいね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
とても参考になりました。

＞どの場合でも「○○付」は要りません。
＞秘書さんがいない場合は直接当人に送りますよね？？

今回の私の場合は、相手方にコンタクトを取らないままで、コンタクトを取る準備（相手方の送付先などを調べる等）をするよう指示されておりました。

なので、相手が、その企業のどの部署にいるのか、秘書がいるのか、秘書室があるのか、など、確実なところは調べられない状況のままで、コンタクトを取る準備（資料送付の準備）をせざるを得ませんでした。

（↑おかしなやり方なのかもしれませんが、上司には上司の好きなやり方があるようなので、それに沿うような形でできるだけのことをするようにしています）

ですので、秘書さんがいるかどうかもわからないのですが、秘書さん宛にしてうまく送れる術があるならば、「アシスタントごときが俺様に直接連絡よこしやがって」というふうに心証を害さずにすむのかなと考えた次第です（実際には秘書さんがいなかったとしても、それで機嫌を損なうこともないでしょうし？、結局ご本人に読んで貰えるから問題ないでしょうし？、と思ったのです）

しかしたとえば、Ａ理事宛に送りたいが、「秘書室」あてだと、理事が複数いた場合に、どの理事宛の文書なのか受け取った側はわからないだろうし、かといってＡ理事の名前を文書のどこに入れていいかも迷うところでしたので、
「Ａ理事付き御中」「○○○○（個人名）付き御中」などと送れたらいいのに、と思った次第です。

＞何の依頼状でしょうか。
＞FAXで、依頼状を当人宛てにしたほうがいい重要な案件の場合、送付状も当人宛てにしたほうがいいです。

今回の私の場合は、意見交換のお願い、表敬訪問のお願い　などです。でも送り主（私の上司、場合によっては私）と、相手のつり合いも考えなければならないのでしょうか。
そうすると秘書さんあてに送るのが、気が楽です。
（でも秘書さん宛にするの場合、情報が足りないと前述のように記載方法で迷いそうです）

秘書さんやアシスタントの仕事は色々知っていなくてはならないことが多すぎて、大変ですね。
でも勉強になると思いました。

ありがとうございました。

回答No.5

MErickson

補足読みました。

私はメールで完結してました。
メールで始めた打診を電話に変えるのは？？？なので。
相手から電話が来た場合はそこでスケジュール調整します。

メールの返信で候補を上げてくれて、その中で予定が合うものがあれば
「9月2日(火)14時はいかがでしょうか。山田がお伺い致します。宜しくお願い申し上げます。」
と返してました。

万が一こちらが返信する前に相手に予定が入ってしまっていたら、そのように返信が返って来ますので、またリスケです。
(ですから、候補が来たらすぐに返信したほうがいいです)

返信なければそれでOKですし、
大抵は「では9月2日に待ってます」という旨の返信がありますが、それにはいちいち返すと向こうもチェックするのが面倒だと思いますので、返してません。
改めて地図の添付などを送ってくれた場合のみ「わざわざありがとうございます」と返信してました。

もし相手からのスケジュール候補が全てこちらと合わない場合、こちらの予定を伝えます。

「頂いたお時間の中でスケジュールが調整できず、恐れ入りますが下記のご予定はいかがでしょうか。
9月2日(火)10時～15時
9月3日(水)15時～16時
9月4日(木)11時～15時
お話を伺うのに1時間程頂けましたら幸いです。」

というように、
こちらの空いている時間を2、3あげ、アポイントに必要な時間(1時間とか1時間半とか)を明記すると良いと思います。

全く返信がない場合は、アポイント拒否かと…(元々お付き合いのある取引先ならあまりないですが)。
その場合は上司に指示を仰ぎましょう。

お礼

お礼が遅くなってすみません。
再度のご回答ありがとうございました。

具体的にどんなふうに話をすすめてよいのか教えて頂きとても参考になりました。

（すみません、できましたらもうひとつ教えて頂くことできませんでしょうか。

ある人の付きの人（秘書の方）にメールや依頼状を送る際に、宛名はどのように書けばいいのでしょうか？

私の上司は、議員相手に送る場合、依頼状の宛名は、
○○○○（議員の名前）事務所　
○○（秘書の名前）様
と記載しているのですが、それに倣い、

○○株式会社
○○部長　○○○○様　付
秘書　○○様

となどと記載するのでしょうか？

そもそも、大手企業（新聞社とかシンクタンクとか）に属している個人の方あての場合（依頼状発送先も所属先の企業）で、秘書にあたる方がいないことがわかっている場合は、メールや手紙の宛名には、なんと書けばいいのでしょうか。

できましたらご教示いただけましたら幸いです）

詳細なご回答ありがとうございました。

補足

たびたびすみません。

お礼欄に
「私の上司は、議員相手に送る場合、依頼状の宛名は、
○○○○（議員の名前）事務所　
○○（秘書の名前）様
と記載しているのですが・・」と記載しましたが、

ふと思ったのですが、普通、
依頼状は本人宛で作成し、その依頼状に添える添え状（ファクシミリ送付状など）は、秘書の方宛にしたりするのが正しいやり方なのではないのでしょうか？

基本がわかっておらず恥ずかしいのですが、私の上司の上記のやり方が間違っているのでしょうか。。

回答No.4

MErickson

《例》

□□事務所
◎◎様

平素より大変お世話になっております。
私、○○会社●●課 主任 田太郎のアシスタントをしております田中花子と申します。

～～について取材させて頂きたくメール致しました。
山田がお伺いさせて頂きたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合の良い日程を2、3お聞かせ願えますでしょうか。

何卒宜しくお願い申し上げます。

(署名)
○○株式会社
●●課
アシスタント 田中花子

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私が秘書をしていたときは最初に誰の秘書か書いた上でアポ依頼をしていました。
署名は秘書だったので 秘書と入れていましたが、
本文に誰のアシスタントか明記しているならば再度山田太郎の名前を入れずアシスタントだけで構わないと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

＞私が秘書をしていたときは最初に誰の秘書か書いた上でアポ依頼をしていました。
＞本文に誰のアシスタントか明記しているならば再度山田太郎の名前を入れずアシスタントだけで構わないと思います。

そのようにさせて頂こうと思います。
とても参考になりました。

（すみません、できればもうひとつ教えて頂けますでしょうか。

＞お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合の良い日程を2、3お聞かせ願えますでしょうか。

はじめてメールをした相手（電話をしたこともない相手）の場合、日程の候補について伝えておいて、「後日あらためて電話を差し上げますのでよろしくお願いいたします」と結ぶのでしょうか。それとも、最後の最後までメールのみで用を済ませられるならそれでよいものなのでしょうか。

もしご回答頂けましたら幸いです）

回答No.3

afdmar

どの程度の文を長いと判断するのかは状況次第だが、それで長いと感じるのであれば、２文に分割すればいいのではないかい？例えば、「～田中と申します。～山田のアシスタントです。」などのようにな。「～山田のアシスタントの田中と申します。」は一般的だと俺は思うけどな。

文末も状況に応じて工夫すればいいだろう。山田の連絡先を記載しないのであれば質問文のとおりでもいいし、冒頭でアシスタントと名乗ることで山田の代理送信であることを分かるようにしているのだから文末で山田については記載しなくてもよい。山田の連絡先を記載して列挙してもいい。

お礼

再度のご回答ありがとうございます。

＞「～山田のアシスタントの田中と申します。」は一般的だと俺は思うけどな。
＞文末で山田については記載しなくてもよい。山田の連絡先を記載して列挙してもいい。

色々と工夫してよいものなのですね。
とても参考になりました。
ありがとうございました。

回答No.2

afdmar

冒頭で、山田のアシスタントである旨を述べてはどうだろうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
言われてみると確かに、読む方にとっては状況が伝わりづらいですね。

しかし
---------------------------
○○株式会社○○部の山田のアシスタントをしております田中と申します。
---------------------------
という長い文面になってしまいます。
簡潔に伝える記載方法はないでしょうか・・
また、文末サインの上に、上司の所属なども書き添えねばと思い、そのままに記載しましたが、長くなってしまいました。

上司の代理でメールをするというのは、結構ありそうに思えるのですが、皆さま一体いつもはどうされているのでしょう？？

回答No.1

noname#196973

場合によって違うと思うのですが、取引先ですか？営業をかけたい相手ですか？
「会社としてはなじみがある」というのはどういう関係かによって書き方も変わります。
たとえば前任者がいて担当替えになったのか、ずっと会社として連絡していたけどそれほど親しくないとか。
それによってアポイントをメールで済ませていいのかなども変わってきます。

なのでしたお例文も、もしかしたら全く別の文面になるかもしれません。

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○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の田中花子です。

さて、このたび人事異動に伴い、○月○日より私が新たに担当させていただくこととなりました。
つきましては一度ご挨拶させていただきたく～

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お礼

ご回答ありがとうございます。
すみません説明が足りなかったのですが、会社というより、役所同士なので、どこかの部署同士で縁がある可能性が大、という程度です。