手形の郵送について

質問

当社では業務の合理化の面から、受取手形の回収については郵送のお願いをお客様にしております。

そういった手形の郵送についてはよくある話だとは思うのですが、
お客様によっては郵送について強い不安を持つところもあり、
端的に言えば、郵送事故があった場合その責任は誰が負うのかという部分について明確な取り決めが欲しいと言われてしまうところがたまにあるのです。

手渡しであれば、受渡中の事故とはいえその場で既に領収証はもらっていますし、
「渡したじゃないか」と強く主張することは出来ます。
ただ郵送の場合だと、郵便局が金額を保証してくれるわけではないですし、
結局誰が悪くて誰が責任を取るのかはっきりしないのです。
手形が来てない以上当社としても領収証を発行するわけにもいきませんし。
事故とかであれば差し止めの手続きなど行ってもらえばいいのでしょうが、
万が一とはいえそこが面倒（なんでうちがそんなことしなきゃいかんの？）というお客様も確かにいるようです。
たしかにお客様にとって見れば、「郵送後の責任は全て受取側（当社）にあります」といった約束が交わせればそれで安心とは思うのですが、うかつな文書を交わすのもどうかと思います。
ほとんどのお客様からの集金を郵送で行おうという中で、ポツポツと誰かが集金に伺わねばならないお客様があったりすると、結局業務効率化になりません。

手形郵送を実施されている会社さまは多いかと思うのですが、その辺の慰撫工作というか対策をどのように行っているのか、文書等の作り方など含め参考になればお聞かせいただきたく、よろしくお願いします。

回答No.2

yosifuji20 · ベストアンサー

私はかつて同じような考えの会社にいて、極力郵送をお願いしていました。
大きな会社ではその条件に、事故の場合は迷惑をかけませんという念書を入れることを要求されることは珍しくありませんでした。それを出さないと郵送してくれない以上何時もそれに従っていました。

その経験では、日本の郵便制度は非常に優秀で事故はまずないということです。私が在職していた期間中で私の部署で取り扱った手形はなんと50万枚もあり、そのうちで郵送は恐らく99％でした。そしてその間の郵便の事故はゼロでした。

郵便を受け取ってからの社内の手違いで紛失が2枚ありました。これは振出人に相談の上正式の紛失の手続き（裁判所で除権判決というのをもらいます）をした上で、最後はその判決後に代金は頂きました。でも一旦紛失すると10-12月はその手続きに必要です。
この場合相手は大手の企業でしたが、こちらの相談には冷静に応じて頂き、別に無愛想ということもありませんでした。

年初でどのようなことを約束しても、売掛債権がそれで消滅することはありません。最後は相手も支払わないと困るのですから、普通の会社ならば良心的に対応してくれます。従ってご質問の不安は実務上は杞憂です。
私は上記の例から社員の回収よりも郵送の方が安全かもしれないとまで思っています。

相手のお願いの文書ですが、「万一郵送の事故の場合は、後の処理はすべて弊社で行い貴社にはいささかのご迷惑もおかけしません」

という趣旨でよいと思います。

お礼

さっそくのお返事ありがとうございます。
同じような経験の中からのご回答で、大変に参考になります。
確かに念書などの対応でわかっていただくしかないかななどと考えていますが、
実際に過去に郵便事故があって、その時の手形の送付先（今回の例で言えば当社みたいな立場の方）がイマイチ対応が悪くて、「郵便局が悪いならうちは関係ないからとにかく払ってくれ」みたいな感じだったこともあって、郵送に乗り気じゃないみたいなお客様もあります。

でも、自分の経験上からも、確かに集金での事故はありますが、郵送での事故は経験ありません。こちらの方が安全な気はするのですが、まぁお客様にとってみれば気分的な問題かもしれませんが、領収証さえもらってしまえばあとは当社の責任ですからね。。紛失時に除権判決をもらわねばならないという意味では、誰がなくそうが同じなんですが。

補足

実際に念書を作られていたとの事で、振出人や裏書人などが本来負わねばならない部分まで、変に負ってしまうようなことにならないように、どういった文言にされてましたでしょうか？

「万一郵送の事故の場合は、後の処理はすべて弊社で行い貴社にはいささかのご迷惑もおかけしません」

とありますが、結局除権判決を得ようとする場合は、振出人がその依頼をしなければならないわけですから、やっぱり色々動いていただかないといけないのでは。。とふと思ってしまいました＾＾；それとも実際お客様には迷惑かけずに解決できる方法があるのでしょうか。。

回答No.5

pajyarusuta-11

無駄な費用を省く意味で我社ではこのようにしました。
手形は郵送の場合。銀行までのバス代。現金封筒代・切手代・書留等の諸費用をお得意様が負担しなければならない。また，当社が集金に行けば車両費用（ガソリン）他も馬鹿にならない。
万が一の場合郵便局が補償してくれるわけではありません。
そこで振込みに変更しました。
相手が振り込む場合は，その費用は相手負担。こちらが振り込む場合は当社負担このようにしましたら，思ったよりすんなりと了解を得ました。参考まで。

お礼

振込はぜひすすめていきたいところですが、なにぶん金額がデカいのと、
廻り手形を使用されるので、実際には難しいのではないかと。。
（１回の支払いで廻り手形含め10枚、１千万円くらい）
中々難しいです。。。（ ´Д｀）

回答No.4

yosifuji20

ちなみに私は今まで複数の会社で勤務していますが、支払手形はすべて原則は郵送でした。

たまに割引の都合で支払日の朝に取りに行かせて欲しいなどはありましたが、あくまで例外です。
支払う方としても支払日に集金が押し寄せるのは面倒なことですから、郵送の方が簡単という気はしていました。

「郵便局が悪いならうちは関係ないからとにかく払ってくれ」みたいな感じだったこともあってとのことですが、それがご心配ならば取引開始時に郵送を条件で仕入れの口座を設けるというようにすれば良いのです。
普通の場合はそのような要求は当社には責任はないと突っぱねる所でしょうが。
個人企業はともかく、普通の規模の会社ならば手形の知識はあって当たり前ですからそのようなことはありえないと思います。

資金繰りで除権判決を受ける時間がないというのならば、その間は今ある買掛金を担保のように考えて、つなぎで判決まで立替払いをしておけば良いでしょう。
継続的取引であればそうしてもリスクはないですよね。どちらにしても事故の場合は期日には決裁ができないので、支払い側はその資金は余裕が出るはずです。

このあたりは相手の信用も見ながら現実的な対応は可能だと思います。それを理由にわざわざ毎月集金を強制するのはナンセンスという気がします。
1枚の手形の集金で、数千円のコストになりますよね。

お礼

すごく説得力ありますね。確かに除権判決を受けるまでは手形金額の支払いは免除されますから、振出人は決済期日とはいえ支払う必要は無いですし、未回収リスクは受取側の当社が負うということにしておけば、どちらにしても継続取引なので（それなりに与信のあるところなので）、お客様のリスクは少ないと思っていいですよね。
当社も昔は支払手形は全部郵送でしたが、事故は１回もありませんでしたし、先方の紛失による除権判決の手続きもやりました。今はファクタリングに移行したので支払手形は発行していませんが。

回答No.3

venefica

うちの会社の場合はよっぽど遠いところに営業所があって来れない場合をのぞいては郵送はお断りしてますね。
直接手渡しです。
郵送で送る場合は書留で郵送してますね。
特に文書などは交わしていないと思いますよ。
書留で送ればそうそう郵便事故にはあわないと思います。
普通郵便ですと事故の可能性も高まりますが。

万が一郵送中に事故があれば、郵便局から証明書がもらえますので、この証明書を持って行って警察署に紛失届を出して、手形振り出し会社に事故通知を出せばいいんじゃないんですかね？
確かにそんなことになったら少々面倒ですが仕方ないですよね。

お礼

さっそくのご回答ありがとうございます。
やっぱり郵送をお断りしているところもあるんですね。
参考になります。ありがとうございます。

回答No.1

kusirosi

・ただ郵送の場合だと、郵便局が金額を保証してくれるわけではないですし、
結局誰が悪くて誰が責任を取るのかはっきりしないのです。

手形をはじめとする有価証券を郵送するときは、一般書留で郵送するのは一般常識ですよ。

郵送途中に紛失したときに、どのような事態がおきるかということから考えます。
有価証券や商品券を郵送する場合、一般論として言えることは次のとおりです。

（ａ） その「券」について、誰が持っていても使える性質のものであれば、郵送は書留にして、その金額分を損害要償額として申告し、それに応じた書留料を払う。
（ 5万円までのときであれば簡易書留、それを超え500万円までのときは一般書留を選択する）

（ｂ） その「券」について失効手続きをとることができ、無効にできるのであれば、相手に届いたかどうかが確認できる配達記録郵便でも問題がない。
ただし、郵送途中で取り扱った局・支店が確認できる一般書留のほうが安全。

では、手形が（ａ）と（ｂ）のどちらに当たるでしょうか。

相手まで到達しなかったときに、取引銀行に支払いの停止を依頼し、警察に紛失届けを出したのち、裁判の手続きをとることで、手形を無効にすることは可能です。その意味では（ｂ）になります。

しかし、もし郵送中になくなったとしたら、取引相手に対して再び手形を発行する必要が生じます。また、裁判により無効が確定するまで６カ月以上かかります。その間に、なくなったはずの手形を、自分が受取人として銀行に支払いを求めてくる可能性がないとはいえません。
結局は、（ａ）になってしまいます。

リスクを考えれば、手形の金額を損害要償額にして書留として発送したほうが安全です。
郵便窓口で差し出すときは、要償額が高額の書留に慣れていない人が多いので、「要償額は○万円」あるいは「○万円の保険をつける」とはっきりと言わないと、郵便物受領証への損害要償額の記入を忘れられることがあります。

・「郵送後の責任は全て受取側（当社）にあります」

？？質問者様の会社は日本郵政ですか？？？？

受け取るまでは郵政グループの責任です

・端的に言えば、郵送事故があった場合その責任は誰が負うのかという部分について明確な取り決めが欲しいと言われてしまうところがたまにあるのです。
手渡しであれば、受渡中の事故とはいえその場で既に領収証はもらっていますし、
「渡したじゃないか」と強く主張することは出来ます。
ただ郵送の場合だと、郵便局が金額を保証してくれるわけではないですし、
結局誰が悪くて誰が責任を取るのかはっきりしないのです

一般常識通り書留で、出してもらえらばいいだけでしょう＼(^^;)...

・当社では業務の合理化の面から、受取手形の回収については郵送のお願いをお客様にしております。

質問者様の会社の都合で、郵送お願いするのですから
「業務の都合上、書留で郵送願います。もちろん、送料・書留料は差し引き清算してくださって、かまいません。」と一筆書けば、いいだけでしょう？？？？？？？？？？？？？？？？

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
書留での郵送ということについてはその都度必ず説明させていただいているのですが、一般書留でも結局損害要償額は５百万までで、それ以上の金額については郵便局は保証してくれません。そこのところもお客様は気にされるみたいなのです。特に、実際にそうした事故の経験をしているところが色々言ってきますね＾＾；実際に除権判決等の手続きの面倒くささを経験しているので、「めったなことでは起こりません」と言っても中々わかってもらえず、何かあればとにかくイヤだから、取りに来てくれといった感じです＾＾；
結局念書等で説得するしかないかな、、などと考えています。

すごく参考になっています。ありがとうございます。