Access2000のリレーションシップ？について

質問

Accessの初心者です。
取引先に出す文書に支店名と当方の会計年度を印刷します。
使い方としては、最初に会計年度と支店名を登録します。次に、文書発送先の登録をします。
そして、レポートを出力したいと思ってます。
今できているものは、支店名と会計年度は、「既定値」にしてます。
これを、他の支店や会計年度が変わっても使えるように、したいのですが、どうしたらいいでしょうか。
たぶん、支店名と会計年度を登録するテーブルを作って、リレーションシップというのを使うのだろうと思いますが、うまくいきませんでした。
支店の数が多いのでメインの入力フォームの中でコンボボックスやリストボックスは使いにくいので避けたいところです。
宜しくお願いします。

回答No.2

HAL007 · ベストアンサー

年度に拘るのは履歴を残す為なんでしょうか？
どしてもと言うのであれば次の様なテーブルを作るしかないと思います。
簡略にしましたので上手く行くかは試していないのでご了承下さい。

１．支店
　1)支店コード
　2)支店名
　・他支店固有のフィールド　

２．相手先
　1)相手先コード
　2)相手先名
　3)相手先住所
　4)所要時間
　5)支店コード

３．発送履歴
　1)年度
　2)発送先コード

リレーションは
　・１－1)と２－5)を１対多で設定。
　・２－1)と３－1)を１対１で設定。

選択クエリで年度と１の支店コードに条件式を入れ必要な項目を抽出する。

レポートで上記クエリを入力にしてフォームを作ります。

これで支店が変わっても出来ますし、全店と一カ所でまとめて
個別の出力にも使えます。

お礼

深夜におよんでのご回答まことにありがとうございます。
回答を読んでイメージがつかめました。
明日試させていただきます。
不明な場合はまた質問させていただきます。

回答No.1

HAL007

問題を整理して下さい。
先ず、会計年度、支店名、発送先の３つの要素は毎年決算書など
の資料を送るカバーレターでしょうか？

ならば、年度は毎年変わりますが文書の中ではコンスタント値で
良いと思います。→レポートの直接埋め込めば済むのでは？

次に、支店と発送先の関係ですが、これは１対１の関係では？
ならば、支店、発送先を１レコードとなるテーブルを作れば済みます。
従って、リレーションを設定する必要がありません。

この程度のことであればWordの差し込み印刷機能を使うと
簡単に出来ますけど・・・・

補足

さっそくのご回答ありがとうございます。
支店の数は、５０以上です。支店単位で最低２００件から５００件ぐらいの相手先に支店名で発送します。
自分で作ったものは、自分の所だけで使うので、テーブルのフィールドに「支店名」と「年度」を作って、既定値として固有の名称を入れてます。
従って、テーブルのレコードは、「取引先の住所」や「所要のデータ」とともに「支店名」と「年度」で構成しました。
これを他の支店で使うときには、「支店名」の所を既定値としてある固有の名称を変更しなければならないので、これをなんとか、最初に、支店名を登録する方法のような形にしたいのです。
わかりにくい説明で申し訳ありませんが宜しくお願いします。