ファイルメーカー5.5で売掛帳を作りたい。

質問

私の働いている職場では現在売掛帳を手書きでコクヨの「売上帳」というルーズリーフで管理しております。
日々お客様に商品を販売していくことでどんどん厚くなっていく「売掛帳」。古いページはロッカーへGO!なんてした頃、そのページが必要になりあわてて探すなんて事をしょっちゅうやっているので、いっそのことファイルメーカーを使って売掛帳を作ってしまおうということで、ここ数日ファイルメーカーと戦っているのですがどんなフィールドを作ってどんなレイアウトを利用すればいいのか？？？なんです。
とりあえず今使っているルーズリーフにならって日付、品名、数量、売上金額、受入金額、差引残高フィールドをつくり表レイアウトで並べてみたりしているのですが？？？です。。お客様名＆住所＆TEL.も入れなくてはならなく、ルーズリーフの時はフッタ部分にそれを書くのですがファイルメーカーで同じ事をするとなんかおかしくなってしまったり。これからどうすればいいの(>.<)という感じです
ファイルメーカーで住所録は作ったりしたので簡単な操作は分かるので、こうすればいいんだよ！なんてヒントをいただければと思い投稿させてもらいました。
どうか力を貸してください。よろしくお願いします。

回答No.9

himajin1 · ベストアンサー

＃８のままでは、売掛帳に顧客IDが自動入力されませんね。私にも原因がわからないので、必要なら別質問を立ててください。

当面の対策としては、「売上明細書.fp5」に強制ルックアップ用のスクリプトを作りましょう。

スクリプト内容は、
フィールド内容の再ルックアップ（ダイアログ無し、売掛帳へのリレーションの、売上明細書NO　に基づいたルックアップ）です。
これを、明細書印刷のスクリプトに組み込めば良いでしょう。
「売上明細書.fp5」に、合計金額なども表示できますので、考えてみましょう。

お礼

himajin1さんどうもありがとうございます。
教えて頂いた通りこれからやってみようと思います。
きっとわからない事もあるでしょうけどもがんばってやってみたいともいます。わからない事はまず調べてみる！ですね。
ここまできたら何とか形になるところまでやってみようと思います。
どうしてもどうしても私一人では解決出来なくなったら再度質問させてもらいます。
この度はどうもありがとうございました。感謝の気持ちで一杯です。

結局の所20ptしか発行出来ないのですね。申し訳ないです。こんなにつき合って頂いたのに。。。

回答No.8

himajin1

> こんな私につきあってくれるhimajin1さんに大変感謝いたします。

いえいえ、自分の勉強の為ですから。

> 全体的な流れもボンヤリながら見えてきたんですが、どうも細かいところで躓きます。

かなり進歩されたと思います。

> 3.　顧客ID　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」の
> 　　リレーション作りましたが、使い方が理解できず。

実際の作業は、下記のようにイメージしています。

１：お客が来店する。
２：「住所録.fp5」を開いて、ＤＢ上で顧客を検索する。
　　（顧客ID　の特定）
３：購入の交渉が進む。
４：売上明細書を作成開始する。
　　具体的には、「住所録.fp5」上で特定した顧客の画面で
　　【新規売上明細書】のボタンを押す。
５：「売上明細書.fp5」が開き、新規レコードに、顧客ID　が入力される。
６：その画面上で、「売上明細書.fp5」に入力するというイメージで、
　　実際には、「売掛帳.fp5」の新規レコードに入力するのを
　　ポータル上で行うのが仕事のスタイルに合っていると思います。

> 4.　売上明細書NO　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」
> 　　のリレーションを作りましたが動作に問題有り。
> 　　新規レコード作成許可にチェックを入れましたが
> 　　新規レコード作成されません
> 　　それとも私の勘違い？？

説明不足でした。
１：まず、「売掛帳.fp5」の購入日を自動入力（作成日）のオプションを付けておきましょう。
２：「売上明細書.fp5」のレアウト中に作った、売上明細書NO　に基づいた「売掛帳.fp5」の
　　リレーションのポータルレイアウト中に、
　　　　「売掛帳.fp5」の売上明細書NO、顧客ID、購入日、品名、数量、単価、金額
　　のフィールドを表示しておきましょう。

その方が、便利だと思います。

さて、実際の使い方。
「売上明細書.fp5」のレアウト中に作った、売上明細書NO　に基づいた「売掛帳.fp5」の
リレーションのポータル上に、イキナリ入力します。
ポータル上の、品名　に、品名を入れてみてください。
ポータルの、売上明細書NO、顧客ID、購入日が自動的に入力されます。
数量と、単価を入れましょう。
つまり、これで、新規レコードが、「売掛帳.fp5」の中に作られています。

ここまでやってみて、下記は再度質問してください。

> 5.　「売上明細書.fp5」の新規スクリプトは問題なく設置できました。
> 6.　売上明細書NOに基づいた「売掛帳.fp5」→「売上明細書.fp5」
> 　　のリレーションを作りましたが動作しません。
> 　　後の顧客ID、購入日のルックアップもされず。
> 7.　「住所録.fp5」のスクリプト、ボタン配置動作ともOKです。

回答No.7

himajin1

販売に対する入金の見込みが不明では、経理、資金繰りの担当は非常に困ると思うんですが、無借金経営と仮定して、アドバイスします。

　御客様に商品を販売した段で「売上明細書」なるものを発行
　ここには取引日、品名、数量、単価、合計、値引き、入金、税金、残金を表記

最初から、ファイルメーカーで行いましょう。

「売掛帳.fp5」に、売上明細書NOのフィールドを新設しましょう。

「売上明細書.fp5」を作りましょう。
必要なフィールドは、
　１：顧客ID
　２：売上明細書NO（ユニーク、自動連番）
　３：（念のために）作成日（自動入力）
必要なリレーションは、
　１：顧客ID　に基づいた「売上明細書.fp5」→「住所録.fp5」
　　　レイアウト上に、顧客名、住所、電話を表示できます。

　２：顧客ID　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」
　　　過去の、売上を表示できます。

　３：売上明細書NO　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」
　　　大切なリレーションです。関連するレコードの作成を許可しておきます。

　　　このリレーションを使用して、「売上明細書.fp5」上で、「売掛帳.fp5」
　　　に、入力していきます。

必要なスクリプトは、
　１：新規売上明細書：
　　　　　新規レコードを作成
　　　　　ペースト　顧客IDへ

「売掛帳.fp5」に新規リレーション
　　　売上明細書NO　に基づいた「売掛帳.fp5」→「売上明細書.fp5」
　　　このリレーションに基づいて、
　　　「売掛帳.fp5」上の、顧客ID　を「売上明細書.fp5」の顧客ID　から
　　　ルックアップして持ってきましょう。自動入力になります。
　　　「売掛帳.fp5」上の、購入日　を「売上明細書.fp5」の作成日　から
　　　ルックアップして持ってきましょう。自動入力になります。

「住所録.fp5」にもスクリプトを追加します。
　１：売上明細書作成
　　　　　コピー（顧客ID）
　　　　　外部スクリプトを実行
　　　　　　　　　　　「売上明細書.fp5」新規売上明細書
　レイアウトにも、「売上明細書作成」のスクリプト実行ボタンを
　追加しましょう。

実際の操作
　客の名前や電話番号から「住所録.fp5」を検索します。
　スクリプト「売上明細書作成」をボタンから実行。

　これで、「売上明細書.fp5」が開き、新規レコードが作成され、
　顧客ID　が入力されます。

　売上明細書NO　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」リレーションの
　ポータル内で「売掛帳.fp5」の新規レコードに入力していきます。

この程度で有れば、慣れれば、対面販売でも入力可能だと思います。

ところで、この「売上明細書」は、１枚が１日（１回）の販売に相当しますね？

ちょっと酒が入っているので、今日はこの辺で。

補足

なかなかお返事が書けなくすみませんですm(_ _)m
>販売に対する入金の見込みが不明では～
私も自分の会社ながら「のんきなものだな～」とあきれてしまう事も多々あります。（社長の方針なんで変わらないんです）
このご時世でこのやり方で商売を続けていけるのだから結構優良企業だったりして(^^

話がそれましたが、実際に作ってみて疑問のいくつかありますので再確認させて下さい。
ちなみに今まで作っていたものは捨てました（消去はしてないですが）ので0から出発しております。
1.　指定いただいたフィールドを作り「売上明細書.fp5」を作りました。
2.　顧客ID　に基づいた「売上明細書.fp5」→「住所録.fp5」のリレーション作り動作も問題ありません。
3.　顧客ID　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」のリレーション作りましたが、使い方が理解できず。
4.　売上明細書NO　に基づいた「売上明細書.fp5」→「売掛帳.fp5」のリレーションを作りましたが動作に問題有り。新規レコード作成許可にチェックを入れましたが新規レコード作成されませんそれとも私の勘違い？？
5.　「売上明細書.fp5」の新規スクリプトは問題なく設置できました。
6.　売上明細書NOに基づいた「売掛帳.fp5」→「売上明細書.fp5」のリレーションを作りましたが動作しません。後の顧客ID、購入日のルックアップもされず。
7.　「住所録.fp5」のスクリプト、ボタン配置動作ともOKです。

全体的な流れもボンヤリながら見えてきたんですが、どうも細かいところで躓きます。
こんな私につきあってくれるhimajin1さんに大変感謝いたします。

回答No.6

himajin1

請求→入金確認の流れ

変にパソコンを意識せずに、紙帳票の時代に
行っていることを、詳しく説明していただくのが
解決の糸口になると思います。

いつでも、どうぞ。
私も、暇人とか言いながら、レスポンスは悪いですが、最後まで面倒は見ますので。

では。

補足

連絡が遅くなりすみませんです。今日も休日返上で出社しております。ちょっと前の生活が嘘のように忙しいです。^.^;

>変にパソコンを意識せずに～
そうかもしれません。himajin1さんにうちの営業スタイルに合った流れをアドバイスいただくのが近道かも（他力本願ですみません）

まず、御客様に商品を販売した段で「売上明細書」なるものを発行します。ここには取引日、品名、数量、単価、合計、値引き、入金、税金、残金を表記します。「売掛帳」へは「売上明細書」をもとに転記します。現在の売掛帳のスタイルも取引日、品名、数量、単価、合計、値引き、入金、税金、と記入し残金だけが繰り越していくのです。
商品が現物である場合はその場で納品致します。納期までに時間がかかる場合は内金を頂いた上で納品の日時を決め後納します。

御客様からの入金ですが「売上明細書」を発行した時点で全額入金いただけることもあります。場合によって納品時に全額入金、購入次月より均等割10.5.3.2回、ボーナス時一括、等々、入金方法が定まっていないのが現状です。
極端な時（一部のお得意様に対して）は「ある時払いの催促無し」みたいな。。。御客様の都合で金額もまちまちで入金されます。（信用売りスタイルです。）

なので、請求→入金の流れで、請求書の発行するタイミングもしっかり掴めないこともあり、出来ることなら請求書を発行せずに入金処理が出来、あとで入金済み、未入金（残高有り無し）の確認が出来るといいのかもしれません。表レイアウトで「未入金者一覧」なんて出ると便利なように思います。
思いつくままに書きなぐってしまい、えらい長文になってしまいすみませんです。
至らない点などありましたらどんどん補いますので補足要求お願いします。

回答No.5

himajin1

完成までは、長期戦になりますので、頑張りましょう。

・繰り返しフィールドを使わなくなった事により一人のお客様が数種類の商品を購入した際は１つの商品ごと新規のレコードを作成するという事ですよね？

→　その通りです。

・「売掛帳.fp5 」の入金フィールドですが、一人のお客様に対して発生した売り上げで請求日に入金頂ければ良いのですが、よくあるパターンで請求額の一部のみの入金で残りが次月繰り越しという事が起こります。この場合のフィールド（繰越残高）はどのように配置したらよいのでしょうか？

→それはやっかいですね。
　何らかの対策を講じないといけません。
　たとえば、請求書発行の時点で、
　　　Ａ商品は２月末締め
　　　Ｂ商品は３月末締め
　というように取引条件を確定できないのでしょうか？
　それとも、客の都合で、請求条件と異なった支払いが行われるのでしょうか？
　だとすると、「請求書.fp5」とは、別に、「入金確認.fp5」を持った方が
　良いかも知れません。私には、未体験のケースで、あまり適切なアドバイス
　ではないかも知れません。

また、入金が複数に分かれて行われるときはどのように対応したらよいでしょうか。

→最初から、請求書を分けましょう。

・「請求書.fp5」の入金、未入金の確認フィールド というのはどのようなフイールドを作ればよいのでしょうか？

→１：請求書１枚が１回に入金されるので有れば、単純に、その、請求書の１レコードに対して、入金が有った事を記録するフィールドで良いです。
たとえば、文字フィールドにして、「済み」と記入したり、
日付フィールドにして、確認日を記入したり。
スクリプトのボタン一発で良いです。

→２：請求書１枚が１回に入金されない場合は、請求書をあらかじめ分割発行する。

→３：それもできないなら、「売掛帳.fp5 」に、未入金の確認フィールドを作るしかないでしょう。

また全体の流れとして「売掛帳.fp5 」と「請求書.fp5」はどういう関係で働かせればよいのでしょうか？

→イメージとして
取引ごとの詳細データーは「売掛帳.fp5 」に入るが
実際には「住所録.fp5」のポータルからの、記入が主体。
請求作業は、「売掛帳.fp5 」で、納品書IDが未記入の物が無いか確認し
「請求書.fp5」で作成。ポータルで内容を確認

こんな感じです。

お礼

連絡が出来ずすみませんでした。昨日今日と通常業務が「なぜ？」というくらい忙しくめちゃめちゃでした。

教えていただいたように作りつつも自分流？うちの職場流？にカスタムしながら何となく形になってきました。
しかしどうしても請求→入金確認がうまくできません。（私がこの流れをいまいち理解できていないということもありますけど。。。）
もうちょっと時間を下さい。^.^;
出来ることならきちんと理解しながら作り上げたいしhimajin1さんにはホントご迷惑をかけますがもうちょっとおつきあい下さいませm(_ _)m
取り急ぎご連絡まで。。。また補足します。

回答No.4

himajin1

＃２，３です。
補足、読みました、

繰り返しフィールドを使用して居られるようですが、
できれば、繰り返しフィールドは避けた方が良いと思います。

どうしても、繰り返しフィールドを使いたい理由が有れば、補足してください。

納品書ベースと言うことで、「売掛帳.fp5 」に関して、
１：購入日には、繰り返し10 は不要でしょう。

２：品名　も　繰り返し10 はやめましょう。

３：数量、単価　も　繰り返し10 はやめましょう。

４：小計の計算フィールドは、やめて

５：金額　の計算フィールド（数量*単価）を繰り返し無しで作りましょう。

６：値引き　が納品書１枚に対して行われるので有れば、フィールドではなく、
　　新規レコードに、
　　品名＝値引き　数量＝１　単価＝（マイナス）値引き額　を作りましょう。

７：納品書ID　の、フィールドを作りましょう。

８：「請求書.fp5」 を別途、作成しましょう。
　　納品書ID
　　顧客ID　を「売掛帳.fp5 」から納品書IDに基づいてルックアップ。
　　請求日フィールド
　　入金、未入金の確認フィールド

お客様の購入履歴　は「住所録.fp5」の中から、
顧客ID　に基づいたポータルで「売掛帳.fp5 」を覗き、確認

お客様の未入金は、「請求書.fp5」の中から、
納品書ID　に基づいたポータルで「売掛帳.fp5 」を覗き、確認

消費税は税率変更に備えて、「請求書.fp5」の中に
　　消費税率の数字フィールドを自動入力で
　　請求額の計算フィールドと共に
作成

とりあえず、この説明でわかりませんでしょうか？
わからなければ、どんどん聞いてください。

補足

度々ありがとうございます。
教えて頂いたとおり「売掛帳.fp5 」に変更を加えました。
「請求書.fp5」も作成しました。
しかしながら疑問もいくつかあるので図々しくも再度質問させて頂きます。
・繰り返しフィールドを使わなくなった事により一人のお客様が数種類の商品を購入した際は１つの商品ごと新規のレコードを作成するという事ですよね？
・「売掛帳.fp5 」の入金フィールドですが、一人のお客様に対して発生した売り上げで請求日に入金頂ければ良いのですが、よくあるパターンで請求額の一部のみの入金で残りが次月繰り越しという事が起こります。この場合のフィールド（繰越残高）はどのように配置したらよいのでしょうか？また、入金が複数に分かれて行われるときはどのように対応したらよいでしょうか。
・「請求書.fp5」の入金、未入金の確認フィールド というのはどのようなフイールドを作ればよいのでしょうか？
また全体の流れとして「売掛帳.fp5 」と「請求書.fp5」はどういう関係で働かせればよいのでしょうか？
ホントに申し訳ありませんが再度教えて下さい。

教えて頂きながらがんばってついてきておりますが、すでに一杯々です(^^ゞ
こんなに大作業になるとは思ってもいなかったので（土・日と休日返上でファイルメーカーです）簡単に引き受けた事後悔しております。。。

回答No.3

himajin1

＃２です。

それでは、まずは、売掛帳.fp5　に、すでに作ってあるフィールドの名前、タイプ、計算式などをすべて、リストにして書き出してみてください。

補足

すみません(^^ゞ
私なりに色々と試行錯誤を繰り返しておりまして、今すでに稼働している「住所録.fp5」というファイルと顧客IDを通してリレーションを掛けた「売掛帳.fp5
」を作っております。売掛帳.fp5の中のフィールドは
顧客ID　テキスト　「住所録.fp5」とリレーション
顧客名　テキスト　「住所録.fp5」より抽出　
住所　　テキスト　「住所録.fp5」より抽出
TEL　　 テキスト　「住所録.fp5」より抽出
購入日　日付 繰り返し10
品名　　テキスト 繰り返し10
数量　　数字 繰り返し10
単価　　数字 繰り返し10
小計　　計算（数量*単価）繰り返し10
合計　　集計　合計にチェック小計を指定
値引き　数字
消費税　計算（合計-値引き）*0.05
入金　　数字
総合計　計算（合計-値引き）*消費税-入金
レイアウトは標準レイアウトで作っております。
ちなみにこれはうちの会社で使っている納品書を元にしたフィールドの配置です。
総合計のあとに繰り越し金額も作りたいのです。一人のお客様を一つのファイルで作れば色々な計算が巧く動くのですが購入した商品（一枚の納品書）を一つのレコードにすると計算が巧く働きません。考え方が根本的に違うのでしょうか？
一応目標（理想の形）としてはお客様の購入履歴が分かり未入金の確認が分かり「住所録.fp5」の中のポータルでも確認できるなんて事がしてみたいです。

回答No.2

himajin1

売掛帳.fp5　のほかに、顧客マスター.fp5　を作成し、そこに、お客様名＆住所＆TEL.　のフィールドを作る。
両方の.fp5　に、顧客マスター番号の数字フィールドを作り、それを、キーとして、リレーションを作る。

お礼

回答いただきありがとうございます。

せっかく教えていただいたのですが全く理解できておりません。
今一度もうちょっとわかりやすく教えていただけませんでしょうか？

図々しくてすみません。

回答No.1

grumpy_the_dwarf

とりあえずこういうのを参考にして、自分のところ向けにカスタマイ
ズしていくのがわかりやすいかもしれないですね。

参考URL：

http://www.vector.co.jp/soft/mac/business/se137510.html, http://www.pluto.dti.ne.jp/~tpc/flexhome.htm

お礼

早速教えていただいたリンクをたどりDLしてみたんですが...
私レベルでは使い方を覚えることからはじめないと作るどころではないです(^^
会社にファイルメーカーがあるのですが、使いこなせる人がいなく簡単な住所録を作ったことがあるということで私が選ばれちゃったんで、困ってます(T.T)
今使ってる売掛帳のままがいいのかな。。。

回答いただきありがとうございました。