複数案件のスケジュールを整理する方法

質問

複数案件のスケジュールを整理する方法

現在、仕事で6つの案件に携わっています。
どんどん案件が増えてきてしまい、整理が追いつかなくなってきました。
自分でスケジュール管理しているものは少なく、他の人が決めたスケジュールに則って進める仕事が多いです。
スケジュールは、excelで制作された表の形式で関係者に配布されます。

全スケジュールをを頭に入れることが出来ず、今は、スケジュール表をプリントアウトして持ち歩いています。
しかし、予定を確認するとき（例えば新しく予定を入れたくて空いている時間を探すとき）に、毎回5～6枚のプリントを全部見なければ日程が分からないというのは、結構不便だと感じています。

複数案件のスケジュールを一目で確認できるようにする、良いテクニックは無いでしょうか？

excelの表の様式はバラバラです。
縦書きのスケジュール表もあれば、横書きのスケジュール表もあります。
そして、スケジュールの更新（変更）は頻繁です。
表の様式は、基本的に変えられないものとして考えて下さい。

パソコンを使う方法でも良いですし、アナログな方法でも良いです。
なるべく手間無く、スケジュールの整理が出来る方法があれば知りたいです。
参考になる本でも良いのでヒントをください。
どうぞよろしくお願いします。

回答No.1

sppla · ベストアンサー

＞自分でスケジュール管理しているものは少なく、他の人が決めたスケジュールに則って進める仕事が多いです。

ということですからあなたは作業を依頼される側だと思います。作業を依頼する側としてはあなたがいつ空いていて作業を依頼したらいつまでに仕上がるかあなたの空きを知りたいわけです。

現在複数案件のスケジュールをお持ちとのことですが、あなたは自分自身のスケジュールを“別に”作成し、各案件で作業を依頼されるさいにそれをもとに依頼者に空き時間を伝え、作業依頼を受けるたびにそこに書きこむことで自分自身のスケジュール管理をすればよいのではないでしょうか？
現在の各案件のスケジュール表にもう一枚追加されることになりますが、これで十分対応できると考えます。

お礼

“別のスケジュール”を、ひとまず手帳の形で作りはじめました。
これで上手く管理できれば良いのですが…。
チームのメンバーとの共有は今後の課題ということで保留にしておき、最初はとにかく自分自身のスケジュールを把握することに努めます。
回答ありがとうございました。

補足

さっそくの回答、ありがとうございます。
ご推察の通り、私は作業を依頼される側です。
しかし、一人で作業しているわけではなく、少人数のチームで動いています。

会社のグループウェアでサイボウズ ガルーンを利用しています。
グループウェアに各案件の予定を入れるようにしていた時期もあるのですが、スケジュールを更新（変更）される回数が多いと、グループウェアに登録しなおすのに時間を取られて困ってしまい、利用しなくなってしまいました。

“別のスケジュール”を作るには、どんな形式のものがオススメですか？
excelだと、やはり更新が面倒で続かなくなってしまう予感がします。
作る手間がなく更新が楽なものというと、やはり手帳でしょうか？

回答No.4

superfunkygirl

複数の案件を管理するのであれば、サイボウズLiveのグループ作成機能が良いかもしれません。

すでにサイボウズのグループウェアを利用中とのことですので、スムーズに利用できるのではないでしょうか。

私も複数の案件で使っていますが、それぞれの案件の関係者間でマイルストーンやタスクが共有できて便利です。

参考URL：

http://live.cybozu.co.jp/

お礼

参考ＵＲＬ確認させていただきました。
残念ながら、私の勤める会社で導入している「サイボウズ ガルーン」とは連携が出来ないようです。
Liveとガルーンの２つを併用するのでは手間を増やすことにしかならないので、現状では見送りたいと思います。
ガルーンと連携が取れるようになったら改めて検討したいと思います。
それまではひとまず手書きの手帳管理で頑張ってみます。
回答ありがとうございました。

回答No.3

saneppie

私が同じ状況であれば、Googleカレンダーを使用すると思います。
案件ごとにカレンダーを作成し、6案件であれば、6つのカレンダーを作成し、
色分けし、それぞれに公開するメンバーを指定できるからです。

ただし、サイボウズの予定書換えが面倒であり、手帳の方が…というようであれば、
Googleカレンダーも同じかもしれません。
一括管理したいのであり、元となるファイルが統一できないというような抜本的解決が
無理な場合は、何れの場合でも、書換え作業というのは発生するものですから。

サイボウズに比較しますと、時間を延長する、日付を変更するなどが、
マウスでできることもあり、キーボード入力が無い分手早い感じはします。

お礼

試してみたところ、確かにサイボウズよりは予定の書き換えが楽でした。
しかし、手書きの方が私には手軽に感じるので、しばらく手帳で管理を試みてみます。
せっかくのご提案なのにすみません。
回答ありがとうございます。

回答No.2

saltmax

建設業や製造業では多くのイベントの開始、終了を工程表で管理しています。
建設工事現場などでは一時期20業種以上の作業が同時進行して
その開始、終了が次工程に繋がるので日々進行状況を把握し
管理（目標を達成させる為に何かする）ことを求められます。
工程表で検索すればエクセルなどのバーチャートの物はフリーでも沢山あると思いますが
他工程の進行具合や何時までにスタートしなければならないかとか
何時までに終了しないと他の工程に支障が出るということを見るには
ネットワーク工程表の方が見やすいでしょう。
イベントを簡略化して手書きすればいいと思います。

http://www.utopia-home.co.jp/q_control/qc/workschedule.html
http://www.kentiku.co.jp/product/koutei/
http://www.isk-navi.com/navi/kt/product-kt03.html
フリーのも
http://www.juno-e.com/new-excel/category4/entry235.html

お礼

確かに工程表は一覧して進行を確認しやすいですね。

フリーの「らくらく!エクセルde工程表」をインストールしてみました。
なかなか便利ですね。
社外向け、関係者向けのスケジュール表作成に活用したいと思います。

自分用は、ひとまず手書きで行ってみようと思います。
回答ありがとうございました。