病院の個室をエクセルで管理したいのですが…。

質問

エクセルで、病院の個室管理をしたいのですが…。
私は、病院で医療事務をしています。
今は手書きで表にしていますが、エクセルを使って、個室の使用管理をしたいと思っています。
部屋ごとの合計を出す表はつくることができましたが、部屋ごとの、その月の使用人数をどうしてやったらいいのか頭を抱えております。
アドバイスをいただけると助かります。ぜひ教えてください。

個室管理表の条件で、できないで悩んでいる点は以下の2点です。

(1)一か月分、7部屋のうち一日ごとに使った部屋をチェックしていますが、できれば同じ人が使っている間は同色でチェックし、最終的に何人がその部屋を利用したかを数えたい（記号などで変えてしまうと、何日間その部屋が使われたかがわからなくなってしまうため、できれば1、または2でチェックしたい）

➁感染の人、病院の都合の人を分けて数えたい

ちなみに、一部屋で最大6人程度の入れ替わりがあります。
うまくできれば、統計がとりやすくなり、グラフ化も容易になるため、エクセルに切り替えたいのですが、一番のネックが上の二点です。
たとえば、色ごととか、条件をつけることで別々に計算するなど、できるのでしょうか？？？

部屋が別なら色は同じ色を使ってもかまわないです。

わかりにくいかもしれませんが、一応こんな感じでやりたいです。
よろしくお願いします。

回答No.7

MackyNo1 · ベストアンサー

ご希望の表示や集計をしたいなら、私の提案した入室日、退出日および備考欄（感染などの記入）を設けたデータベースシートを作成すれば、すべてこのデータベースシートから表示や集計ができそうです。

＞１日から３１日まで1月分の格子状のシートに、感染なら色を変えて入院から退院までの日数分矢印を記入します。

このような入力をするのではなく、条件付き書式で入室日、退出日および備考欄の部分から日付範囲を色別に表示させることが可能です

＞退院したら、矢印を数えて、数字を書いておき、翌月になったら数字を計算して集計し、べつの集計表に記入します。

退院したらデータベースシートに退院日（退室日）だけを入力すれば、月ごとの集計などを自動的に表示させることができます。
ただし、今日現在入院中の人も集計対象にするには、数式や条件付き書式なども少し工夫が必要となります。

＞別の集計表はすでにできていますが、この表ができたら計算機を使わなくてもデータが集計表にリンクして表示されるようにするつもりです。
＞ちなみに、部屋ごとの一月あたりの人数と、その延べ数、感染と病院都合ごとの人数です。

この部分は、最初に提案した集計方法を利用すれば、同じシートで月ごとの集計を見ることができると思います（1年分のデータで1か月以上の入室はない前提条件）。

もし不都合な点や改良したい点（例えば集計表のレイアウトなど）があれば、具体的に補足説明してください。

今回は、このようなデータ管理に適した1つのモデルを提示しましたが、表示方法や前提条件が異なる場合にはさらに細かい工夫や数式の改善が必要になることもありますので、ひとまず集計部分と表示部分で実現したいこと（現在試みようとしている操作ではない）を、箇条書きにまとめて提示されたほうが、より合理的な方法が提案できると思います。

また、Officeソフトはバージョンによって使用できる機能や操作方法が大きく異なりますので、質問の際には必ずご使用のExcelのバージョンを明記するようにしましょう。

お礼

お礼が遅くなってしまいすみません。
本当にありがとうございます。
今ようやく家でパソコンを使って見せていただきました。（携帯だとよく見えなくて…）限りなく希望に近い形になることがわかり、感激しました。
贅沢を言わず教えていただいた方法でアレンジすれば…と思っていましたが、一応条件を書き出してみます。

病院のエクセルは2007でした。パソコン自体はｖｉｓｔａです。

細かくいうと、個室の部屋は301、302、303、312、313、315、316の7部屋あり、希望で入ると一日4600円自費でかかります。（一ヶ月に全部で最大2、3人程度なので使った日数×4600と計算も簡単ですよね）

感染の場合と病院都合の場合は、個室代が発生しません。
ただし、感染の条件により『療養環境特別加算』というものが保険で取れるものがあるため、同じ感染でも無料か加算かを分けて表示したいです。

一部屋につき4600円、無料、加算の、3列あるかんじが現在の表ですが、データベースシートで条件を増やして分けられるのであれば、こだわりません。

基本的にはＮｏ.6で示していただいたような方法が望ましい気がします。

なお、1ヶ月以上の個室利用はないかと言われると、一部屋くらいは年間にある感じです。

それから、1日～31日（または30日か28日）で区切って集計するため、現在の入院患者（継続中）も計算に入れないといけません。

最終的に集計をしたいのは、それぞれの個室の用途別使用人数、有料、無料、加算の使用割合、総数、合計金額、さらに無料の人の内訳（感染と病院都合の別のそれぞれの人数と延べ日数）、そして無料の人の総合計人数と総延べ日数です。

わかりにくいでしょうか…？？？説明がへたくそですみません。

最後に…一番のネックが、私のｐｃにはエクセルがないこと…。
互換ソフトのオープンオフィスならありますが…。
データを家で作ってメモリで持っていけないため、病院でつくることになるので、大丈夫だとは思いますが…。
本当にいろいろすみません。ありがとうございます。

回答No.10

layy

とりあえず５つの分類（シート）でどんな感じでしょう。
この部屋で２月に何人使ったかなどは集計すればできる話ですし、
さらにグラフ化したりできるかどうかは、また次のステップになりますが・・・。

データベースの知識があればなお良いです。

"【患者マスタ】"
"患者１人１人を管理するデータ"
"患者管理コード","氏名","氏名カナ","感染系有無","病院都合有無","入院日","退院日","性別","メモ"
"K00001","あああ","アアア","無","無","2011/2/1","","男","妻K00004"
"K00002","いいい","イイイ","無","無","2011/2/3","","女","独身"
"K00003","ううう","ウウウ","無","有","2011/2/11","","男","独身"
"K00004","えええ","ウウウ","有","有","2011/2/15","","女","夫K00001"

"【部屋マスタ】"
"部屋１室１室を管理するデータ"
"部屋管理コード","部屋番号","フロア","病棟","担当科","許容人数","使用有無","利用料金単価"
"R0001","301","3F","精神科病棟","精神科","3","改装中不可","4600"
"R0002","302","3F","精神科病棟","検査科","6","可","3000"
"R0003","403","4F","外科病棟","診療外科","5","可","3500"

"【使用部屋状況マスタ】"
"部屋の状況を管理するデータ、使用部屋患者マスタの部屋単位のデータ"
"部屋管理コード","使用開始日","現在収容人数","感染系有無","更新日"
"R0002","2011/2/1","1","有","2011/2/1"
"R0003","2011/2/3","3","無","2011/2/15"

"【使用部屋患者マスタ】"
"部屋の患者状況を管理するデータ"
"部屋管理コード","患者管理コード","入室日","退室日"
"R0002","K00001","2011/2/1"
"R0003","K00002","2011/2/3"
"R0003","K00003","2011/2/11"
"R0003","K00004","2011/2/15"

"【使用部屋日報マスタ】"
"部屋の観察履歴を管理するデータ"
"部屋管理コード","確認日","現在収容人数","感染系有無","病院都合有無"
"R0002","2011/2/1","1","有","無"
"R0003","2011/2/3","1","無","無"
"R0003","2011/2/11","2","無","無"
"R0003","2011/2/15","3","無","有"

お礼

凄いです！ありがとうございます！

もっと簡単に考えていた自分が恥ずかしいです。

データベースは父が強いので、教わりますね。私はかじる程度だったので…。

回答No.9

layy

＞一応条件を書き出してみます。

機能要件から、
あれだけのものをどんなシートにすれば良いかとなると、
それなりの設計作業になり時間がかかるかと思われます。
例えば、関数知っている、程度では回答が難しいレベルかもしれません。

質問者様ができる範囲とアドバイスもらいたい範囲とを
もっと具体的に絞っての質問のが良いかと思われます。
条件付の集計をしたいとか日別集計もしたいとか。

お礼

ありがとうございました。

もっと勉強した上でまた質問させていただきますね。

回答No.8

layy

ＮＯ５や６のようにＡからＥ列から、右側に違う見せ方を出しています。

結果イメージからＡからＥ列を考えるのは面倒ですが、ＡからＥ列から、結果イメージは比較的できます。

必要となる要素を考えてＡからＥ列みたいなものを用意する。おそらくこの５項目だけ管理したいわけでないでしょう。

今の矢印管理は、この日からこの日までっですから、ベースはそういうのを探すでもよい。工程管理、貸借管理か。。

お礼

回答ありがとうございます。

結局どうしたいのか、という点がわかったようなわからないような…。
なかなか絞れないでいます。

管理はできるだけ楽にしたいので、もし別の方法があればご教示ください。

ありがとうございました。

回答No.6

MackyNo1

補足情報です。

先に例示したデータベースシート1枚にまとめておけば、チェックは入室時と退室時のみ行えばよいので管理が簡単になるだけでなく、種々の集計や表示が可能になります。

例えば、個室の使用状況を条件付き書式を使って添付画像のように、該当する月（例えばG1セルに入力）の使用状況を帯状に表示させることも可能です（縦に表示してみましたが、もちろん横方向にできます）。

現在利用されているリストと、ご希望の集計したい項目や表示方法などを、具体的に例示されれば、必要な数式や操作法を提示することができると思います。

お礼

ありがとうございます！

すぐに画像をお見せしてご教示いただきたいところですが、日中病院ではネットが繋がってないので、携帯からしかできません。すみません。
１日から３１日まで1月分の格子状のシートに、感染なら色を変えて入院から退院までの日数分矢印を記入します。まったく使わない日はあっても、必ずひと月に一部屋あたり５人前後が使用しています。１０人近いときもありますが。
退院したら、矢印を数えて、数字を書いておき、翌月になったら数字を計算して集計し、べつの集計表に記入します。別の集計表はすでにできていますが、この表ができたら計算機を使わなくてもデータが集計表にリンクして表示されるようにするつもりです。
ちなみに、部屋ごとの一月あたりの人数と、その延べ数、感染と病院都合ごとの人数です。

分かりにくくてすみません…。

回答No.5

MackyNo1

グラフ化した入り集計することが目的なら以下のようなレイアウトの表にデータを入力することをお勧めします。

このようなリストがあれば、例えばG2セルに「２」と入力しておけば（セルの書式設定でユーザー定義にして「0"月"」と入力して表示は「2月」）、2月の各部屋番号の患者数は以下の式で求められます（H2セルに入力し下方向にオートフィル）。

=SUMPRODUCT(($B$2:$B$100=$G2)*((MONTH($C$2:$C$100)=$G$1)+(MONTH($D$2:$D$100)=$G$1)>0))

また感染および病院都合の人の集計はI2セルに以下の式を入力し、右方向に１つ、下方向にオートフィルします。

=SUMPRODUCT(($B$2:$B$100=$G2)*($E$2:$E$100=I$1)*((MONTH($C$2:$C$100)=$G$1)+(MONTH($D$2:$D$100)=$G$1)>0))

上記の数式は、1か月以上入室している人はいない条件で1年分の（年が変わって同じ月が出てこない）データだけに対応できるようにした数式です。

もし、そのような条件が成立しない場合は、さらに数式を追加する必要があります。

回答No.4

layy

ワークシート、というくらいですから、
使っている手書きそのままをエクセルへ転記し、利用する。

例えば、
シート１にはとにかく情報となるもの基本情報を列挙する。
シート２にはシート１の部屋順にしたものを表示する。
シート３にはシート１の患者順にしたものを表示する。
シート４にはシート１の変動順にしたものを表示する。
という感じにするのも手です。
とあるシートからデータを抽出し他のシートへ、というのはできるレベルです。
ｘｘ部屋だけとかｘｘ患者だけ、ｘｘ月だけ、条件付きも可能です。

仕掛けが出来上がるまでは時間かかりますが、
シート１の情報項目がしっかり保持していれば
後からマクロ等の修正し直しも少ないです。

掲示板でいきなり期待しているもの、これは厳しいと思います。
シート１に相当するものを考える。
それが出来たら、そこでまた提案です。

フロア、部屋番号、ベッド数、使用数、空き数、担当患者名、使用開始日、
みたいな部屋割管理表と
縦軸か横軸が１日～３１日になった変動表みたいなのがあるのかな？、と。

お礼

ありがとうございます。
シートを分ける発想がなかったので、目からウロコでした。
現在は1月分の線がかかれた紙一枚に、矢印を引っ張る形で記入しています。なので、そこまで細かいものはないんですよ。
とても参考になりました。

ありがとうございました。

回答No.3

rukuku

＞エクセルに切り替えたい

ここに一つのヒントがあります。

「切り替えたい」ということなので、今の状態で何らかのシステムがあるのだと思います。そこからうまく情報をもらうことができればシステム構築の手間と時間を削減できます。

お礼

ありがとうございます。

今は手書きの表があり、計算してます。
だからパソコン上に…と思ったのですが。

回答No.2

rukuku

こんばんは

ご質問のシステムをいっぺんに実現しようとしますと、「専門家に依頼する」
という回答になってしまいます。
システムの詳細によりますが、
納期１カ月～３カ月
費用　３０万円～１００万円
くらいの見積もりになると思います。その他、打ち合わせや確認のための時間がとられます。

時間はかかりますが、irukapenさん が自分で解決していくというのならば、問題を細分化してひとつづつ解決する必要があります。

お礼

ありがとうございます。

高いんですね。
外注はとても無理です。自分の病棟だけの話なので…。

もっと簡単に考えてました。すみません

回答No.1

Yuu197904

実際にどう言う表になっているかわからないのであてずっぽうですが・・・
条件付書式を使ってはいかがでしょうか？

使われていた日には、その月でそのベッドを使った、
何番目の患者さんかを数字で表すことにして、
その月の一人目であれば1、二人目であれば2と言った形で記載していきます。
次のそのセルに条件付書式を設定して、番号ごとに背景色を設定するという形です。

これだと、月ごとに何人が使ったかはその数字の最大値でわかります。

お礼

ありがとうございます。
なるほど、いいですね！

この場合、部屋ごとの総数を計算したい場合はどうしたらよいですか？

いまいちエクセルを理解できてなくてすみません…。関数が苦手なんです。