【分かりやすい議事録作成方法】

質問

私の団体では現在、フェイスブックのグループで週１回の議事録を流しています。ですが、最近マインドマップのような見てすぐ分かる議事録を作ろうという動きがあります。実際に「mindjet mindmanager」というソフトでやってみたのですが、使い方が難しく、また汎用性にかけます。更にいうと、議事録作成は毎週持ち回りなので、誰でも作成できる議事録を目指しています。

ようするにワードやエクセルのような普及率が高いツールで、ビジュアル性を重視した議事録を作りたいのですが
１から作るとなるととても大変です。なので、(1)議事録テンプレートが豊富なサイト(2)簡単な作り方(3)別の方法を知っている方がいればぜひアドバイスを頂きたいです。

よろしくお願いします。

回答No.1

津田 正顕（@nextbaron） · ベストアンサー

失礼します。http://www.mindmeister.com/ 等のマインドマップを作成するサービスは多数ありますが、マインドマップには手書きが最も効率的です。マインドマップをメンバー間で共有するためには、手描きのマインドマップを写真で撮り、共有するシステムに掲載すればこと足ります。

それ以上にマインドマップをメンバー間で利用する時に大切なことは、マインドマップを議論の時に活用することです。逆に、議事録という過去の議論の経緯としては、マインドマップはあまり適していません。議論の流れが見えにくいからです。（議論の全体像を見ることに適しています。）

マインドマップを議論の時に活用することとは、議事進行をする人が、出された意見をマインドマップに書き込みながら、具体的なアイディアを求めたり、（出されたアイディアのまとめとして）抽象的なアイディアを求めたり、出されたアイディアとは正反対のアイディアを求めたりして、議論を活発にすることです。

マインドマップに限らず、議事進行をする人が参加者に様々な質問をすることで、参加者に刺激を与えて、様々なアイディアを出させることが会議を成功に導く最も重要な点です。マインドマップを利用することで、どのようなアイディアが出されたのかが一目瞭然になり、不足分が分かることで、より効率的にアイディアを出させることができます。

逆に言うと、資料の読み合わせに終始している会議においては、マインドマップ活用の出番はありません。もちろん、資料の読み合わせに終始している会議を改善するために、マインドマップを使い、強引を話をさせるということは選択肢のひとつです。

また議事録に最適なツールとしては、co-meeting http://www.co-meeting.com/ja/ がお勧めです。少人数で簡単に使う分には、無料です。

お礼

とても丁寧な回答ありがとうございます。確かに、マインドマップの効果や特徴・役割を理解して使うことが大切ですね。

また、co-meetingを紹介して頂きありがとうございます。試しに使ってみようと思います。