経費削減の為に封書をFaxやメールにできないか

質問

役所関係の行事に参加することが多く、その案内は全て封書で受け取っています。
それをfaxやメールにすれば費用も手間（印刷、折り曲げ、封詰め、ラベル貼り等）も減らせると思います。
また、発送元の部署が異なれば、こちらに届く日が同じであっても別便で来るので、何だか勿体無ぇなぁとも思います。

ただ、faxやメールは郵便に比べて相手が受取る確実性が低いのであれば現状で良いと思いますが。

ちなみに自分の勤務先では行事案内は全て郵便です。

いかがでしょうか？

回答No.3

noname#166256 · ベストアンサー

No1,2です

>もしクレームがつくかどうかを考え無いで良いとするならば、

そのような考え無しで仕事をすることがそもそもありえないことです。
クレームは付くものです。それもちょっと冷静に考えればおかしいと思われるクレームが
日常茶飯事に寄せられ無駄な時間を不本意ながら浪費させられるのが役所なのです。

補足

度々お答え下さって、ありがとうございます。

当事者ゆえのご苦労を感じました。
それにひきかえ、浅はかなお尋ねを繰り返したことを申し訳無く、
そして、ご丁寧にお答えくださいましたことを大変嬉しく感じております。

reslin様のおっしゃる様な困難もさることながら、
会議に同席する方を思い浮かべてみると、faxとメールを使う人がそれほど有るとも思われず、
仮に私の考えが実現しても、幾らの効果も無い様な気がします。

この度は本当に良い方がご回答下さり、有難く感じております。
ありがとうございました。

回答No.2

noname#166256

No1です。

繰り返しますが、100人中99人が良いと思っても1人がいちゃもんをつけるようなことには
どうしても二の足を踏みます。

現在、役所同士の（個人情報が絡まない）照会文書や事務連絡等は殆どメールです。
また、役所が発注先となる（役所の立場が強い）業者等が相手の場合はメールやFAXを普通に
使用しています。

役所が使用する切手代も空から降ってくるわけではなく、税金から予算要求して使用目的を
明らかにして請求しています。メールで送れば予算要求も印刷の手間も不要で事務が簡略化
されるものが、様々のクレームを恐れて郵便にしていることが大半かと思います。

役所側もやりたくて郵便を使用しているわけではなく、郵便だと一般市民からいちゃもんが
つく可能性が一番少ない、又はいちゃもんがついた場合に郵便局の責任に出来るため使用し
ているのです。

質問者様が「、何だか勿体無ぇなぁ」と思われていることをメール送信した場合に「印刷の
手間をかけさせやがって」とか「手を抜きやがって」と思う人間がほぼ確実に存在するとい
うことです。

補足

ご回答ありがとうございます。

宜しければ、もう少しお説を伺えませんでしょうか。

reslin様は、ご経験から私の挙げた方法だとほぼ確実にクレームがつくとお感じの様ですが、
もしクレームがつくかどうかを考え無いで良いとするならば、
私の挙げた方法はあながちおかしいとは言えないと考えて宜しいでしょうか？

回答No.1

noname#166256

役所の人間です。

メールは、その特性上秘密を守ることが出来ないため（ネットワークの途中の全てのユーザーが閲覧する
可能性がありうる）却下です。
FAXは間違い送信がありうること、また先方の機器や用紙が適切であることが必要であるため、入札依頼
等々でFAX送信する場合は電話で受信確認を行っています。

役所がやることは批判されがちなので、100人中99人が良いと思っても1人がいちゃもんをつければ実行
しづらいものです。

現状で世間が認める秘密が守れて確実な方法が郵便とされていますので致し方ないことかと思います。

補足

ご回答ありがとうございます。
幸いにも公務員の方からの回答で、嬉しく思っています。

内容には概ね同意ですが、後付けで恐縮ながら反論（いちゃもんではありません）させていただきます。

メールの使用に関しては、秘密にする必要が無い様な連絡事項ならば支障が無い様に思いますが、如何でしょうか？
この場合でも、受信者が特定の役目にあることが知られるというプライバシー侵害問題は有るかもしれません。

また、faxの場合は受信不確実等の問題があることは承知しております。
この問題はメールの場合にも同様の問題があると思います。
しかしながらこの問題については、メールとfaxを両方送信すれば解決できないでしょうか？
「ちゃんと送ったのにメールもfaxも届かないなんて！」
なんてことは、そうそう起こらないような気がします。

さて、仮に、上記の方法で情報保護と受信不確実の問題を回避できたとしても、郵便の代替手段とするには他にも問題があるかも知れません。
そこで、実験台を決めて、メール＆faxによる案内を一定期間試行して、代替手段と成り得るかどうか検証してみてはどうでしょうか。
大きな問題が無ければ、対象者を増やしていけば良いと思います。

全く雑な考えで恐れ入りますが、ご意見を頂ければ幸いです。