Notesのメール 過去のメール管理について

質問

こんにちは！

仕事でLotus Notesを使用していますが、過去のメール保存について悩んでおります。

毎月４００～５００MBほどの容量のメールを受信しますが、サーバーのメール容量が５００MBくらいしかなく、それを超えるとメール送信できなくなったりして過去のメール削除するように促されます。
削除すればいいのですが、必要なメールも多いので全部は消せません。

現在は、ローカルに年月の名前をつけて１ヶ月ごとにメールバックアップを保存し、必要があればそこを見るようにしています。
ただ、数が増えるとどれを開けていいものやら・・・ということになりそうです。

ローカルにひとつだけ過去メールを蓄積していくような運用方法はありませんでしょうか？
ノーツにお詳しい方、ご教授宜しくお願いいたします。

回答No.2

asciiz · ベストアンサー

＞アーカイブ機能がシステム管理者に制限されていて使えなかったので

うむむ…それではもう一つ方法があります。

メールDBを選択するか、開いた状態で、メニューから「ファイル - 複製 - レプリカの作成」を選択します。

サーバー・ファイル名の指定はそのまま「Local」「mail\(ファイル名).nsf」で構いません。
(C: ドライブに余裕が無ければ、右のボタンから他のドライブ・フォルダを選択する事もできます。)

レプリケータの画面が出ると思いますので、メールDBを右クリックしてサブメニューから「オプション」を選択します。

●「基本」タブ
[v]定期複製を有効にする
　→[スケジュールの変更]ボタン
　→[v]このロケーションで複製を有効にする をチェック
　　[v]Notesを起動したときに複製する をチェック
(その他、他のタイミングの複製を有効にしても構いません)
●「詳細」タブ
複製要素で、「[v]削除」のチェックを外す。→「[ ]削除」

以上で、Notesを起動するたびに、サーバー上のメールをLocalのメールDBに取り込みます。

そして、サーバー上のメールを削除しても、「削除」情報をレプリカDBに反映しないため、LocalのメールDBを開くと、過去のメールはいつまでも残っていることになります。
(Localでメールを削除すると、サーバー上のメールDBでも削除されます。その設定は「送信」タブ内にあり、デフォルトでは削除を他DBへ反映しますので。)
(ずっとNotesを起動していて、複製動作前にサーバーメールを削除してしまうと、レプリカDBにも残りませんので少し注意しておいてください。)

レプリカDBは、DBアイコンも開いた画面もサーバーDBと見分けがつきませんので、データベースのプロパティを表示して、DB名を変えておくと良いでしょう。「(local)(名前)のメール」等。
また、ノーツのメイン画面のメニューから 「表示(V) - サーバー名を表示」をチェックしておくと良いでしょう。
レプリカDBはワークスペース上ではデフォルトで重なるので、「表示(V) - レプリカアイコンの積み重ね」のチェックは外しておいた方がわかりやすいかもしれません。
(重なっている場合、DBアイコン右上の▽ボタンから、表示したいサーバー名を選択)

当然ですが、普段はサーバー上のメールDBを使ってください。
Local DBからでもメール作成できるのですが、送信ボタンを押してもその場ではLocal DB に保存されてしまい、レプリカの更新タイミングまで遅れて、送信されることになります。
(間違ってやってしまった場合には、「ファイル - 複製 - 更新」を実行すると、レプリカの同期作業が走り、メールの送受信が行われます。)

このレプリカDB作成も禁止されてると、やっぱり定期的にコピーするしかないですかね…。

あともう一点、先ほどのレプリカ複製の設定が万が一戻ってしまうと、サーバー上の削除が有効になってLocal DB に反映されてしまう可能性があります。(一気にローカルDB上の文書が少なくなってしまう)
ローカルのメールDBも、定期的にバックアップコピーを取っておくと良いでしょう。(でもまあ何世代もコピーを持つ必要は無く、上書きコピーで良いと思います)

お礼

随分おそくなりましたがありがとうございました。
教えて頂いた方法でうまくバックアップとれています。

回答No.1

asciiz

「メール アーカイブ」の機能を利用します。

メールを開き、アクションボタンの[ツール]から「アーカイブの設定」を選択します。

そこで、localのアーカイブDBに送る条件をチェックするか、新規作成し、チェックを入れます。
1ヶ月で一杯とのことですので、例えば[作成]ボタンから、
・記述名: 30日以上前の文書
・選択条件 - 入力日数より前の文書 - 30 [日]
などを作成し、有効化します。

その処理を自動的に実行するには、さらに「スケジュール」タブで、実行する曜日と時刻を指定できます。

スケジュールを指定しない場合には、ノーツメールを開いておいて、メニューの「アクション - アーカイブ - すぐにアーカイブ」を実行すると、その時点で条件に該当した物がアーカイブDBに送られ、メインのメールDBからは削除されます。

アーカイブしたメールは、左欄の ツール - アーカーブ - (アーカイブ条件名)」をクリックすると、localのアーカイブDBが開き、参照できます。
まあ、ワークスペースを開けばメールアーカイブのDBアイコンも出来てますので、直接開くんでもいいですが。

PC交換でデータ移行するときなどには、アーカイブDBもコピーするのを忘れないようにしてくださいね。

お礼

ご回答ありがとうございます！
内容は理解して、おそらくこれならいけるんだと思いますが、今使っている環境ではアーカイブ機能がシステム管理者に制限されていて使えなかったので、この方法は使えそうにありません。

ありがとうございました。