お役所提出文書（申請書など）の控えの社内保存法

質問

教えてください。各種申請書等を公共機関に出す場合、控えを用意しておいたほうが良いということなのですが、その控えの書類のつくり方って、決められたものがあるのでしょうか。
私は、申請書のコピーを残しておけばよいだろうと考えたのですが、ある方は、申請書を2通用意して、どちらも自筆で記入し、どちらも、朱印を押し、一部は提出し、一部は受領印もしくは受付印を押してもらって、社内保存と言われました。県庁所在地の公共機関まで出向かないと、控えの文書に朱印は座りませんので、行かなくてはいけないのでしょうが、皆様の会社などでは、申請書等の控えはどのようにして保存されていますか。お教え願えれば幸いです。よろしくお願いいたします。

回答No.1

maisonflora · ベストアンサー

通常、次のようにしています。
　役所によっては、原本1通、控え2部と指定された場合、原本は朱肉を押して作成し、それを白黒コピーを取ります。最近は手書きで原本を作らず、書式をダウンロードしてパソコン入力することが大半です。控えのうち、1部に受理印、受付印などが押されて返却されます。それをファイリングするだけです。
　控えの数を指定されない場合は、原本を白黒コピーして、それを返却してもらいます。控えは、「どういう内容で申請したか」、問い合わせがあったときや次回同様の書類があったときに参考にするために保管します。だから、控えにまで朱肉があるものを保管する必要は通常ありません。
　郵送で返信用封筒を入れておく場合、あるいは直接窓口へ持参しないといけない場合がありますので、注意が必要です。事前に役所へ確認しておきます。

お礼

簡潔なお答えをありがとうございました。控えまで自筆朱肉？？？と疑問に思ったのですが、あまりにできる人が自信たっぷりだったので、自信がなくなりました。控え2部作成、コピー・返信用封筒同封・郵送で次から対応します。ありがとうございました。