マンションの総会での議決権行使

質問

ケース１　総会の出欠票の提出期限までに出欠票を出席として提出しているが不幸があり当日、出席　　　　　　出来なかったので速達書留で議題の賛否をおくった。評決前に届いたが無効になった。
ケース２　総会の出席票の提出期限までに出欠票を欠席として提出しているが当日、本人が総会に　　　　　　　　出てきて議決権を行使した。
ケース３　総会の出欠票を提出しなかったのに当日、本人が出てきて議決権を行使した。

　１，２，３とも議長(理事長）判断で行われました。出席票、提出期限、議決権の扱いが支離滅裂で何　か議長の意図を感じます。このような事は一般的にはどの様になるのでしょうか、又、法的な決まり　等があれば教えて頂けないでしょうか。

回答No.1

kanrishi · ベストアンサー

ご質問（ご相談）の内容はどこでも起こりうる問題ながら紛糾するまではとかく見過ごされがちな事柄です。しかし組合の運営上致命的な誤りの原因にもなりかねませんので、明確にしておかなければなりません。

この事例の基本的な誤りは「出欠票」の提出と議決権の行使を混同しているところにあります。
議決権の行使は規約に定められていますが、「出欠票」は規約（一般的には）にも法律にも規定されていません。
「出欠票」は総会成立に必要な出席者を事前に読むために提出を依頼しているもので、事後的には出欠数を確認するための資料（場合によってはエビデンす）ともなるものですから、あくまで開催者（理事会）の都合で徴求するものです。
組合員としては予定や都合の変更はあり得ますから、「欠席」としておいても都合がついたりその逆もあり得ます。しかしその場合でも「出欠票」を盾にとって居る人を無視したり、居ない人を出席者に参入したりはしません。
両者を同列にあつかっているところに大きな誤りがあるというべきです。
現実の出欠は当日の受付状況か総会会場での確認（点呼）によって確定しなくてはなりません。総会議事録での出欠状況は（仮に手続きが簡略化されていたにしても）そのような認識に基づいて記載されたものでなければなりません。

多くの組合で「出欠票」と委任状（あるいは欠席予定組合員用の「議決権行使書」なるもの）を同じページに印刷して提出させているようですが、これも混乱に輪をかける原因となっているかもしれません（こちらは無効とは言えません）。

総会に管理会社の担当者が同席していてこのような混乱が生じたのであれば、管理会社の力量に疑問を呈する必要がありそうです。

お礼

評決前の意思表示は本人と確認できればどんな形でも有効だとおもいます。
その事を規約等で明記してもらうように皆さんに働き掛けようと思います。
ご意見、ほんとうに良く分かりました。注意しなければならない事も分かりました。
明快ななご回答、こころより感謝いたします。有難うございました。