コミュニケーションの課題

質問

よろしくお願いします。

弊社では2つの部署があり、双方で確認や作業依頼が発生します。

ところがそのコミュニケーションに課題があるように思います。

例えば営業のAさんが、調達のBさんに作業を依頼するとします。

Aさんはその旨のメールをBさんに送ったきりで、
AさんとBさんが途中に進捗を確認したり、ということはありませんでした。

実はBさんは多忙で、Aさんのメールを見ていませんでした。

納期直前になり、AさんがBさんに確認し、全く進捗が無いことに愕然とし、
「先月に頼んでいたはず」、「Bさんは無責任」などと口論になります。

私はAさんが「メールをして頼んだから、その作業についてはもう自分の責任でない」と
言っているようにも写ります。

Aさん自身は作業の依頼者として責任があり、Bさんの作業進捗や結果受領に
責任を持つべきであると思うのですが、その考え方は間違っていますでしょうか？。

ご意見を頂けると助かります。

回答No.2

saltmax · ベストアンサー

コミュニケーションの問題もあるかもしれませんが
基本的な業務の進め方も問題ですし、チェック体制が存在していないと
思います。
業務の依頼をメールでよしとしたことも問題ですが
そうであれば開封確認や受領したというメールを求めるべきであり
他人がそれをまったくチェックはできませんから
誰も依頼があったことすら知りません。
メールでいいということなら
CCで直属上司と相手先上司にも送るとか
必ず開封確認や受領確認するというようなルール付けが必要だと思います。
文書がかさばるということでなければ
当人から相手先上司に依頼文を出してその上司から
配分するとかというようなことが公に記録が残るやり方ではないでしょうか。

お礼

有難うございます。

状況としては概ね、ご指摘のとおりです。

本件も含め業務が個人ベースのやりとりで話が進み、
その話自体を私含め上司は全く知ることができません。

つまり問題が発生し、炎上してから当人達から
「助けてください」と報告が来るのです。

これでは組織として機能をしていないと思います。

議論としては

業務の依頼をメールでよしとするか、が先ずあり
仮によしとするのであれば、

「CCで直属上司と相手先上司を入れる」
「必ず開封確認や受領確認するというようなルール付け」

を検討していきたいと思います。あるべき姿は上司に一旦依頼の概要があり、
詳細は各個人で計画的に進め、定期的に上司に報告させるようなフローが
組織として正しいものと考えています。

回答No.3

Brian12

コミュニケーションの問題では有りません。

　業務の仕組みができていなのです。

　問題とした二つの部署の統括責任者が仕事を疎かにしているのです。

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

組織間のやり取りを個人のコミュニケーションにしてしまってるのが間違いの元
また、業務の進捗を管理するのはその組織の長の仕事です。

つまり、営業と調達で仕事の依頼をする様式を決め、営業の長が承認した様式を調達の長に送ることです。
そうすれば調達の長が担当が業務多忙の場合は、実施時期の調整をします。

お礼

有難うございます。

「組織間のやり取りを個人のコミュニケーション」とは
まさにご指摘のとおりで、それが横行しているため類似の問題が
続いてしまっています。
（お互いに不信感が漂ってます）

・仕事の依頼をする様式を決めること
・営業の長が承認した様式を調達の長に送ること

などあるべきルールが、社内に無いことが問題の本質かもしれません。
早急に上長に提言したいと思います。