ゼロックスのDocuWorksについて。

質問

業務でDocuWorksを使われてる方は、主にどのようなことに使われてますか？
今の私は、Excel文書などをDocuWorks変換し、プリンタで紙に出す前にイメージ確認するのが主な使い道です(印刷した後はすぐ削除してばかりです)。後は、スキャンにより生成されたDocuWorksファイルを見たりしてるくらいです。

皆さんは、他にどういった使い道に使ってますか？社内の書類はDocuWorks形式で保管して全文検索しやすくしておくとか？そもそも全文検索をする機会とか、そんなにあるのでしょうか？個人単位でなく組織単位で、DocuWorksを便利に共通利用する上手い方策があったら、教えていただけないでしょうか。

回答No.2

bokobko · ベストアンサー

仕事の中で、作成した文書のチェックを他の人に頼むことが多いので、そのときに使っています。
作成した文書をDocuWorksファイルにして、チェックしてもらいたい人にメールで送ったり、職場の共有フォルダに入れます。依頼された人は、DocuWorksファイルを開いて、付箋などでコメントをつけてくれます。

物を購入するとき、FAXで届く見積書、商品に関するWebの画面、社内システムで入力して作成した購入申請書、郵送される納品書など、購入にまつわる書類をすべてDocuWorksにしておき、束ねて保管しておきます。
こうすると、将来また同じような作業をすることになったときに、以前やった作業を思い出しやすくなるし、どんな書類が必要か一目でわかります。
こういうときは、「見積書」、「商品説明」など、一つ一つファイル名をつけておき、バインダーをつかって束ねます。
バインダーの見出しが表示できるので、１枚１枚めくるよりも効率的です。
このまま経理部門の人に送ったりもします。資料が足りない時も、バインダーなので差し込みしやすいですし、間違った時も差し替えしやすいです。

また、個人利用では、仕事で使っているメモ帳をいわゆるルーズリーフのように取り外ししやすいものにしておいて、たまってきたらスキャンして自分で持っておきます。
OCRはほとんどかけません。手書きのメモなので誤検知修正が面倒です。
このようなメモは、確か先月のことだったとか、去年の夏頃といったように時間で思い出せるので、あとはささっとファイルの中をめくっていけば、だいたい欲しい情報は見つかります。
だから、メモの日付や期間をファイル名にしていますよ。

私の仕事の場合、全文検索が必要な仕事はほとんどないです。OCRも使いませんし。
DocuWorks Deskは作業用と割り切っているので、作業が完了したら、普通のパソコンのフォルダにファイルを移動します。
検索しないでも、だいたいどこにどのファイルがあるかわかります。

組織単位での活用方法だと、こちらが事例がたくさんありますのでいかがでしょうか。

岡山DocuWorks倶楽部
http://www.fujixerox.co.jp/okx/product/event/dw/index.html

ひょうごDocuWorksOpenClubへようこそ
http://www.fujixerox.co.jp/hgx/product/kdwc/

北海道DocuWorks倶楽部
http://www.fujixerox.co.jp/hkx/product/event/dw/index.html

ぴったりの事例があるといいですね。

お礼

凄くいいホームページがありますね。これだけ実例紹介があれば、励みになります。有難うございます。

回答No.1

wako65

私の職場ではDocuWorksが浸透しています。
承認印を押された紙文書をスキャンしてDocuWorks文書にして、電子的にやりとりします。
遠くの拠点とかに、郵送など物理的に送る手間が省けます。
FAXでもないので料金が掛かりません。

ページ数の多い文書をDocuWorksに変換して、Docuworksの電子付せんを付けて注目してもらいたいところを示すようにして送る場合もあります。

プリンターに出力することを考えるのであれば、DocuWorks上で複数ページをまとめて1枚に変換して、出力枚数を節約する使い方もできます。時々この方法を使うこともあります。

すみませんが、全文検索と言った用途には利用しておりません。
もっと有効にと言うならば、次のサイトにソリューション実施例があります。
http://www.fujixerox.co.jp/solution/management/docuworks/

あと、私は個人でも購入して利用していて、Webサイトの保存とか、セブンイレブンのネットプリントで印刷するために、DocuWorks文書に変換してから送っています。
（自宅にプリンターはありません）

お礼

紹介いただいたソリューションは有効そうですね。積極的に導入しようと思います。